Small talk w pracy – 10 porad jak i od czego zacząć

small talk pogawędka

Small talk, temat mogłoby się nawet wydawać banalny, szczególnie po serii cięższych wpisów takich jak Trzy role, które musisz znać. Jaką z nich grasz ty w swoim życiu? albo Pytanie na śniadanie czyli jak zadawać pytania?, ale nic bardziej mylnego.  Small talk czy jego polski odpowiednik „pogawędka” pełnią w naszym życiu bardzo ważną rolę zbliżania do siebie nieznajomych, która przekładając to na korporacyjną rzeczywistość jest istotna ze względu na dwa punkty: nieformalny obieg informacji oraz instytucję „małych przysług”.

Nieformalny obieg informacji w przedsiębiorstwie

Jak wiecie z zarządzania w każdej firmie panują dwa obiegi informacji:

  • Formalny obieg informacji

Po uwzględnieniu hierarchii i struktur organizacyjnych informacje rozprzestrzeniane są oficjalnymi kanałami: lista mailingowa, spotkania kadry menadżerskiej, team meetingi, materiały marketingowe w tradycyjnej formie, intranet. Informacje ujawniane są po zgodzie osób za nie odpowiedzialnych.

  • Nieformalny obieg informacji

Informacja jest niezależna od struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, a dostęp do niej nie jest ograniczony formalną pozycją pracownika. Informacja rozprzestrzeniana jest nieformalnymi kanałami takimi jak prywatne rozmowy pracowników, wiadomości na komunikatorze czy osobiste wiadomości email.

Jeżeli ktoś z was uważa, że formalny obieg informacji jest wystarczający do bycia na bieżąco ze sprawami firmy, powinien zadać sobie następujące pytanie:

Z jakiego źródła prędzej otrzymam informację o odejściu koleżanki z działu obok?

1. Nieoficjalne źródło zbliżone do koleżanki
2. Oficjalna informacja o aktualizacji organigramu

Im większe rozbieżności czasowe na korzyść nieformalnych kanałów informacji w danej firmie, tym ważniejsza jest przynależność do grupy „poinformowanych”. A jak możecie stać się członkiem takiej grupy? U podstaw wszystkiego leży kontakt z drugim człowiekiem, a pierwszym krokiem do jego podjęcia jest opanowanie sztuki small talk’u. W jednym z poprzednich wpisów Warto rozmawiać – 20 porad jak robić to lepiej opisałem sporą liczbę wskazówek, które również w sytuacji zwykłej pogawędki mają swoje pełnoprawne zastosowanie.

Małe przysługi

Czym są małe przysługi w przedsiębiorstwie? Jest to wasza osobista droga na skróty. Znając odpowiednie osoby możecie załatwić znacznie więcej i znacznie szybciej niż poprzez oficjalne pisma. I tak znając ludzi z księgowości twoje koszty podróży dziwnym trafem będą załatwione równie szybko, co Marcin Najman w ostatniej walce. W zależności od tego z jakimi działami masz najwięcej do czynienia to z małych przysług u tych działów będziesz korzystać najczęściej, ale również z pozoru egzotyczne znajomości mogą się okazać przydatne.

Dzisiaj chciałbym się skupić konkretnie jak możecie wchodzić w interakcję z ludźmi, żeby poszerzać waszą sieć realnych kontaktów.

Small talk co to jest?

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego small talk to rozmowa towarzyska na niezobowiązujące tematy. Definicja ta pokrywa się również z pojęciem pogawędki, które jest opisane jako swobodna, towarzyska rozmowa. Słowa niezobowiązująca i swobodna idealnie opisują atmosferę jaka powinna panować pomiędzy obiema stronami pogawędki. Czyli wynika z tego, że jeżeli krzyczycie na sąsiada, że nie sprząta po swoim psie to nie jest to small talk, bo żaden z obu warunków nie jest spełniony. Jedynie pies sąsiada czuje się swobodnie, być może nawet zbyt swobodnie…

Tyle tytułem wstępu, a teraz przechodzimy do konkretnych porad!

