Niezbędnik Managera https://niezbednikmanagera.pl konkretnie o zarządzaniu sobą i innymi Mon, 24 Feb 2020 13:56:14 +0000 pl-PL hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.3.2 https://niezbednikmanagera.pl/wp-content/uploads/2019/06/cropped-Xenon-1-32x32.png Niezbędnik Managera https://niezbednikmanagera.pl 32 32 Konflikt z drugą osobą – 7 wskazówek, czego NIE POWINIENEŚ mówić https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konflikt-czego-nie-mowic/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=konflikt-czego-nie-mowic https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konflikt-czego-nie-mowic/#respond Sat, 22 Feb 2020 13:54:40 +0000 https://niezbednikmanagera.pl/?p=931 Konflikt oznacza z łaciny zderzenie (link) i faktycznie oddaje to dobrze naturę tego zjawiska. Pomimo, że samo słowo konflikt kojarzy się negatywnie, to nie należy wrzucać wszystkich konfliktów do jednego worka, a po przezwyciężeniu niektórych z nich relacja z drugą osobą nabiera głębi i odpowiednio się umacnia. Porady typu „czego nie należy robić” nie są […]

Artykuł Konflikt z drugą osobą – 7 wskazówek, czego NIE POWINIENEŚ mówić pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>

Konflikt oznacza z łaciny zderzenie (link) i faktycznie oddaje to dobrze naturę tego zjawiska. Pomimo, że samo słowo konflikt kojarzy się negatywnie, to nie należy wrzucać wszystkich konfliktów do jednego worka, a po przezwyciężeniu niektórych z nich relacja z drugą osobą nabiera głębi i odpowiednio się umacnia.

Porady typu „czego nie należy robić” nie są zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem, ponieważ nie prowadzą bezpośrednio w kierunku rozwiązania. Jednocześnie wierzę, że unikając tych 7 pułapek, będziesz w stanie rzeczowo porozmawiać o konflikcie i nie doprowadzisz drugiej strony do wybuchu emocjonalnej bomby.

Zdania w formie „ty”

Pierwszą intuicyjną reakcją po wystąpieniu irytacji jest stwierdzenie, że to ktoś nas denerwuje, a nie to, że my się denerwujemy na kogoś. W konsekwencji bardzo łatwo popaść w ton, gdzie tylko jedna strona jest odpowiedzialna za wszystkie problemy. Dziwnym trafem wydajesz się być tylko niewinną ofiarą twojego kolegi. Po drugie to ty jesteś irytowany przez swojego kolegę czy koleżankę, a nie ona jest denerwująca, czyli są to twoje subiektywne odczucia. Z pewnością są w firmie osoby, których ona nie denerwuje – szach, mat!

Uogólnienia „zawsze, znowu, nigdy, permanentnie”

Uogólnienia to drugi rodzaj czerwonej płachty na byka, który podnosi ciśnienie u naszego rozmówcy. Statystycznie, jeżeli 70% danego doświadczenia jest pozytywne, to jest ono oceniane negatywnie. To co ci się nie podoba zauważasz dużo szybciej niż dobre strony. Ma to związek z naturalnym programowaniem mózgu człowieka na przetrwanie. Pisałem na ten temat tutaj. Jeżeli poddasz się temu naturalnemu mechanizmowi, to bardzo szybko możesz zacząć uogólniać jednorazowe wydarzenia. Ktoś na przestrzeni 3 miesięcy dwa razy nie wysłał ci raportu, a ty stwierdzasz, że twój kolega „wiecznie” zapomina o poinformowaniu cię na czas. Jak ty byś się wtedy poczuł na jego miejscu?

Ocenianie zachowania

Z ocenianiem zachowania jest taki problem, że każda ocena jest subiektywna. W zależności jaki sam jesteś, będziesz oceniać dane zachowanie inaczej niż ktoś, kto jest na przeciwległym biegunie. Poza tym, aby móc dokonać w miarę dobrej oceny musiałbyś znać wszystkie czynniki, które doprowadziły twojego kolegę z pracy, szefa czy pracownika do takiej, a nie innej decyzji. Za przykład wezmę sytuację z życia prywatnego, która jednak dobrze ilustruje problem oceniania. Jedziesz przepisowo 50 km/h w terenie zabudowanym. Jest to jakieś małe miasteczko leżące przy głównej drodze. Nagle wyprzedza cię samochód na podwójnej ciągłej jadąc dobre 30 km/h więcej niż ty. Twoja pierwsza ocena? Idiota! I tylko patrzysz, czy znajdziesz potwierdzenie swojej oceny w biało-niebieskim logo na tylnej klapie samochodu.

Do tego momentu wszystko zdaje się być łatwe do interpretacji, ale gdyby okazało się, że żona na tylnej kanapie samochodu zaczęła rodzić, a on spieszy się do szpitala? Być może twoja ocena nie byłaby już taka jednoznaczna. Tak samo może być z szefem, który podejmuje niepopularne decyzje nie dlatego, że nie ma co robić w swoim biurze. Tak samo może być z pracownikiem, który miał niepełne informacje i na ich podstawie podjął decyzję, której by nie podjął gdyby miał pełny dostęp do faktów.

Pouczanie swojego rozmówcy

Pouczanie swojego rozmówcy ma wiele wspólnego z wartościami jakie wynieśliśmy z domu. Tak się nie robi, to nie przystoi – wszystko to wynika z prywatnej roli, o której pisałem tutaj. Wszystkie wartości jakie posiadasz, wyniosłeś ze swojego domu. Może się okazać, że ktoś, kto dorastał w zupełnie innych warunkach, słyszał kompletnie odmienne rzeczy.

Konflikt

Przypisywanie osobie danych cech

Ten punkt jest pewną kombinacją komunikatów „na ty” i uogólnień. Wyrabiasz sobie zdanie o danej osobie i w swojej głowie przypisujesz jej różne cechy. Ktoś broni się przed twoimi radami – no to jest uparty, komuś uciekł autobus – bo jest spóźnialski. Łatwe, proste, ale czy oddające prawdę? Skoncentruj się na konkretnych sytuacjach i ich konsekwencjach, a nie osobowości twojego rozmówcy.

