Aplikacje do zarządzania zespołem nie są tematem nowym, jednak wzmożona w ostatnim czasie potrzeba pracy zdalnej sprawiła, że wiele teamów stanęło przed wyzwaniem, jak się zorganizować i komunikować, kiedy nie ma możliwości rozmowy twarzą w twarz. Ostatnio pisałem o mowie ciała, a dziś trochę ironicznie, o pracy zdalnej, gdzie nie widzisz się z członkami swojego zespołu. W niektórych organizacjach dopiero teraz stało się widoczne, ile dodatkowych informacji brakuje, ponieważ nie siedzi się fizycznie w biurze.

Niektóre organizacje, zwłaszcza te związane z branżą nowych technologii oraz pracą zdalną, wypracowały przez lata rozwiązania, które pozwalają im na efektywną pracę z dowolnego miejsca na świecie – mam tutaj przed oczami obraz informatyka kodującego programy opalając się na plaży w Tajlandii, jednak w rzeczywistości chodzi o osoby pracujące z własnego „M” w wielkiej płycie. Dla organizacji, które bardzo mocno trzymały się swoich tradycyjnych procesów przestawienie się na pracę zdalną może być jednak szokiem i nie lada wyzwaniem. Niektórzy próbują ogarnąć nową rzeczywistość poprzez zmasowany ostrzał mailami oraz pakiet nielimitowanych rozmów i smsów w swojej sieci komórkowej.

Czy da się to ogarnąć łatwiej? Na szczęście tak! W dzisiejszym artykule poznasz 9 aplikacji, które pomogą ci zorganizować pracę zespołu oraz ułatwią wzajemną komunikację. Listę aplikacji do zarządzania zespołem podzieliłem na 4 podkategorie:

• Komunikatory
• All in One
• Zarządzanie projektami
• Pozostałe

Krótka informacja techniczna – w śródtytułach ukryte są linki do poszczególnych aplikacji, więc jeśli opis jakiejś z nich wyda ci się interesujący, będziesz mógł ją od razu ściągnąć.

Aplikacje do zarządzania zespołem: Komunikatory

W kategorii komunikatory znalazły się aplikacje, które służą wyłącznie bezpośredniemu porozumiewaniu się pomiędzy ludźmi. Wydaje się to być logiczne, jednak w kolejnej kategorii All-in-One znajdują się programy, które posiadają wbudowane komunikatory, dlatego aby uniknąć zawirowania, wyjaśniam kryteria zaszeregowania aplikacji do tej kategorii.

Skype

Zaczynamy od klasyka, czyli programu Skype. Wersja „For Business” stosowana jest od lat na komputerach firmowych, z którymi miałem do czynienia. Wśród najważniejszych funkcji programu jest możliwość czatu, połączenia głosowego oraz wideokonferencji.

Co czyni Skype interesującą opcją dla ciebie? Skype nabiera atrakcyjności, jeśli używasz pakietu Office360 od Microsoft. Wiadomości na czacie są automatycznie archiwizowane i synchronizowane z Outlookiem. Dzięki temu możesz znaleźć ważne informacje szukając ich w jednym miejscu. Po drugie, w czasie rozmowy masz możliwość udostępnienia swojego ekranu, co pozwala ci szybko pokazać, o czym aktualnie mówisz. Po trzecie masz możliwość wykonywania połączeń na telefony stacjonarne i komórkowe. Ta opcja wiąże się z dodatkową opłatą – trzeba najpierw doładować środki na swoim koncie lub wybrać abonament w danym kraju. W porównaniu z krajowymi operatorami sieci komórkowych stawki proponowane przez Skype są atrakcyjne, szczególnie jeśli zamierzasz przeprowadzać sporo połączeń międzynarodowych. Stawki za minutę wahają się przeważnie między 2 a 10 centów za minutę połączenia.

Czy wszystko jest takie kolorowe? Muszę powiedzieć, że co jakiś czas mam problemy z przesyłaniem screenshot’ów na czacie. Po drugie, sam Microsoft odchodzi od Skype’a na rzecz promocji nowszej aplikacji Teams, która również znalazła się w dalszej części tego zestawienia.

Zoom

Drugą aplikacją służącą do bezpośredniej komunikacji pomiędzy członkami zespołu jest tegoroczny hit czyli aplikacja Zoom. Program przemyślany, dający dodatkową wartość, można powiedzieć narzędzie kompletne. Wśród najważniejszych funkcji programu jest możliwość czatu, połączenia głosowego oraz wideokonferencji. Szczególny nacisk aplikacja kładzie na doświadczenie użytkownika w obszarze wideoczatów. Po pierwsze użytkownik może wybierać pomiędzy widokiem wszystkich użytkowników, a tzw. „speakera”. Po drugie uczestnicy rozmowy mają możliwość niemych reakcji za pomocą guzików „tak, nie, spoko, podnieś rękę”, co zdecydowanie wpływa pozytywnie na płynność konwersacji.

Dodatkową cechą wyróżniającą program Zoom jest możliwość tworzenia tzw. pokojów. Dzięki temu możecie dzielić grupę na mniejsze podgrupy oraz wprowadzać pauzy umożliwiające small talk. Świetnym pomysłem jest zastosowanie interaktywnego white board’a, czyli możliwości tworzenia notatki przez wszystkich uczestników spotkania jednocześnie.

