Warto rozmawiać – 20 porad jak robić to lepiej cz. II

Warto rozmawiać

Warto rozmawiać, więc dziś kontynuujemy temat z zeszłego tygodnia. Uśmiecham się pod nosem, kiedy pomyślę o marketingowym majstersztyku ostatniego posta. Obiecałem wam dwadzieścia porad, a usłyszeliście tylko dziesięć. Dla tych z was, którzy poczuli się oszukani, w ramach przeprosin przygotowałem drugą dziesiątkę porad. W ostatnim wpisie poznaliście już dziesięć punktów, które wprowadzone w życie wprowadzą waszą komunikację z innymi na wyższy poziom. Pora więc dokończyć dzieła!

11. Nie oceniaj od razu wypowiedzi twojego rozmówcy.

Ręka szybsza niż oko chciałoby się rzec. Nie raz i nie dwa zdarzyło mi się wiedzieć po pierwszych dwóch słowach, co dana osoba będzie mówić przez kolejne 2 minuty i co? I się myliłem 😊 W związku z tym lepiej odczekać. W zależności od tematu dobrze jest wstrzymać się nawet przez całą rozmowę z ocenianiem i dopiero po wszystkim pomyśleć na spokojnie o tym co usłyszałeś.

12. Używaj pozytywnych sformułowań.

Wiem co powiecie (tyle z nauki z punktu 11.)- „Co?! Maliniak znowu skiełbasił zestawienie sprzedaży i źle dodał trzy liczby w excelu, a ja mam to pozytywnie sformułować?!” Pytanie brzmi: czy po waszej interwencji Maliniak ma zrobić lepszy plik czy dostać spazmów na myśl o tym, że za tydzień musi znowu zrobić to zestawienie? Każdy z nas chce tego naszego Maliniaka rozwinąć tak, żeby był pomocną ręką , a nie kulą u nogi. W związku z tym dobrze jest się krótko zastanowić i pomyśleć co było pozytywnego w wykonaniu zadania. Może było na czas? Być może, pomimo wątpliwej treści, oprawa graficzna miała swoją atrakcyjność? Po prostu zastanówcie się nad tym z szerokiej perspektywy.

Druga sprawa to generalne nastawienie do wyzwania. Jeśli jesteście liderami to musicie mieć świadomość, że rozprzestrzeniacie energię wokół was. W momencie kiedy ta energia jest pozytywna to i ludzie, którzy wam ufają, będą nastawieni pozytywnie do danej sytuacji. Jeśli narzekacie lub wątpicie to reszta zespołu od razu straci entuzjazm.

13. Przekaż sens i cel dalej.

Zadanie banalne jeśli podaje się teoretyczne przykłady. Jednocześnie im większa korporacja, tym ciężej wytłumaczyć sens formularza 12B z podpisem dwóch szefów. I to tutaj zaczyna się wasza rola jako managera. Kiedy odnajdziecie sens, dobre argumenty same do was przyjdą.

14. Formułuj zdania w pierwszej osobie.

Forma „my” jest tylko czasami dobrym rozwiązaniem, natomiast forma „ja” pasuje do większej ilości sytuacji niż jest zazwyczaj używana. Zdania w pierwszej osobie zwracają innym uwagę na człowieka, który stoi za daną wypowiedzią. Nagle jesteście aktywnym podmiotem, a nie niezdefiniowaną „my-wspólnotą”. Zdziwilibyście się ile jasności do rozmowy wprowadza „oczekuję, że zrobisz” w porównaniu do „musimy zrobić”.

15. Komunikuj otwarcie swoje potrzeby i pytaj o potrzeby swojego rozmówcy.

Punkt pośrednio związany z „czternastką”. Żeby móc otwarcie formułować swoje potrzeby, musimy używać jasnego rozgraniczenia na „ja”, „ty” itd. Druga sprawa to relacja w tle. Jeżeli otwartość jest problematyczna, może to sugerować zaburzone zaufanie między wami. Jeśli jesteście w takiej sytuacji to tylko rozmowa wyjaśniająca na poziomie uczuć pomiędzy wami może przynieść rozwiązanie.