Ironizowanie i sarkazm

Bycie królem ciętej riposty nie pomaga w rozwiązywaniu konfliktów. W artykule pt. Warto rozmawiać odradzałem używanie ciętej riposty i w tym miejscu odradzam to jeszcze bardziej. Ironizowanie i sarkazm w sytuacji, gdy chcesz porozmawiać z kimś o jego zachowaniu, to słaba taktyka. Co więcej dodając jadu do waszej rozmowy, nie spodziewaj się, że druga strona powie „hej, ekstra, ten typ ma szczere intencje, może posłucham, co tam do mnie mówi, żeby wyjaśnić nasz konflikt”.

Intensywne wypytywanie drugiej osoby

Ostatnia rada na dziś to unikanie agresywnego wypytywania drugiej osoby, jakby była na przesłuchaniu na komendzie. Jeżeli chcesz dowiedzieć się, co kierowało drugą osobą, to po zadaniu pytania daj jej czas na zastanowienie się. Uważaj na swoją intonację i unikaj słów podrażniaczy „dlaczego, po co, czemu”. Jakie pytania rokują największe szanse na odpowiedź? „Z jakiego powodu?”, „co doprowadziło cię do …”. To są pytania, które nie kojarzą się z agresywnym przypisywaniem winy i nie wrzucają twojego rozmówcy do kotła wymówek i usprawiedliwień, jak to się dzieje w przypadku „dlaczego”.

Unikając wyżej wspomnianych punktów, tworzysz wspaniałą platformę komunikacyjną, gdzie możecie sobie wyjaśnić wszelkie niesnaski, aby uniknąć poważniejszych konfliktów, z których nie ma już wyjścia. Czy sprawi to, że rozmowa będzie łatwa, prosta i przyjemna? Raczej nie. Otwarte mówienie, co ci się nie podoba w zachowaniu drugiej osoby nie będzie nigdy szczególnie przyjemne, ale może przejść ze strefy negatywnej do sfery neutralności, a to już duży postęp.

Jestem ciekaw, czego według ciebie należy jeszcze unikać? Daj mi znać w komentarzu!

Artykuł Konflikt z drugą osobą – 7 wskazówek, czego NIE POWINIENEŚ mówić pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>
https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konflikt-czego-nie-mowic/feed/ 0
Lepsze podejmowanie decyzji – metoda wewnętrznego dialogu https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/podejmowanie-decyzji/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=podejmowanie-decyzji https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/podejmowanie-decyzji/#respond Sat, 15 Feb 2020 10:51:07 +0000 https://niezbednikmanagera.pl/?p=921 Lepsze podejmowanie decyzji jest kluczem do poprawy twoich wyników. W moim ulubionym wykładzie z konferencji TED (lista dostępna tutaj) Stephen Duneier podaje przykład, jak poprawa podejmowanych decyzji o 6 p. p. zwiększyła zarobki Novaka Djokovica o 13,7 mln dolarów. Jak sam widzisz, stawka jest wysoka, dlatego każdy sposób na poprawę podejmowanych decyzji może sprawić, że […]

Artykuł Lepsze podejmowanie decyzji – metoda wewnętrznego dialogu pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>

Lepsze podejmowanie decyzji jest kluczem do poprawy twoich wyników. W moim ulubionym wykładzie z konferencji TED (lista dostępna tutaj) Stephen Duneier podaje przykład, jak poprawa podejmowanych decyzji o 6 p. p. zwiększyła zarobki Novaka Djokovica o 13,7 mln dolarów. Jak sam widzisz, stawka jest wysoka, dlatego każdy sposób na poprawę podejmowanych decyzji może sprawić, że przeniesiesz się na całkiem inny poziom niż dotychczas.

Pierwszym warunkiem koniecznym, ale nie wystarczającym jest poznanie siebie, swoich mocnych i słabych stron oraz wewnętrznych motywów. W związku z tym polecam, żebyś zaczął od tych dwóch artykułów zanim zaczniesz czytać dalej Jak znaleźć trwałą motywację oraz test osobowości.

Lepsze podejmowanie decyzji: przykład

Teraz możemy przejść do dzisiejszych konkretów, czyli metody wewnętrznego dialogu. Aby lepiej zademonstrować jej działanie posłużę się dobrze znanym przykładem firmy Exportex z Podlasia. Na ostatnim team meetingu Katarzyna wyraziła swoje niezadowolenie z braku szkoleń w firmie. Cała sytuacja wyglądała mniej więcej tak:

Szef: Czy są jeszcze jakieś otwarte punkty?

Katarzyna: Ja mam jeszcze jeden punkt do zgłoszenia. A czemu nie ma w firmie budżetu na szkolenia?

Szef: W tym roku mamy trudną sytuację w firmie, dlatego budżet został ograniczony i nie przewiduje udziału w szkoleniach. Musimy się skoncentrować na pracy, a nie na rozrywce.

Katarzyna: Słucham?! Przecież ja się nie po to szkolę, żeby mieć z tego frajdę, tylko żeby firma miała z tego zysk!

Szef: Pani Katarzyno, proszę się uspokoić i skoncentrować na rzeczowej dyskusji! Takie emocje nie prowadzą do żadnego rozwiązania. Poza tym szkolenia zachowują Pani konkurencyjność na rynku pracy!

Katarzyna: Oczywiście. Skoro szkolenia nie są mile widziane, to od teraz nie uczę się żadnej nowej rzeczy! Zobaczymy jak daleko zajdzie wtedy nasza firma.

W tym miejscu pozwolę sobie na zatrzymanie akcji i przeniesienie się o kilka godzin do przodu. Szef Katarzyny postanowił przeanalizować swoją rozmowę i reakcję na żądania Katarzyny. W tym celu wykorzystał metodę wewnętrznego dialogu.

