Jak uniknąć 10 błędów początkującego managera?

błąd nowicjusza

W dzisiejszym wpisie zajmiemy się błędami początkujących managerów. W jednym z pierwszych wpisów „5 rzeczy do zrobienia przed zostaniem szefem” pisałem, co należy zrobić przed awansem, dlatego dziś omówimy jakich błędów należy unikać tuż po nim.

Długo oczekiwany awans stał się faktem i przejmujesz właśnie stery swojego zespołu lub działu? Rozpiera Cię entuzjazm i energia? Planujesz wielkie zmiany i kompletną rewolucję? Czy może jesteś przytłoczony nową sytuacją i nie bardzo masz pomysł, w którą stronę powinieneś rozwijać swój zespół? Niezależnie od tego do której grupy należysz i jak odpowiedziałeś na pytania, tych 10 popularnych błędów musisz unikać w pierwszych miesiącach po objęciu nowego stanowiska.

Błąd Managera #1: Chcesz zbudować Rzym w jeden dzień

Pierwszy błąd wiąże się z dynamiką nowej roli. Najbardziej narażeni na niego są managerowie, którzy przychodzą z „zewnątrz”. Jeżeli przychodzisz z innej firmy lub nawet innego działu wewnątrz tego samego przedsiębiorstwa, w pierwszych dniach zobaczysz dziesiątki rzeczy „do ulepszenia”. Pokusa jest olbrzymia, ponieważ głosy w twojej głowie podpowiadają, żeby się pokazać i przekonać ludzi do swojej wizji.

Konsekwencje

Inaczej niż oczekiwałeś dojdzie najprawdopodobniej do dwóch zjawisk, które kończą się zniechęceniem do siebie swoich ludzi. Pierwsze zjawisko to aktywny opór przeciwko zmianom, ponieważ twoi pracownicy poczują się przytłoczeni nowymi pomysłami. Poza tym próba zmiany wszystkiego dookoła może zostać odczytana jako brak szacunku do pomysłów wypracowanych z wieloletnich doświadczeń. Drugi problem jaki może się pojawić to próba przeczekania twoich pomysłów poprzez bierny opór. Ponieważ ludzie często doświadczyli już mocnych, ale krótkotrwałych burz pomysłów i widzieli szefów, którym zabrakło długoterminowej konsekwencji, prawdopodobnie mówią sobie „Dajmy mu się wystrzelać i wszystko wkrótce będzie po staremu” albo „Nowy zobaczy niedługo, że się nie da. Nie jeden już próbował, ale brakuje nam ludzi/ systemów/ procesów/ umiejętności/ budżetu” i wstaw co chcesz jeszcze.

Co możesz zrobić?

Najważniejsza jest w tym miejscu cierpliwość i siła woli. Oba te elementy pozwolą Ci przeczekać pierwszą pokusę zaprowadzenia porządku na twój sposób. Z drugiej strony warto wykorzystać efekt nowości, dzięki któremu widzisz problemy i możliwości, jakie dla wieloletnich pracowników są już niezauważalne. Dlatego notuj wszystko, co wpadnie ci w oko. W późniejszej fazie będzie to kopalnia pomysłów, gdy już trochę okrzepniesz w swojej roli.

Błąd Managera #2: Nie chcesz zepsuć dobrze działającej maszyny

Jak pewnie się domyślasz jest to przeciwległe ekstremum dla pierwszego punktu. Najbardziej zagrożeni są managerowie, którzy przychodzą do dobrze zgranego (przynajmniej na pierwszy rzut oka) zespołu, który całkiem dobrze radzi sobie z codziennymi obowiązkami. Teraz pewnie pytasz się, jak masz się zachować skoro nagła zmiana nie jest rozwiązaniem, ani zachowanie status quo nie jest żadnym optimum. Dlatego dobrze jest, jeśli zapytasz się czy pozorna harmonia wynika  faktycznie z bardzo efektywnych metod pracy czy być może powstała na skutek wielu lat braku zmian i nowych wyzwań? Być może każdy z pracowników wypracował już swoją własną strefę komfortu i nie ma ochoty się z niej ruszać.