1. Zdobądź trochę wiedzy ogólnej

Zabrzmi to jak przerost formy nad treścią, ale do small talk’u trzeba się przygotować. Oczywiście możesz zatrzymać się na pogodzie i wydarzeniach z ostatniego wydania wiadomości, jednak to ciekawostki ze świata stworzą z ciebie króla pogawędek. Im szersze masz perspektywy tym więcej okazji do „zagadania” otwiera się przed tobą. Przeczytałeś dziś rano kilka ciekawostek o winie i teraz jesteś w restauracji, a ktoś stolik obok męczy się z wyborem odpowiedniego trunku? Bingo! Przyjeżdżasz w nowe miejsce i na recepcji w hotelu pytasz o lokalne przysmaki, o których czytałeś w przewodniku? No proszę! Im więcej wiedzy ogólnej tym łatwiej będzie ci znaleźć temat do zagadania. Na potrzeby korporacji możesz poczytać o historii drukarki i zagadywać ludzi, którzy muszą drukować długie raporty 😊

2. Dowiedz się czegoś o swoim rozmówcy

Nie każdy smalltalk jest całkowicie przypadkowy. Na spotkaniach branżowych, targach czy eventach firmowych wiadomo mniej więcej kogo można spotkać. Dobrze jest wykorzystać ten fakt i zdobyć kilka informacji o jednym czy drugim gościu, żeby móc go „przypadkowo” zaczepić. Taki konkretny temat na początek zwróci na ciebie jego uwagę dużo bardziej niż pytanie czy „koreczki smakują”.

3. Przygotuj sobie kilka anegdot w razie „w”

Smalltalk nie może być wyuczony jak żarty uczestników „Maratonu Uśmiechu” z Manuelą Michalak. Nie chodzi o to, żeby sztucznie wyrecytować tekst z pamięci, ale… dobrze jest przygotować sobie jedną czy dwie anegdoty, które będą pasować do okazji, na którą się wybieramy. Wyjście na targi motoryzacyjne? A przecież kupowałem ostatnio nowy samochód i przydarzyła mi się taka zabawna historia…

4. Odłóż telefon!

Moja najważniejsza porada kiedy już staniesz oko w oko z drugim człowiekiem. Kiedyś jako tarczy ludzie używali gazety. Że niby tacy zaczytani w ten artykuł w Kurierze Lwowskim, że nie są w stanie zobaczyć, że ktoś stoi obok (piękne zdjęcie do zobaczenia tutaj). Sto lat później tarcza uległa zmniejszeniu do wielkości 5 cali i manewr z „niewidzeniem” potencjalnego rozmówcy stał się jeszcze mniej wiarygodny. Mimo to, wszyscy są zapatrzeni w swoje smartphone’y i przepuszczają okazję za okazją do nawiązania kontaktu z drugim człowiekiem. A przecież w pracy takie rozmowy z Kazikiem z logistyki czy Mariolą z HR mogą się okazać bezcenne. Bądź obecny tu i teraz, bo w każdym przedsiębiorstwie co najmniej równie ważny jak oficjalny obieg informacji, o ile nie ważniejszy, jest nieoficjalny przepływ wiadomości, a do niego nie dostaniemy się poprzez zapis do grupy mailingowej!

5. Uważaj z żartami

Humor to bardzo indywidualna sprawa. Zbyt indywidualna, żeby wykorzystywać ją w pogawędce, szczególnie kiedy jesteś na etapie pierwszej rozmowy z nieznajomym. Dla jednego Jaś Fasola jest szczytem komizmu, a dla innych no cóż… Nie potrzebujesz zaczynać rozmowy, od kleksa i niezręcznego tłumaczenia o co ci chodziło.