Metoda wewnętrznego dialogu

Być może oglądałeś film „W głowie się nie mieści”. Jeśli nie, to w skrócie pokazuje on walkę pomiędzy pięcioma emocjami w głowie człowieka. W zależności od tego, jaka emocja dojdzie jako pierwsza do głosu, taką reakcję wywołuje.

Inside Out Review!“Inside Out Review!” by AntMan3001 is licensed under CC BY-SA 2.0

Pomimo, że jest to film animowany dla dzieci, to jego założenia mają bardzo wiele wspólnego z teorią niemieckiego psychologa Friedemanna Schulz von Thun, który stworzył koncepcję wewnętrznego dialogu. Jedyną różnicą jest, że nie ogranicza on się do pięciu emocji, a mówi o głosach, które biorą udział w wewnętrznej dyskusji w twojej głowie.

Szef znając tę metodę zadecydował wsłuchać się we wszystkie głosy, które meldują się na wspomnienie o rozmowie z Katarzyną. Aby móc je lepiej przyporządkować postanowił nazwać każdy z głosów. Oto wynik tej dyskusji.

Pracoholik: Nie ma czasu na szkolenia, ponieważ trzeba zrobić wynik. Będą pierwsze sukcesy, możemy wrócić do tematu.

Oburzony: Jak można być tak chamskim człowiekiem? Jestem jej przełożonym, a mówi do mnie, jak do żula sprzed monopolowego!

Racjonalny: I po co te emocje? Czemu się tak napina, jak i tak nic nie zdziała? A może zdziałałaby nawet więcej, gdyby podeszła do sprawy racjonalnie!

Lekceważący: Szkolenia to tylko teoria, zabawa i zbędny luksus. Czasy szkoły się już dawno skończyły, teraz trzeba studiować prawdziwe życie.

Pierwsi dyskutanci wyrazili swoje opinie już w pierwszej sekundzie po zadaniu pytania i są oni najmocniej widoczni. Jednak z drugiego rzędu, trochę nieśmiało słychać kolejne głosy.

Empatyczny: Temat szkoleń musi być dla niej bardzo ważny, skoro wzbudza w niej takie emocje.

Otwarty: Szkolenia są potrzebne. Przecież jak mogę oczekiwać od ludzi wzrostu efektywności, bez uczenia ich efektywniejszych rozwiązań.

Wyczerpany: Jestem już zmęczony tym ciągłym balansowaniem między ludźmi, budżetem i wynikami. Chcę mieć łatwą pracę, o której mogę zapomnieć już w drodze do domu. Po co mi ten cały stres?

Lepsze podejmowanie decyzji: wewnętrzny zespół

Każdy z członków wewnętrznego zespołu zabrał już głos, ale jak ma to pomóc w lepszym podejmowaniu decyzji?

Po pierwsze, wykorzystanie tej techniki zapobiega popadaniu w ekstremum. Zwróć uwagę na kolejność w jakiej wypowiadały się poszczególne głosy. W oka mgnieniu zjawiły się te najbardziej agresywne, a dopiero po chwili te „słabsze”, które wprowadzają zawahanie, czy aby na pewno reakcja szefa była całkowicie słuszna.

Po drugie, na potrzeby przykładu rozłożyliśmy całą dyskusję w czasie. W prawdziwym życiu już podczas rozmowy z drugą stroną możesz korzystać z tej techniki, czyli możesz ją wykorzystywać w czasie rzeczywistym. W niedługim czasie przeprowadzenie „wewnętrznej narady” zajmie ci tylko sekundę.

Ostatnią zaletą jest fakt, że możesz wyrazić swoje wątpliwości na głos tzn. podzielić się nimi ze swoim rozmówcą. Pozwoli mu to na lepsze zrozumienie twojej perspektywy oraz pokaże, że rozumiesz jego racje, jednak są jeszcze inne argumenty w grze, z którymi musisz się zmierzyć.

Co sądzisz o metodzie wewnętrznego dialogu? W jakich sytuacjach może ci się przydać? Daj znać w komentarzu!

Artykuł Lepsze podejmowanie decyzji – metoda wewnętrznego dialogu pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>
https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/podejmowanie-decyzji/feed/ 0
Mapa myśli – 3 mity i 3 darmowe programy https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/mapa-mysli/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=mapa-mysli https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/mapa-mysli/#respond Sat, 08 Feb 2020 11:18:05 +0000 https://niezbednikmanagera.pl/?p=822 Mapa myśli to pojęcie, które wywołuje najczęściej jedną z dwóch reakcji – albo komuś to nic nie mówi, albo kojarzy się z kolorowymi bazgrołami, z których niewiele wynika. Oba skojarzenia nie są szalenie pozytywne, a mimo wszystko mapy myśli, czyli z angielskiego mind maps zdobyły dużą popularność, co widać po ilości programów przeznaczonych do ich […]

Artykuł Mapa myśli – 3 mity i 3 darmowe programy pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>

Mapa myśli to pojęcie, które wywołuje najczęściej jedną z dwóch reakcji – albo komuś to nic nie mówi, albo kojarzy się z kolorowymi bazgrołami, z których niewiele wynika. Oba skojarzenia nie są szalenie pozytywne, a mimo wszystko mapy myśli, czyli z angielskiego mind maps zdobyły dużą popularność, co widać po ilości programów przeznaczonych do ich tworzenia. Ostatni artykuł na temat wzrostu efektywności osobistej był poświęcony excelowi (link) i spotkał się z ciepłym przyjęciem, dlatego cieszę się, że dzisiaj mogę opisać koncepcję map myśli i obalić związanych z nią kilka mitów.

Mapa myśli- co to?