Konsekwencje

W pierwszym momencie możesz pomyśleć, że nic się nie stanie jeśli wszystko zostanie po staremu. W sumie praca leci, ludzie są zadowoleni i nie masz za dużo wyzwań z niezadowoleniem pracowników. Na pierwsze dwa, trzy miesiące jest to nienajgorsza taktyka, jednak bądź czujny. Sam jestem regularnie zaskakiwany przez sylwestra i świadomość, że kolejny rok już minął, a w dzisiejszych czasach wymaga się innowacyjności nawet od piekarni. Dodatkowo atmosfera ciągłej zmiany dawno już przestała być domeną wyłącznie firm z branży IT. Uber zabiera sen z powiek taksówkarzy, Amazon  wybija jeden sklep po drugim, a AirBnB realnie zmienia rynek hotelarski. Im dłużej zwlekasz z koniecznymi zmianami tym boleśniejsze i trudniejsze stają się one do przeprowadzenia.

Co możesz zrobić?

Najważniejsze, aby zmiany zostały wprowadzone przy wsparciu i zaangażowaniu zespołu. Jak tego dokonać? Najlepszym sposobem jest przemienienie pracowników dotkniętych zmianą we współautorów zmiany. Określ ramy, według których mogą działać i wpieraj ich pomysły. Poza tym możesz sobie ułatwić życie działając punktowo. Czyli w jaki sposób? Jeżeli jesteś tak jak ja energooszczędny (złośliwi użyli by słowa leniwy) to zależy ci na efektywności. W każdym zespole występują opiniotwórcy, co oznacza, że jeżeli ich przekonasz do swoich pomysłów to oni przekonają już resztę. Dzięki temu możesz skoncentrować swoją uwagę na jednym lub dwóch Key Playerach i przygotować swoje argumenty konkretnie pod nich.

Błąd Managera #3: Nie wiesz czego oczekuje twój szef

Chciałbym ci powiedzieć, że pracujesz dla abstrakcyjnego podmiotu jakim jest przedsiębiorstwo i jego wizja i misja. W praktyce jednak pracujesz dla swojego szefa i to jego oczekiwania musisz spełnić. Czasami twój szef wyjaśni ci długoterminową wizję przedsiębiorstwa i twojego zespołu, a także problemy z jakimi boryka się twój nowy dział. Niby wszystko logiczne, ale gdybym cię zapytał po takim spotkaniu, na czym masz się skoncentrować w pierwszych trzech miesiącach i co masz osiągnąć w pierwszym roku twojego urzędowania to z dużym prawdopodobieństwem widziałbym mgliste spojrzenie owcy prowadzonej na rzeź, a nie pewność co, gdzie, kiedy i którędy.

Konsekwencje

Być może nie chcesz się ośmieszyć przed nowym szefem, że nie wiesz od czego zacząć albo wstydzisz się zapytać, co konkretnie ma być zrobione, bo wyjdzie, że nie słuchałeś. Po spotkaniu z szefem samodzielnie zabierasz się za stworzenie listy priorytetów i po dwóch tygodniach (albo i miesiącach jak masz pecha) okazuje się, że zajmujesz się piaskiem, a skały celów leżą nieruszone. I tak oto już na początku musisz nadganiać stracony czas.

Co możesz zrobić?

Pytać, pytać i jeszcze raz pytać! Twoje pytania powinny być konkretne, a odpowiedzi namacalne i zrozumiałe. Jeżeli coś jest niejasne to pytasz dalej. Jakie pytania są w cenie?