6. Zrób pierwszy krok

Oh yeah, prawdziwe wyzwanie nie tylko dla osób nieśmiałych. Cały świat zmierza w kierunku bezkontaktowym: bookowanie hoteli przez aplikację w telefonie bez potrzeby dzwonienia na recepcję, zakupy przez internet bez konieczności rozmowy ze sprzedawcą czy kursy online bez kontaktu z nauczycielem i kolegami z klasy. Dlatego trzeba sobie otwarcie powiedzieć, że ilość okazji do „zagadywania” zmniejsza się z każdym rokiem i jeśli nie zaczniesz wykorzystywać nadarzających się szans to będzie kiepsko. Pocieszający jest fakt, że im częściej będziesz stroną zaczynającą rozmowy, tym łatwiej będzie ci to przychodzić. Przełam się pierwsze pięćdziesiąt razy i rozkoszuj się tysiącami pogawędek w przyszłości!

7. Nie narzekaj!

Część z was powie, że właśnie wytrąciłem wam najlepszą metodę zagadywania z dłoni 😊 Dlaczego nie należy narzekać? Ponieważ „pogawędka” jest również jednym z narzędzi, którymi kształtujesz swój wizerunek i jakie wpływają na pierwsze wrażenie. Jeżeli zaczynasz od narzekania, to zostaniesz zapamiętany jako „ten maruda”. A z iloma marudami masz niewymuszony, dobry kontakt na co dzień? No właśnie! Dlatego skoncentruj się na pozytywnych tematach: wakacje, ostatni team event, zniżka dla pracowników na posiłki w kantynie. I nie wchodź w tryb narzekacza, przede wszystkim jeśli wiesz, że masz do tego skłonność.

8. Słuchaj uważnie swojego rozmówcy

Nawet najlepsze pytania nie pomogą rozwinąć ci dłuższej rozmowy, jeśli nie będziesz słuchać odpowiedzi twojego rozmówcy. Nie chodzi tylko o mechaniczne używanie techniki aktywnego słuchania, ale o faktyczne zainteresowanie swoim rozmówcą, ponieważ ludzie wyczuwają kto jest szczerze zainteresowany rozmową z nimi. Dlatego każde kolejne pytanie powinno bazować na ostatniej odpowiedzi waszego rozmówcy.

9. Nie przekraczaj niewidzialnych granic

Jeśli miałbym nazwać trzy tematy jakich nie możesz poruszyć w trakcie small talk’u to byłyby to:

  1. Pogoda,
  2. Sport,
  3. Sposoby spędzania wolnego czasu.

Żartuję 😊 Sorry, ale  nie mogłem się powstrzymać. Tak naprawdę trzy tematy to:

  1. Choroby- nikt nie czuje się komfortowo w rozmowie o swoich chorobach z nieznajomym. Kropka.
  2. Polityka- temat bomba, który od niepamiętnych czasów budzi niezdrowe emocje. Stare przysłowie z 1791 r mówi, że gdzie dwóch Polaków tam trzy różne opinie.
  3. Religia- taka polityka, ale z Bogiem w tle.

Ważne jest abyś wyrobił sobie wyczucie jakie tematy mogą być dla kogoś niekomfortowe. Jeżeli ktoś nie wspomina o dzieciach to nie pytaj go o nie. Jeżeli ktoś nie wspomina o partnerze, nie pytaj czy jest singlem. Mogą to być tematy tabu dla twojego rozmówcy, a pytaniami o nie zabijesz rozmowę lub wprowadzisz bardzo niezręczną atmosferę.

10. Zapamiętaj o czym rozmawiałeś

Zadaj sobie trud i zapamiętaj o czym rozmawiałeś z drugą osobą. Jako, że small talk w naszym kontekście ma miejsce w pracy to prawdopodobnie zobaczysz swojego rozmówcę niejeden raz. Wtedy masz idealną szansę  na rozpoczęcie rozmowy od nawiązania do poprzedniego tematu. Być może twój rozmówca czekał na jakiś ważny list albo wybierał się na wczasy. Jeśli zapytasz go co było dalej to mocno u niego zapunktujesz tym, że się nim lub nią interesujesz. A z tego miejsca już bardzo niedaleko do koleżeństwa lub nawet przyjaźni.

To by było na tyle. Jestem ciekaw jak wy zaczynacie wasze pogawędki. Macie jakieś stałe teksty czy spontanicznie wypowiadacie pierwsze słowa i co będzie to będzie? Dajcie mi o tym znać w komentarzu.