Zacznijmy od zdefiniowania pojęcia mapa myśli. Lubię krótkie i celne definicje, dlatego dla mnie mapa myśli to przestrzenny zapis tego, co chcesz powiedzieć lub zapamiętać w danym temacie. Mapa myśli to nic innego jak sieć powiązań pomiędzy różnymi wątkami w ramach określonego zagadnienia.

przykład mapa mysli

W pierwszym momencie może wydawać się, że tworzenie takich map jest dosyć skomplikowane, jednak w praktyce cały pomysł jest banalny w swojej prostocie. W centralnym punkcie zapisujesz najważniejsze pojęcie jakiego dotyczy mapa myśli. W drugim kroku zapisujesz najważniejsze wątki, które chcesz omówić, a potem do każdego wątku dodajesz osobne punkty o których chcesz wspomnieć.

Wszystko jest ze sobą połączone promienistymi strzałkami wychodzącymi od tematu do wątków i później od wątków do poszczególnych podpunktów. W ostatnim kroku zastanawiasz się, czy są jakieś zależności między poszczególnymi elementami np. podpunktami z dwóch różnych wątków i tworzysz między nimi linię powiązania. Niektórzy stosują jeszcze różne grubości linii zależnie od „odległości” danego elementu od głównego tematu mapy myśli. Dla mnie to biżuteria na piżamie, ponieważ już samo rozmieszczenie poszczególnych części pokazuje ich powiązanie z głównym tematem.

Skoro już wiesz, co to mapy myśli to czas na kilka mitów z nimi związanych!

Mapa myśli to kolorowe obrazki

Jeśli już słyszałeś o mapach myśli, to twoja pierwsza myśli jest być może podobna do mojej, czyli mapy myśli to takie kolorowe obrazki „dla dzieci”. Przykład mapy myśli, którą widzę oczami wyobraźni za każdym razem, kiedy słyszę to pojęcie, wygląda tak:

mapa myśli

Kiedy porównam ten przykład z moimi mapami myśli, czuję się jak w jednym z fastfood’ów, kiedy patrzę na hamburgera na zdjęciu i w mojej ręce.

Twórcy map myśli Tony i Barry Buzan twierdzą, że używanie obrazków i kolorów wspiera pracę obu półkul mózgowych. Osobiście nie widziałem żadnych badań, które potwierdzałyby tę tezę, dlatego wpada ona u mnie do działu „marketing”.

Mapy myśli są czasochłonne

Drugi mit, który towarzyszy mapom myśli, a wiąże się po części z pierwszym punktem to czasochłonność ich przygotowania. Oczywiście, jeżeli ktoś zamierza tworzyć „artystyczne kolorowanki”, to zajmie mu to dużo czasu. Mapy, które krążą po internecie jako „przykłady” były poprawiane po kilka razy dla uzyskania efektu „wow”. Jeżeli nie oczekujesz, że twoja mapa myśli będzie pokazywana obok Mony Lisy, to opowieść o czasochłonności możesz włożyć między bajki. Dodatkowo istnieje wiele darmowych programów, które usprawniają tworzenie map myśli.

Mapa myśli jest mało przejrzysta

Cała idea map myśli polega na zwiększeniu przejrzystości szarej masy informacji, jaką masz skotłowaną w głowie. Jeżeli twoja mapa jest chaotyczna i wprowadza więcej zawirowania niż jasności, to jest to błąd przy jej tworzeniu. Najczęściej może się to przydarzyć, jeżeli sam rysujesz mapę myśli. Odpowiednie programy zabezpieczają mapy przed naginaniem żelaznych zasad np. tylko jedno pojęcie na jednej linii.

mapa myśli przykład

Darmowe mapy myśli

Zdążyłem wspomnieć już o specjalnych programach do tworzenia map myśli. Przydają się one szczególnie, jeśli chcesz podzielić się stworzoną mapą myśli z innymi. Przygotowałem dla ciebie trzy darmowe programy do tworzenia map myśli, które mogą ci się przydać, jeśli postanowisz wypróbować tę metodę do tworzenia notatek. Linki do stron internetowych znajdują się w podtytułach.

Mapy myśli od mindmeister.com

Mindmeister

Pierwszy darmowy program do tworzenia map myśli oferowany jest przez mindmeister.com i nie wymaga żadnej instalacji. Praca przebiega online, a rezultaty są od razu gotowe do udostępnienia dalej.

Plusy:

  • Intuicyjny interfejs
  • Szybkie logowanie z kontem google lub facebook
  • 3 mapy myśli za darmo

Minusy:

  • Maksymalnie 3 mapy myśli w darmowym planie
  • Eksport map możliwy tylko jako plik tekstowy .rtf
Mindmeister

Mindmeister zaspokoi twoje podstawowe potrzeby w ramach darmowego planu. Jeśli planujesz intensywniejszą pracę z mapami myśli, będziesz potrzebować płatnego upgrade’u. Możliwe są trzy wersje za 4,99 EUR , 8,25 EUR i 12,49 EUR.

Mapy myśli od coggle.it

Drugim programem godnym polecenia jest coggle. W porównaniu do mindmeistera jest on ciekawszy graficznie. Jeżeli zależy ci na bardziej artystycznym wyglądzie twojej mapy myśli, to coggle spełni twoje oczekiwania.

coggle.it

Plusy:

  • Intuicyjny interfejs
  • Szybkie logowanie z kontem google lub facebook
  • 3 mapy myśli za darmo
  • Eksport w różnych formatach m. in. pdf, jpg, visio

Minusy:

  • Maksymalnie 3 mapy myśli w darmowym planie
coggle mind map

Osobiście coggle to mój faworyt i pomimo, że mindmeister jest popularniejszy to właśnie coggle prezentuje większą wartość w ramach darmowego planu. Jeśli twoje potrzeby są większe możesz zdecydować się na pakiet za 5 USD lub 8 USD miesięcznie.

Mapy myśli od Mind42

Ostatnim punktem na dziś jest program od Mind42. Różni się on od poprzednich propozycji tym, że jest całkowicie darmowy. Graficznie nie jest tak atrakcyjny jak dwie pierwsze opcje, ale jeśli treść jest dla ciebie ważniejsza od formy, to Mind42 spełni twoje oczekiwania.