  • Oczekiwania szefa na pierwsze 100 dni twojego urzędowania
  • Za co jesteś odpowiedzialny, a za co nie?
  • Jakie są aktualne priorytety?
  • Jak twój szef wyobraża sobie waszą współpracę? Sposób komunikacji, jakie informacje są dla niego kluczowe?
  • Co dobrze funkcjonuje w zespole, a co wymaga twojej uwagi?
  • Jak wygląda krajobraz w jakim znajduje się twój team? Z jakimi działami współpraca funkcjonuje dobrze, a gdzie w przeszłości występowały konflikty i dlaczego?

Ważna informacja dla nadgorliwych: jeżeli zobaczycie, że wasze pytania mają sporą objętość to podzielcie je na kilka meetingów. Druga rzecz jaką możecie zrobić i jest całkiem szarmancka to wysłanie pytań waszemu szefowi przed terminem. Dzięki temu może on lepiej się przygotować i nie usłyszycie w odpowiedzi „Świetne pytania, omówimy je następnym razem”.

Błąd Managera #4: Nie wiesz czego oczekują od ciebie twoi ludzie

Wyjaśniłeś już z szefem, czego od ciebie oczekuje, więc teraz przyszła pora na zrozumienie swojego własnego zespołu.

Konsekwencje

Bez wiedzy czego oczekuje każdy członek twojego teamu będzie ci ciężko zastosować właściwe narzędzia do motywowania pracowników. Być może ktoś męczy się z jakimś obowiązkiem, który chętnie przejąłby chłopak przy biurku przy oknie. Jak powiadał Donald Trump „milcząca większość” może pomyśleć, że nic się nie zmienia. Możesz co prawda zmienić szefa, ale to niczego nie zmienia 😊

Co możesz zrobić?

Także tutaj odpowiedź to pytania. Ważne jest, abyś:

  • poinformował pracowników czego od nich oczekujesz,
  • zapytał w jaki sposób chcą się z tobą komunikować,
  • dowiedział się czy czegoś im brakuje do wykonywania swoich obowiązków (programy, narzędzia, sprzęt),
  • po czym poznają, że okazuje im się szacunek,
  • co sprawia, że czują się dobrze w pracy,
  • jak wyobrażają sobie swój dalszy rozwój.

Błąd Managera #5: Nie zdefiniowałeś żadnych konkretnych celów

Nowa pozycja to wiele nowych obowiązków i nie każdy z nas ma to szczęście, że poprzednik odchodzi w dobrej atmosferze i jest całkiem kooperatywny. W związku z tym nagle wpadamy w wir spraw urwanych w połowie drogi i musimy się w tym chaosie odnaleźć. W takiej sytuacji łatwo się pogubić i dać prowadzić biegowi zdarzeń. Na szczęście wykonałeś już dwa duże kroki i wiesz czego się od ciebie oczekuje.

Konsekwencje

Każdy osiągnie to do czego dąży. Jak ktoś do niczego nie dąży to też to osiągnie. Jeśli dasz się prowadzić dynamice wydarzeń to po kilku miesiącach będziesz tak samo zagubiony jak na początku, a dodatkowo nie będziesz w stanie uświadomić sobie olbrzymiej drogi jaką przeszedłeś od swojego pierwszego dnia. Dlaczego tak się dzieje? Bo często zapominamy o tym co już osiągnęliśmy i ile wysiłku to kosztowało. Dla kogoś kto świetnie jeździ na rolkach, jest to zupełnie naturalny ruch i już nie pamięta jak męczył się z łapaniem równowagi kiedy zaczynał. Dodatkowo, widząc, że droga na szczyt jest długa i żmudna można się łatwo zniechęcić. Ale…

Co możesz zrobić?