16. Bierz pod uwagę emocje twoje i rozmówcy.

Ach jak byłoby łatwo, gdyśmy byli robotami bez uczuć. Można by rozkazywać biorąc pod uwagę hierarchiczne zależności, a dyskusje wygrywałyby rzeczowe argumenty. Tak jednak nie jest i ważne jest zdawać sobie sprawę z tego, że świat jest jaki jest, a nie jaki być powinien. Czasami macie zły dzień albo wasz rozmówca czuje ciśnienie przed kolejnym deadline’em . Dlatego zwracajcie uwagę w jakim stanie znajdują się ludzie, bo często nasza reakcja nie jest spowodowana naszą osobowością, lecz stanem w jakim się znajdujemy. Ilu z was zdarzyło się krzyknąć chociaż jesteście z natury spokojni jak baranki. Kto był wtedy przy głosie, wy czy stan w jakim się znajdowaliście?

17. Podawaj przykłady.

Ważny punkt w kontekście krytycznych rozmów z pracownikiem. Przykłady są naszym asem w rękawie, naszym argumentem koronnym i ucinaczem wymówek. Jeśli analizujemy konkretną sytuację, unikamy drażniących uogólnień. Feedback jest subiektywny, więc ważne jest, żeby podawać konkretne sytuacje, w których coś nam się nie podobało lub co ważne… podobało. Zbyt często pozytywne zachowania są gubione z pola widzenia jako „oczywiste”.

18. Pytaj o konkretne przykłady.

Analogicznie do poprzedniego punktu. Ktoś przychodzi rozemocjonowany i mówi „z tym działem XY nie da się pracować. Nic im nie pasuje!” Po takim komunikacie jako manager odpowiedzialny za swój team czujesz zapewne wezwanie do działania. Być może wewnętrzne głosy szepcą ci do ucha „trzeba coś z tym zrobić!”, „tak nie może być!”, „zaraz im pokaże”, ale chwila! Zanim pójdziecie do drugiego działu walczyć na scyzoryki, warto rozeznać się trochę lepiej w sytuacji.  Jakie pomysły zostały odrzucone, jak to odrzucenie się przejawia, jak wygląda generalnie komunikacja. Są to pytania, które warto zadać nie tylko sobie, ale naszemu rozmówcy. Zdziwicie się jak często „coś, co zupełnie nie działa” potrzebowało 3 do 5 dni na znalezienie jednego maila do podparcia swojej tezy. To samo jeśli chodzi o feedback. Jeżeli ktoś mówi generalnie naszą cechę bez poparcia przykładu, warto spytać o konkretny przykład dla lepszego zrozumienia w jakich sytuacjach powstało to wrażenie. O jednej rzeczy jeszcze pamiętajcie- feedback się daje i bierze, ale nie zbija się go prawym kontrującym. Nie kłócimy się z drugą osobą, że jej odczucia są złe. To są jej odczucia i tutaj nie mamy prawa wstępu.

19. Reaguj na uogólnienia i sam ich nie używaj.

Często jest to czerwona płachta na byka. Ktoś mówi „a ty to jesteś spóźnialski”, gdzie spóźniłeś się raz w ostatnich dwóch latach przez awarię samochodu. Młodzi fizycy liczą czas podgrzania litra wody do temperatury wrzenia (https://brainly.pl/zadanie/2288085), a w takich sytuacjach odpowiedź jest jasna. Pół sekundy! Tylko tyle potrzeba, żeby się w nas zagotowało. W związku z tym nie czyń drugiemu co tobie nie miłe i opieraj się na konkretnych przykładach.

20. Używaj podobnych sformułowań co twój rozmówca.

Chyba jedna z najtrudniejszych porad w tym zestawieniu, dlatego zostawiłem ją na koniec. Dzięki dostosowaniu języka do naszego rozmówcy „nadajemy na tych samych falach”. Dzięki temu poczuciu, że jesteśmy do siebie podobni, nasz partner jest bardziej otwarty na nasze argumenty. Nie należy papugować lub parodiować naszego rozmówcy, bo tutaj kłania się złota zasada umiaru. Ważne, żeby wyglądało to autentycznie. Przykładowo wyobraźcie sobie profesora rozmawiającego z dresem. Jeżeli profesor chciałby być bardziej dresiarki niż sam dres, to macie już pomysł na nowy skecz do kabaretu. Ale jeżeli profesor użyje dwóch, może trzech sformułowań, jakich używa dres to zyska w jego oczach status „kumatego”.

I tym sposobem jesteśmy już na końcu listy. Który punkt jest dla was najtrudniejszy do zastosowania w praktyce? Jakiej porady wam tutaj zabrakło?