Mind42

Plusy:

  • Intuicyjny interfejs
  • W pełni darmowy
  • Eksport w różnych formatach m. in. pdf, jpg, visio

Minusy:

  • Wymaga utworzenia osobistego konta
  • Umiejscowienie kolejnych gałęzi narzucone przez program
  • Optycznie mniej atrakcyjny niż konkurencja
  • Reklamy

Moje doświadczenia z mapami myśli

Osobiście lubię pracę z mapami myśli. Nie są one dla mnie przydatne do nauki nowych rzeczy, ale do przedstawiania konkretnych zagadnień. W tekście jak pisać, aby być rozumianym (link) omawiałem hamburską koncepcję zrozumiałości. Jednym z ważnych punktów była struktura tekstu i faktycznie mapy myśli nadają się dla mnie najlepiej do nadawania odpowiedniej struktury mojej wypowiedzi. Poza tym, jeśli w czasie prezentacji chcę zerknąć do notatki, to dużo szybciej jestem w stanie znaleźć odpowiedni punkt i rzeczy, o których miałem wspomnieć niż w przypadku klasycznych notatek z ciągłym tekstem.

mapa mysli darmowa

Ostatnio na jednym ze szkoleń użyłem mapy myśli do zobrazowania agendy, żeby zaskoczyć uczestników i jestem zadowolony z ostatecznego rezultatu.

Jestem ciekawy, czy już korzystałeś/-aś z map myśli i jakie masz z nimi doświadczenia. Daj mi znać w komentarzu!

Artykuł Mapa myśli – 3 mity i 3 darmowe programy pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>
https://niezbednikmanagera.pl/praca-nad-soba/mapa-mysli/feed/ 0
Konstruktywna krytyka w 5 krokach – metoda „Powiedz to!” https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konstruktywna-krytyka/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=konstruktywna-krytyka https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konstruktywna-krytyka/#respond Sat, 01 Feb 2020 12:46:57 +0000 https://niezbednikmanagera.pl/?p=792 Ostatni artykuł na temat obrony przed informacją zwrotną (link) wywołał sporo waszych komentarzy. Jednym z nich był komentarz Krystyny, która powiedziała, że przekazuje tak informację zwrotną, aby nie wywołać reakcji obronnych opisanych w wymienionym artykule. Pomyślałem, że skoro powiedziało się „A” to trzeba i powiedzieć „B” i dziś chcę przedstawić dwie techniki, które umożliwią ci […]

Artykuł Konstruktywna krytyka w 5 krokach – metoda „Powiedz to!” pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>

Ostatni artykuł na temat obrony przed informacją zwrotną (link) wywołał sporo waszych komentarzy. Jednym z nich był komentarz Krystyny, która powiedziała, że przekazuje tak informację zwrotną, aby nie wywołać reakcji obronnych opisanych w wymienionym artykule. Pomyślałem, że skoro powiedziało się „A” to trzeba i powiedzieć „B” i dziś chcę przedstawić dwie techniki, które umożliwią ci przekazanie konstruktywnej krytyki bez wywołania którejś z pięciu reakcji obronnych.

Z krytyką jest tak, że każdy chce ją otrzymać jeśli jest pozytywna 😊. W codziennym życiu zawodowym niestety spotkasz sytuacje, w których nie jesteś zadowolony z zachowania lub efektu końcowego twojego pracownika. Jak zatem konstruktywnie krytykować pracownika, aby osiągnąć właściwy efekt i nie urazić jego uczuć?

Aby lepiej zobrazować dwie techniki przekazywania krytyki przeniesiemy się do dzielnej firmy Exportex z Podlasia. Dla ułatwienia wyszukiwania powiązanych artykułów otagowałem wszystkie artykuły, w których o niej wspominam tagiem Exportex.

Andrzej, jeden z wieloletnich pracowników firmy w ostatnim tygodniu trzy razy spóźnił się na spotkanie z klientem, ponieważ zbyt intensywnie zaplanował swój grafik i nie wziął pod uwagę, że wcześniejsze terminy mogą się przedłużyć lub droga dojazdu od jednego do drugiego klienta może trwać dłużej niż pokazuje to nawigacja.

Jego szef postanowił porozmawiać z nim na temat ostatnich wydarzeń. I teraz zatrzymam się w tej narracji, aby omówić dwie ważne kwestie.

Technika „Powiedz to!”

Pierwszym ważnym elementem układanki jest wykorzystanie techniki „Powiedz to!”, która składa się z 5 kroków:

  1. Opisz konkretnie przeszkadzające ci zachowanie z twojej perspektywy.
  2. Wyjaśnij jakie konsekwencje niesie ono ze sobą.
  3. Opisz swoje uczucia.
  4. Zapytaj co myśli druga strona.
  5. Zapytaj albo przedstaw rozwiązanie na przyszłość.

Technika “Powiedz to” jest bardzo popularna w Niemczech. Nazwa tej techniki pochodzi od akronimu pierwszych liter poszczególnych kroków, które tworzą wyrazy SAG ES (w tłumaczeniu “powiedz to”). Więcej na ten temat można poczytać w oryginale np. tutaj.

Jeżeli nie jesteś typem, który chętnie mówi o swoich uczuciach w pracy, co jestem w stanie zrozumieć, to możesz wykorzystać skróconą wersję powyższej metody, która ogranicza się do 3 kroków:

  1. Twoje postrzeganie sytuacji.
  2. Skutki danego zachowania.
  3. Oczekiwane zachowanie w przyszłości.

W obu metodach opowiadaj o tym jak ty to widzisz. Nie próbuj moralizować zdaniami „tak się nie robi” albo rozmywać swojej wypowiedzi mówiąc, że „zespołowi”, „nam” to przeszkadza. W pokoju jesteś tylko ty i osoba, z którą chcesz porozmawiać. Opisując zachowanie mów o nim tak jak gdyby zdarzyło się tylko ten jeden konkretny raz (w omawianym przykładzie trzy razy) tzn. unikaj słów-podrażniaczy: zawsze, znowu, permanentnie, kolejny raz, nigdy, taki jesteś, to twoje typowe zachowanie. Takie słowa doprowadzą do defensywy twojego rozmówcę i uniemożliwią przeprowadzenie konstruktywnej rozmowy.