Jak najłatwiej zjeść słonia? Po kawałku! Co oznacza, że powinieneś świadomie rozpisać sobie cele, które chcesz osiągnąć w pierwszych 30 dniach/ 100 dniach/ pierwszym roku i kawałek po kawałku zjadać swojego słonia. Dokładniejszą instrukcję obsługi słonia znajdziesz tutaj. Odsyłam cię tam ponieważ Dawid napisał świetny tekst, wpis jest dobry, nie ma sensu powielać tego co już zostało opisane, a sam jestem zbyt leniwy, żeby tyle pisać 😊

Błąd Managera #6: Nie informujesz o swoich celach

Kiedy już ułożyłeś sobie w głowie plan, co chcesz osiągnąć w najbliższym czasie pora na kolejny krok. Jako, że prawdopodobnie nie jesteś samotnym jeźdźcem apokalipsy to funkcjonujesz w polu zależności. Jak pewnie się domyślasz największe zależności powstają między tobą a twoim przełożonym oraz tobą i twoimi podwładnymi. Dlatego to właśnie te osoby powinieneś poinformować jak najszybciej o swoich zamiarach. Gdzieś w tle są jeszcze działy zależne od twojej pracy oraz klienci i dostawcy. Ich możesz poinformować o swoich planach przy okazji „terminów zapoznawczych”. 

Konsekwencje

Jeśli schowasz swój zabójczy plan przed światem to stanie się jedna ciekawa rzecz, a mianowicie… nikt nie będzie o nim wiedział. Rodzi to proste pytanie, jeżeli nikt nie wie co chcesz osiągnąć, to jak ktokolwiek może ci w tym pomóc?

Co możesz zrobić?

Po pierwsze porozmawiaj ze swoim przełożonym. Ludzie mają tendencję do przeszacowywania tego, co są w stanie osiągnąć. Niestety proza życia i dziesiątki zadań „on top” skutecznie spowalniają nasze plany. Na szczęście twój przełożony z niejednego pieca jadł już chleb i pomoże ci przyhamować, kiedy zobaczy, że chcesz ugryźć za duży kawałek słonia na raz. Po wyjaśnieniu celów ze swoim szefem, czas na komunikacje celów zespołowi. Trzecim krokiem są indywidualne rozmowy z pracownikami. Dlaczego jest to ważne? Każdy niby wie, że chodzi o dobro firmy, ale na koniec pytanie sprowadza się do jednej kwestii: co to oznacza dla mnie. Dlatego indywidualne  rozmowy są ekstremalnie ważne.

Błąd Managera #7: Chcesz szybko zapunktować

O kurde, teraz wchodzimy do jednej z większych pokus. Kto nie chciałby być uwielbiany po kilku tygodniach urzędowania? Ta pokusa pochodzi od naszej najstarszej roli jaką jest rola prywatna. Główne cechy opisałem tutaj. Najważniejsza potrzeba jaka rodzi się z tej roli to potrzeba miłości lub w korporacyjnym świecie potrzeba bycia lubianym. Ciężko jest wszystkich zadowolić zwłaszcza jeżeli różne strony mają sprzeczne ze sobą oczekiwania.

Konsekwencje

Wyobraźmy sobie hipotetycznie sytuację, w której pani Grażynka podchodzi do ciebie jako nowego szefa i pyta czy może zająć puste miejsce przy biurku przy oknie bo i tak nikt tam nie siedzi i będzie miała więcej światła niż w ciemnym kącie. Chcąc zdobyć punkt przyjaźni u Grażynki zgadzasz się szybko na taką małą uprzejmość w jej stronę. Do tej pory wszystko idzie gładko, a ty czujesz się dobrze. Aż do momentu, w którym widzisz minę Krzyśka, który również liczył na miejsce przy oknie. Dodatkowo między Grażyną i Krzyśkiem istnieje konflikt, o którym nie wiedziałeś. I tak stałeś się pionkiem w ich grze.

Co możesz zrobić?

Prosta i trudna rada to nie działać pochopnie nawet w pozornie błahych sprawach. Przyzwyczaj swoich pracowników, że nie działasz pochopnie. Klasyczna odpowiedź jaką wypracowałem brzmi „Czyli chciałbyś to czy tamto. Sprawdzę to i wrócę do ciebie.”.  Dzięki temu mam więcej czasu na obranie właściwej ścieżki.