Czy Zoom ma jakieś wady? Cóż, darmowa wersja jest jednak mocno okrojona i cała moc programu ujawnia się po wykupieniu abonamentu. Ceny zaczynają się od 13,99 EUR miesięcznie za moderatora dla pakietu do 9 licencji. Później cena wzrasta na 18,99 EUR. Takie ceny otrzymałem patrząc na niemiecką wersję strony Zoom. Polska wersja nie ujawnia oficjalnego cennika. Po instalacji aplikacji, kiedy chciałem wykonać moje pierwsze połączenie, nie miałem dźwięku, dlatego jako człowiek zaprawiony w informatycznych bojach polecam wyłączyć i włączyć urządzenie.

Aplikacje do zarządzania zespołem: All-in-One

Kategoria All-in-One skupia w sobie programy kombajny, czyli aplikacje pozwalające czatować, dzwonić do siebie, śledzić postęp projektów i wykonanie pojedynczych zadań.

Teams

Na pierwszy ogień idzie aplikacja on Microsoftu, która w dłuższej perspektywie ma zastąpić wspomnianego wcześniej Skype. Na czym polega innowacyjność tej aplikacji do komunikacji z zespołem? Teams posiada nie tylko funkcje znane ze Skype’a, ale również interfejs podobny do Facebooka, gdzie można pisać posty, komentarze oraz udostępniać pliki. Użytkownik ma możliwość tworzenia oddzielnych kanałów, czyli takich „Facebooków”, do których zaprasza wybranych członków zespołu lub firmy.

Ważną zaletą aplikacji jest integracja z pozostałymi programami pakietu Office oraz coś z czego ucieszą się informatycy, czyli otwartość aplikacji na pisanie własnych dodatków. Jeśli ktoś miał wcześniej do czynienia z pakietami do programu Excel, które wzbogacały jego funkcjonalność, to może sobie dobrze wyobrazić, jak działa to w Teams.

Slack

Jeżeli z jakichś powodów nie jesteś przekonany do rozwiązań proponowanych przez Microsoft, możesz wybrać aplikację do komunikacji z zespołem pod nazwą Slack. Działa ona bardzo podobnie do rozwiązania proponowanego przez Teams. Również można ją zintegrować z wieloma aplikacjami typu google Drive, Dropbox, Asana itd. Dostępna jest wersja online, na komputer oraz urządzenia mobilne.

Aplikacje do zarządzania zespołem: Zarządzanie projektami

RedBooth

RedBooth to pierwsza aplikacja, która służy do szybkiego zarządzania projektami. Dzięki przejrzystemu interfejsowi łatwo możesz tworzyć zadania, przydzielać je do poszczególnych członków zespołu oraz sprawdzać ich wykonanie. Szczególnie przydatne są dwie opcje. Po pierwsze możliwość zobaczenia zadań na osi czasu, a po drugie podgląd, który członek zespołu ma jakie zadania do wykonania.

Wrike

Kolejną propozycją aplikacji do zarządzania zespołem jest program Wrike. Przypomina on połączenie RedBooth pod kątem tworzenia zadań i Teams pod względem komunikacji. Dodatkowo Wrike jest wielkim garnkiem, który ma na celu integracje wszystkich aplikacji w jednym miejscu.

Asana

Głównym konkurentem Wrike jest Asana, czyli drugie rozwiązanie dedykowane zarządzaniu projektami. W związku z tym, że znalazłem dobry film porównujący cechy tych dwóch programów, zamiast rozpisywać się na ich temat pozwolę ci po prostu obejrzeć ten film:

Basecamp

Trochę w kontrze do dwóch poprzednich propozycji pozostaje ostatnia aplikacja w tej kategorii, czyli Basecamp. Poprzednie aplikacje do zarządzania projektami chciały zdobyć świat oferując możliwie najwięcej dodatkowych funkcji. Jeżeli jednak szukasz czegoś, co zajmuje się wyłącznie jedną rzeczą na raz, Basecamp może być dobrym rozwiązaniem. Dzięki koncentracji na jednej funkcjonalności, interfejs jest przejrzysty i prosty w obsłudze. Ciekawą funkcjonalnością jest możliwość automatyzacji powtarzających się wiadomości do zespołu. Możesz ustawić grafik tak, aby np. co tydzień wysyłać do członków twojego zespołu wiadomość z zapytaniem co nowego .

Aplikacje do zarządzania zespołem: Pozostałe

No cóż, w tej kategorii znalazła się tylko jedna propozycja, ale jeśli znasz jakąś ciekawą aplikację, podziel się nią w komentarzu!

Trello

Jeżeli ktoś z was słyszał o pojęciu kanban, to prawdopodobnie otarł się o aplikacje, które pełnią funkcję elektronicznej tablicy. Jedną z bardziej udanych wersji jest propozycja pod nazwą Trello. Jak na darmową aplikację, Trello oferuje bardzo wiele możliwości, dzięki czemu za pomocą „karteczek” będziesz mógł zarządzań zadaniami w zespole.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!