Równowaga dwóch wartości

Drugim ważnym elementem, z którego składa się konstruktywna krytyka jest docenienie tego, co jest dobre. Aby ocenić czy coś jest dobre czy złe potrzebujemy innej wartości, która posłuży nam jako punkt odniesienia. Przykładowo dla bycia oszczędnym taką wartością byłaby hojność. Dopiero para tych wartości tworzy pewne pozytywne napięcie, gdzie możemy mówić o równowadze. Kiedy pozytywnej cechy jaką jest oszczędność jest za dużo prowadzi ona do skąpstwa. Analogicznie hojność może zamienić się w rozrzutność.

Konstruktywna krytyka

Jeśli chcesz kogoś skrytykować to ważne jest, żebyś znalazł pozytywne jądro cechy, która ci nie odpowiada i zaczął dialog ze swoim rozmówcą od docenienia tej dobrej wartości. W przypadku Andrzeja jest to zaangażowanie. Jednak jego nadmiar prowadzi do próby złapania wszystkich srok za ogon, a zazwyczaj jest tak, że kiedy ktoś biegnie wszędzie to nie dociera nigdzie. Pozytywną cechą jaka leży po drugiej stronie wagi w tym przypadku niech będzie pewna zachowawczość w planowaniu swojego dnia.

Szef jest teraz gotowy do rozmowy i wyrażenia konstruktywnej krytyki.

Kwadrat wartości

Konstruktywna krytyka: przykład

Szef: Andrzej, zaprosiłem Cię na dzisiejsze spotkanie, ponieważ chciałbym z tobą porozmawiać o twoich spotkaniach z klientami w zeszłym tygodniu.

Andrzej: Słucham szefie.

Szef: Zauważyłem, że w zeszłym tygodniu trzech klientów czekało na ciebie w biurze ponieważ nie zdążyłeś wrócić z poprzedniego spotkania. Wszystkie trzy spóźnienia były dłuższe niż 10 minut.

Andrzej: Tak, ale to tylko dlatego, że wcześniejsze spotkania się przeciągnęły. A, no i jeden raz to przez korek. Nagle centrum było zakorkowane.

Szef: Takie spóźnienia mają bardzo negatywny wpływ na wizerunek naszej firmy. Dwóch z trzech klientów odstąpiło ostatecznie od transakcji pomimo, że podpisanie kontraktu wydawało się być prawie pewne. Bardzo zależy mi na wiarygodności naszej firmy i jednym z jej elementów składowych jest dla mnie punktualność. Dlatego tak bardzo irytuje mnie twoje zachowanie z zeszłego tygodnia.

Andrzej: Przepraszam szefie. Chciałem zamknąć więcej transakcji niż ostatnio i przedobrzyłem.

Szef: W głębi twojego zachowania widzę, że bardzo zależy ci na firmie i jesteś mocno zaangażowany w swoją pracę.

Andrzej: Dziękuję, że Pan to zauważył.

Szef: Jednocześnie musisz uważać, żeby nie próbować zrobić wszystkiego na raz, bo ostatecznie powstaje ryzyko, że jeśli jeden element układanki nie pójdzie po twojej myśli, cała konstrukcja się zawali. Nie chodzi mi tutaj o jakieś asekuranctwo w planowaniu dnia i ustalanie jednego terminu dziennie, tylko o wzięcie pod uwagę marginesu błędu. Jak ty to widzisz?

Andrzej: Może faktycznie przesadziłem z terminami w zeszłym tygodniu. Było tak, że byłem u jednego klienta i nerwowo zerkałem na zegarek, żeby się nie spóźnić. Ciągle pospieszałem klienta, żeby zamknąć transakcję, a potem i tak się spóźniłem na spotkanie z drugim. Nie było to optymalne.

Szef: Cieszę się, że też tak to widzisz. Co możesz zrobić, żeby nie doszło już do takiej sytuacji?

Andrzej: Cóż, mógłbym planować dodatkowe 15 minut przerwy między terminami, żeby mieć margines bezpieczeństwa?

Szef: Dobrze. Co jeszcze przychodzi ci do głowy?

Andrzej: Terminy poza biurem będę starać się układać na koniec dnia, żeby nie być zależnym od korków.

Szef: Świetny pomysł. Na przyszłość bądź bardziej powściągliwy w planowaniu terminów i weź pod uwagę, że coś może trwać dłużej niż planujesz.

Andrzej: Dobrze szefie, wiem, co ma Pan na myśli. Postaram się to wprowadzić w życie.

Szef: Dziękuję za rozmowę. Widzimy się po południu.

Andrzej: Do później.

A teraz czas na krótką analizę co się tutaj wydarzyło. Po pierwsze szef wykorzystał metodę równowagi:

  1. Opisał obiektywnie zachowanie pracownika.
  2. Docenił pozytywne jądro jego zachowania.
  3. Zamknął możliwość „przedobrzenia” z nową cechą.
  4. Określił oczekiwania co do zachowania w przyszłości.

Obie metody świetnie nadają się do wyrażania konstruktywnej krytyki w konkretnych sytuacjach. Problematyczne jest stosowanie metody „Powiedz to!” w przypadku, kiedy sygnały rozmówcy są subtelnie negatywne lub niezbyt uchwytne np. ironia, sarkazm. Tutaj osoba krytykowana może łatwo obracać kota ogonem, dlatego ważne jest skoncentrowanie się na sobie i swoich uczuciach. W skrócie nie chodzi o to co robisz, czy nie robisz, ale jak to na mnie działa. Z taką sytuacją jednak najczęściej spotkasz się nie w przypadku konstruktywnej krytyki, ale konfliktu z drugą osobą, a to już temat na osoby artykuł 😊.

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej o rozmowach wyjaśniających konflikty daj mi znać w komentarzu! Jakie metody stosujesz, aby skrytykować zachowanie drugiej osoby?