Błąd Managera #8: Nie zastanawiasz się nad otoczeniem, w którym działasz

Łatwo odnieść wrażenie, że wokół naszego działu kręci się świat i jest on niezależny od woli wszechświata. W prawdziwym życiu każda jednostka jest połączona z inna szeregiem wielu zależności i tak twoje decyzje wpływają na innych oraz projekty innych działów wkraczają na twój teren. Druga sprawa to dać się poznać. Często rozmowy przebiegają zupełnie inaczej, gdy zamiast adresu email zna się twarz piszącego. Każda okazja do networking-u to dobra okazja!

Konsekwencje

Jeśli nie będziesz komunikować się ze swoim otoczeniem to narażasz się na konflikty ze strony niedoinformowanych kolegów, którym twoje projekty dezorganizują pracę. Często nawet mała innowacja wymaga skoordynowanego działania dwóch lub trzech zespołów. Dlatego jeśli będziesz zaskakiwać innych swoimi pomysłami, nie będą oni tym zachwyceni.

Co możesz zrobić?

Na pierwszym miejscu zorganizuj spotkania z managerami działów, które są zależne od wyników twojego zespołu. Dowiedz się nad czym teraz pracują i jakie mają cele w najbliższym czasie. Dodatkowo opowiedz o sobie i swoich zadaniach.

Błąd Managera #9: Za bardzo koncentrujesz się na szczegółach operacyjnych

Jeden z mitów dobrego szefa polega na tym, że zna się na tym co robi w najmniejszych detalach. Dlaczego mit? Przecież dobry szef musi  wiedzieć co robić! Jak ma kierować, jeśli nie zna wszystkich odpowiedzi? Rolą dobrego szefa jest mieć ludzi, którzy się znają na tym co robią, a on ma nimi kierować.

Konsekwencje

Tutaj czyhają na ciebie dwie pułapki. Jeżeli jesteś byłym pracownikiem tego zespołu możesz zbytnio koncentrować się na pojedynczych drzewach i nie widzieć lasu. Każdy przypadek jest dla ciebie „indywidualny” i chcesz wiedzieć jak został rozwiązany. Taka ciągła kontrola pracy pracowników i narzucanie konkretnych rozwiązań jest bardzo demotywujące dla twoich pracowników. Druga pułapka pojawia się, kiedy przychodzisz do firmy z zewnątrz. Opanowanie wszystkich szczegółów zajmie ci bardzo dużo czasu i sparaliżuje wykonywanie twoich obowiązków kierowniczych.

Co możesz zrobić?

Znajdź złoty środek pomiędzy wiedzą fachową, a „szeroką perspektywą”. Łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale to tutaj musisz zdecydować kiedy „enough is enough”, a kiedy brakuje ci informacji, żeby podjąć właściwą decyzję.

Błąd Managera #10: Nie masz żadnego planu na pierwsze 100 dni

Błąd, który wynika z poprzednich błędów. Nie chodzi wyłącznie o twarde cele, ale także o nawiązanie relacji z innymi pracownikami i „wyczucie” swojego otoczenia.

Konsekwencje

Twój rozwój nie przebiega tak szybko, jak byłoby to możliwe i nie możesz go niczym zmierzyć. O ile jako pracownik jesteś dosyć blisko prowadzony przez swojego szefa i to „inni” są odpowiedzialni za rozwój, to już jako szef to ty jesteś odpowiedzialny za siebie. Nie posiadając planu sabotujesz sam siebie!

Co możesz zrobić?

Możesz stworzyć swój plan! Pierwsze 100 dni będą kluczowe dlatego zaplanuj co kiedy chcesz osiągnąć, ułóż chronologicznie zadania i spotkania jakie na ciebie czekają, a później odhaczaj jeden punkt po drugim.

Co dalej? Zaplanuj swój pierwszy rok i co chcesz osiągnąć w tym czasie.

A ty jakie błędy popełniłeś na początku swojej drogi? Przed czym chciałbyś ostrzec innych?