6 sygnałów, by zamienić spotkanie na email

spotkanie email

Spotkanie za spotkaniem, a czasu na „prawdziwą pracę” brak. Każdy kto brał udział w jakimś projekcie lub pełnił rolę KeyUsera spotkał się z podobną sytuacją: nieskończenie długa lista rzeczy do zrobienia wydłuża się jeszcze bardziej od spotkania do spotkania, a jedyne co możesz zrobić to dopisywać do niej kolejne pozycje. Jak poradzić sobie z problemem zbyt małej ilości czasu? Zamiast optymalizować się bez końca, warto zacząć gdzie indziej. Stara mądrość ludowa mówi, że lepiej zapobiegać niż leczyć i sprawdza się o dziwo dobrze w korporacyjnych realiach. Oto złota szóstka, czyli sześć pytań jakie powinniście sobie zadać przed spotkaniem, aby ocenić czy faktycznie jest ono potrzebne. A może wystarczy wysłać email?

Czy muszę szukać tematów na spotkanie?

Pierwsze pytanie odnosi się najczęściej do spotkań odbywających się regularnie np. team meetingów lub Jour Fixe. Może się okazać, że obecnie panuje w firmie okres wakacyjny albo wiele osób było chorych i nie ma nowych tematów, jakie powinny być przedyskutowane. W związku z tym, jeśli musicie poszukać czegoś, czym zapełnicie agendę to jest to ważny znak, że być może wcale nie potrzebujecie następnego spotkania i w ten sposób zyskacie godzinę.

Co się stanie jeśli meeting się nie odbędzie?

Jest to pytanie typu worse case scenario i warto je sobie zadać w kontekście regularnych spotkań. Jeżeli nie zrobimy dzisiaj daily’ego, to jakie będą tego konsekwencje? Czy team poczuje się kompletnie zagubiony, a może każdy wie co robić i możesz zyskać kilkanaście cennych minut odwołując następne spotkanie.

Czy mam jasno określony cel spotkania?

Często zdarza się tak, że najwyższy rangą kaszlnie, a mrówki biegają w koło nie wiedząc co się stało, ale mając poczucie, że muszą coś zrobić. W takiej atmosferze często zwoływane są tzw. meetingi na aferę, czyli spotkania mające na celu jedynie sprawdzenie, czy inni też nie wiedzą o co chodzi. Zastanów się na spokojnie, co po spotkaniu ma się stać, czego bez tego spotkania nie jesteś w stanie zrobić, czyli jaki jest jego cel?

Czy cel spotkania usprawiedliwia zwołanie meetingu?

Czwartym pytaniem jakie warto sobie zadać to charakter celu, dlaczego chcę się spotkać twarzą w twarz z innymi. Chodzi o zwykłą wymianę informacji? Potrzebuję szybki feedback? Oba punkty dają się świetnie załatwić poprzez email. Najważniejszymi argumentami za spotkaniem oko w oko są chęć faktycznej dyskusji, brain storming lub potrzeba uzgodnień wielu punktów przez kilka stron. Są to przesłanki potwierdzające prawdziwą potrzebę meetingu.

Czy daję wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do spotkania sobie i innym?

Po pozytywnej odpowiedzi na cztery pierwsze pytania wiesz, że spotkanie warto byłoby zrobić. Skoro już wiesz co chcesz osiągnąć to zapewne przygotowałeś agendę, z której poszczególni goście mogą wyczytać, jakie punkty muszą przygotować przed spotkaniem. Tutaj ważne jest realistyczne spojrzenie, czy dwa lub trzy dni to wystarczająco duże wyprzedzenie. Może się okazać, że do pewnych tematów potrzeba minimum tydzień na przygotowanie. Warto to uwzględnić w trosce o jakość spotkania, a jeśli to niemożliwe to zawsze można przełożyć naradę na późniejszy termin, zamiast tracić czas.

Czy ważni gracze siądą do stołu?

Outlook posiada pewną magiczną cechę, a mianowicie pozwala sprawdzić, czy ktoś weźmie udział w naszym spotkaniu czy nie. Mimo tego, że taka opcja istnieje to jest jakoś tak dziwnym trafem niechętnie używana. W jednym z ostatnich tekstów o analizie sytuacji, pisałem, że trzeba sobie zadać pytanie, czy w danym momencie są tutaj osoby odpowiedzialne za podjęcie decyzji. Jeżeli ktoś, kto ma decydujący głos w temacie, który nas interesuje, jest na urlopie to niestety meeting bez niego nie ma sensu.

Sensowny meeting

Czytając ten tekst możecie odnieść wrażenie, że uciekam od spotkań i sam wam to odradzam. Nic bardziej mylnego 😊 Jestem fanem spotkań oko w oko, ponieważ pozwalają one nie tylko na podejmowanie lepszych decyzji, ale również na budowanie relacji. Będąc kilka minut wcześniej można wykorzystać czas na nawiązanie krótkiego small talku (kilka porad umieściłem tutaj), który pozwoli wam poszerzać waszą sieć kontaktów. Te wszystkie punkty to dodatkowe korzyści, jednak najważniejszy jest sens. Jeśli nasze spotkanie ma sens to wyciągnijmy z niego jak najwięcej, ale jeśli tego sensu brakuje to wszystkie inne korzyści to błyskotki na koszuli nocnej. Bądź zmianą jakiej oczekujesz od świata. Zamiast czekać, aż inni zmienią swoje wzory zachowań, pokaż im aktywnie, że można inaczej.

A jak wygląda kultura meetingów u was w firmach?