Artykuł Konstruktywna krytyka w 5 krokach – metoda „Powiedz to!” pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>
https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/konstruktywna-krytyka/feed/ 0
Feedback- czy jest bez sensu?! 5 mentalnych blokad informacji zwrotnej https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/feedback-czy-jest-bez-sensu/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=feedback-czy-jest-bez-sensu https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/feedback-czy-jest-bez-sensu/#respond Sat, 25 Jan 2020 11:26:42 +0000 https://niezbednikmanagera.pl/?p=777 Czy feedback jest bez sensu? Takie pytanie wydawałoby się nie ma prawa paść na stronie poświęconej zarządzaniu. Wszak wszystkie świadome organizacje chcą wprowadzać u siebie otwartą kulturę feedbacku. Każda appka na telefonie regularnie prosi o ocenę, by móc ją ulepszać, a ludzie przekonywani są o zaletach poszerzania swojego obszaru świadomości w oknie Johari (koncepcję tutaj […]

Artykuł Feedback- czy jest bez sensu?! 5 mentalnych blokad informacji zwrotnej pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>

Czy feedback jest bez sensu? Takie pytanie wydawałoby się nie ma prawa paść na stronie poświęconej zarządzaniu. Wszak wszystkie świadome organizacje chcą wprowadzać u siebie otwartą kulturę feedbacku. Każda appka na telefonie regularnie prosi o ocenę, by móc ją ulepszać, a ludzie przekonywani są o zaletach poszerzania swojego obszaru świadomości w oknie Johari (koncepcję tutaj dobrze wytłumaczyli autorzy strony rośnij w siłę). Czy w takim razie jest w ogóle możliwe, że cała ta otoczka jest bez sensu? Czy dobry manager może sobie pozwolić na takie stwierdzenie?

W każdej rozmowie o informacji zwrotnej istnieją dwie strony: dająca i otrzymująca feedback. W czasie dyskusji te role mogą się dynamicznie odwracać i nie zawsze to manager jest dającym feedback, jednak podstawowa zależność jest zachowana. Trzeba mieć świadomość, że osoba dająca informację zwrotną ma w tym swój cel. Może to być cel altruistyczny np. pomoc w wyjściu z trudnej sytuacji poprzez zwrócenie uwagi na błędy, które do niej prowadzą lub cel bardziej przyziemny np. otrzymanie dokumentów lepszej jakości w przyszłości.

Jedna rzecz to „strzelić w kogoś feedbackiem”, ale prawdziwy sukces odnosisz dopiero, kiedy osoba obdarowana twoją informacją zwrotną zacznie jej używać w codziennym życiu. I tutaj powstaje pewien punkt przełamania, ponieważ okazuje się, że o ostatecznej skuteczności feedbacku nie decyduje dający, ale otrzymujący feedback. A ten ma do dyspozycji cały arsenał obronny, który pozwoli mu na niedopuszczenie twoich słów do swojej świadomości.

Aby móc lepiej zrozumieć sytuację przenieśmy się na chwilę do podlaskiej firmy Exportex, gdzie pani Katarzyna (bliżej można ją poznać tutaj) czeka na pierwszą rozmowę ze swoim nowym szefem. Postanowił on wprowadzić kilka zmian w dotychczasowych metodach pracy.

Koncepcja własnej osoby

Pierwszym ważnym przystankiem jest koncepcja własnej osoby, czyli jak widzisz sam siebie. Jeżeli widzisz siebie jako efektywną i zdecydowaną osobę zawsze gotową do działania to jest to twoja ocena, która nie musi odpowiadać rzeczywistości, ale jesteś w pełni przekonany o jej poprawności. Pani Kasia uważa się za osobę bardzo analityczną, wiedzącą i widzącą więcej niż inni. Poczucie to przez wiele lat było pielęgnowane najpierw przez jej rodziców, a później innych współpracowników, którzy podziwiali jej dokładność. Ma poczucie, że wiele już wypróbowała i znalazła optymalne sposoby na wszystkie problemy. Jedyną słabość do jakiej jest w stanie się przyznać jest słabość do czekolady. Za swoją największą cnotę uważa bazowanie na doświadczeniach i podążanie wyłącznie sprawdzonymi ścieżkami.

Koncepcja własnej osoby może być pierwszą ważną barierą, która skutecznie będzie blokować feedback. Wspominałem już, że to co o sobie myślisz może nie pasować w 100% do tego, co myślą o tobie inni i do tego jak naprawdę jest. Jeżeli otrzymany feedback nie współgra z tym co sam widzisz oznacza to dla ciebie zmianę, a każda zmiana wywołuje w pierwszym momencie opór. W artykule „Czy każda zmiana to dobra zmiana?” przedstawiłem ten wykres przebiegu zmiany:

Change management

Wyobraź sobie teraz, że im niżej ta linia idzie, tym mocniejszy opór przed zmianą. W pierwszym momencie, kiedy pracownik usłyszy coś, czego się nie spodziewał i oceni informację negatywnie jako krytykę to będzie to dla niego zmiana, która chce zakłócić jego własną opinię o tym jaki jest. Taka zmiana zostanie przez niego bezpośrednio zidentyfikowana jako intruz.

Szef Katarzyny poinformował ją, że na tle zespołu stosunkowo słabo radzi sobie z dostosowaniem się do nowych, bardziej elastycznych procedur, które dają więcej miejsca na kreatywność, ale jednocześnie wymagają wzięcia większej odpowiedzialności za podejmowane decyzje. Być może domyślasz się, że podświadomość Katarzyny rozpoznała taką informację zwrotną jako intruza.

Źródło: https://picsart.com/i/image-freetoedit-triggered-meme-barney-301867058076201

Strzał adrenaliny i beast mode

Natura potrzebowała dziesiątek tysięcy lat aby pozbyć się ogona z naszych ciał, a i tak została nam jeszcze kość ogonowa. Tymczasem ludzie w przeciągu 300 lat zdołali przejść transformację z palenia na stosie czarownic do bezkofeinowego latte. Niestety nasz mózg nie rozwija się tak szybko, jak otaczająca nas technologia, dlatego nie potrafi odróżnić zagrożenia atakiem niedźwiedzia od krytyki. W obu przypadkach uruchamiane są te same mechanizmy obronne, polegające na strzale adrenaliny. Wszystkie „niepotrzebne” funkcje mózgowe są wyłączane i ciało jest przygotowywane na ucieczkę lub atak. Kiedy emocje wezmą górę żadne logiczne argumenty nie są w stanie dotrzeć do twojego rozmówcy, następuje aktywacja “beast mode” i działa on na podstawie tych samych instynktów co inne zwierzęta.

Feedback adrenalina

Jak działa cały system opisywałem w artykule „Walka czy ucieczka”.

Analiza transakcyjna i dziecięce „ja”

W analizie transakcyjnej mówi się o trzech tożsamościach jakie posiada człowiek- ja jako dziecko, rodzic i dorosły człowiek. Nasz rozmówca również posiada te trzy osobowości i tak może dojść do rozmowy np. dwóch dorosłych, ale również „dziecka z rodzicem”.

feedback Analiza transakcyjna

W czasie feedbacku możliwe jest, że szef wyraził swoją opinię z perspektywy krytycznego rodzica i wepchnął tym samym panią Kasię w rolę karconego dziecka. Tutaj były możliwe dwie reakcje: posłuszeństwo i skrucha lub dziecięcy bunt przeciwko narzucanym zasadom. Katarzyna w związku z irytacją wywołaną przez słowa szefa postawiła na drugą opcję i wypowiedziała dosyć charakterystyczne słowa „Dobrze, skoro jestem za mało elastyczna w procesach, to w ogóle nie będę trzymać się procedur. Będzie Pan miał to co chce- pełną elastyczność i zobaczymy jak to będzie funkcjonować”. Taka groźba przejścia z jednego stanu nierównowagi (brak elastyczności) do drugiego ekstremum (brak jakiejkolwiek struktury) ma również na celu sprowokowanie szefa do wycofania się ze swoich żądań.

Blokada „tak, ale…”

Szef pani Kasi chcąc wytłumaczyć jej na konkretnym przykładzie swój punkt widzenia opisał sytuację, w której Katarzyna wykazała się wspomnianym brakiem elastyczności i w efekcie podniosła znacząco koszty transakcji. Jeśli myślałeś, że Katarzyna wyczerpała swoje instrumenty obronne to muszę cię rozczarować. Miała w kieszeni magiczną gumkę do mazania, czyli zdanie zaczynające się od „tak, ale…”. Z jednej strony przyznała na jedną milisekundę rację swojemu szefowi, bo taka sytuacja faktycznie miała miejsce. Jednocześnie poprzez słowo „ale” wymazała cały jego przekaz i zastąpiła go swoim.

Tak, ale sytuacja była skomplikowana, przez przypadek trafiła na moje biurko, nikt mi nie powiedział co robić itd. Liczba wymówek może być nieskończona, ale mają one jedną cechę wspólną, a mianowicie pozwalają na odsunięcie odpowiedzialności za to co się stało od siebie i zwalenie jej na „przekorny los” jak śpiewał Zenek Martyniuk 😉. Cała seria zdarzeń, na które nie miała wpływu doprowadziła do przytoczonej sytuacji. Możesz się zastanawiać kogo Katarzyna chce tak naprawdę przekonać. Odpowiedź na to pytanie brzmi- siebie, żeby zachować wewnętrzną spójność ze swoim wyobrażeniem siebie.

Dyskredytacja rozmówcy

Rozmowa dobiegła końca, ale nie był to koniec dla Katarzyny. W dalszym ciągu była oburzona słowami szefa, który zarzucił jej brak elastyczności. W celu obrony swojej wewnętrznej spójności wykorzystała ostatnią technikę, o której dzisiaj wspomnę. Tą techniką jest dyskredytacja rozmówcy, bo przecież feedback od szefa, który się nie zna jest mniej bolesny niż od kogoś kogo szanujemy. Uznając, że to szef jest głupi, krótkowzroczny i zadufany w sobie, sprawia, że również jego słowa nie mają dużej wartości. Czy więc powinna się nimi przejmować? Absolutnie nie!

Czy feedback może mieć sens?

Jak sam widzisz, ludzie posiadają cały szereg różnych mechanizmów obronnych, które potrafią skutecznie zablokować jakąkolwiek informację zwrotną. W takim razie powstaje pytanie „czy feedback ma w ogóle sens, skoro może być tak łatwo zablokowany?”. Odpowiedź nie jest łatwa, ponieważ kultura otwartego feedbacku wymaga przygotowania wszystkich członków organizacji do dawania i brania informacji zwrotnej. Dopiero odpowiednio przygotowani ludzie będą w stanie uwolnić moc jaka płynie z lepszego poznania swoich mocnych i słabych stron. Wysiłek polega na kładzeniu równomiernego nacisku na aktywnym dawaniu jak i pasywnym przyjmowaniu informacji zwrotnej (o czym pisałem już tutaj). W przeciwnym wypadku ludzie są wyposażeni w odpowiednie mechanizmy, które są w stanie skutecznie odeprzeć wszelkie próby zmian i zniweczyć plany stworzenia szybko uczącej się organizacji. W pewnym stopniu sukces zależy również od formy w jakiej przekazany jest feedback, ale to już materiał na osobny artykuł.

Jakie są twoje doświadczenia z przekazywaniem informacji zwrotnej? Zaobserwowałeś którąś z reakcji u swoich rozmówców? Daj mi znać w komentarzu!

Artykuł Feedback- czy jest bez sensu?! 5 mentalnych blokad informacji zwrotnej pochodzi z serwisu Niezbędnik Managera.

]]>
https://niezbednikmanagera.pl/praca-z-innymi/feedback-czy-jest-bez-sensu/feed/ 0