Rozmowa kwalifikacyjna jest jak książka – każdy (albo prawie każdy) może ją przeczytać, ale nie każdy potrafiłby ją napisać. W twojej roli managera przyjdzie taki moment, w którym będziesz musiał przeprowadzić swoją pierwszą rozmowę o pracę siedząc po drugiej stronie stołu. Rekrutacja i znajdowanie właściwych ludzi do twojego zespołu jest jednym z kluczowych obszarów decydujących o sukcesie managera, dlatego warto sobie zadać pytanie „Jak dobrze przygotować się do swojej pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej w roli managera?”.

Przygotuj krótką wypowiedź o sobie

Pytanie „Kim jesteś?” nie jest zarezerwowane wyłącznie dla filozofów. Przed swoją pierwszą rozmową kwalifikacyjną powinieneś zacząć od przygotowania krótkiej prezentacji o sobie i swojej roli w organizacji. Dodatkowo bardzo ważne jest, abyś krótko przedstawił zespół, do którego szukasz wzmocnienia. Dobra prezentacja powinna trwać maksymalnie dwie – trzy minuty i przekazać następujące informacje:

• Imię i Nazwisko
• Twój tytuł i nazwa zespołu jakim kierujesz
• Od kiedy jesteś w firmie, a jeśli dopiero zacząłeś, to skąd przychodzisz
• Jeśli pasuje to do kultury firmy, to możesz zdradzić kilka prywatnych faktów o sobie. Ma to również sens, jeśli pracujesz za granicą i twój akcent wzbudza zainteresowanie co do kraju pochodzenia.

W drugiej części prezentacji skup się na swoim zespole. Co może zainteresować kandydata w czasie rozmowy o pracę?

• Dokładna nazwa zespołu
• Umiejscowienie działu w hierarchii i strukturach przedsiębiorstwa
• Wielkość i struktura demograficzna działu
• Zamknięte biuro/open space/ inne zespoły w biurze
• Najważniejsze zadania

Ostatnim punktem, który powinieneś przygotować przed swoją rozmową , jest uzasadnienie, dlaczego szukasz nowego pracownika. Taki powód może być świetną okazją do wypromowania wartości firmy np. ktoś dostał awans i zrobiła się luka- to doskonały sygnał dla kandydata, że firma daje możliwości rozwoju i korzysta ze swoich wewnętrznych zasobów. O różnych rodzajach awansów pisałem również tutaj, dlatego odsyłam zainteresowanych do tamtego artykułu.

Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej

Zastanów się, czego chcesz dowiedzieć się o twoim rozmówcy. Mam tu na myśli jednak coś, czego nie wyczytasz z dokumentów i CV. Twoje pytania na rozmowie kwalifikacyjnej powinny sprawdzić, czy osoba faktycznie posiada cechy, których szukasz. Każdy może powiedzieć, że jest kreatywny albo myśli analitycznie, bo to nic nie kosztuje, ale czy jest tak naprawdę? Jak ktoś może udowodnić ci, że jest kreatywny? Jakie zadanie pokaże, czy kandydat jest odporny na stres?

Osobiście ważne są dla mnie dwie cechy u kandydata logiczne myślenie i odporność na stres. W związku z tym zawsze mam w zanadrzu kilka zagadek matematycznych, które dają mi doskonały obraz tego, jak ktoś myśli. W tych pytaniach nie chodzi mi o konkretne rozwiązanie, ale o sposób, w jaki dana osoba strukturyzuje swoje myśli i analizuje otrzymane dane.

Druga kategoria pytań na rozmowie kwalifikacyjnej to pytania o osobę, która kryje się za życiorysem. Nie liczą się tutaj tak bardzo twarde kompetencje, jak motywy i charakter potencjalnego pracownika. Jak otworzyć kogoś w czasie rozmowy o pracę, żeby opowiedział o swoim prywatnym życiu? W pierwszej chwili sytuacja wydaję się być mocno niekorzystna, ponieważ w czasie wywiadu kandydat jest bardzo czujny i stara się wypaść tak profesjonalnie, jak tylko może. W związku z tym polecam ci technikę pytań o perspektywę trzeciej osoby np. „Co powiedziałby mi o tobie twój najlepszy przyjaciel?”. Tak zadane pytanie pozwala u części kandydatów obejść naturalną zaporę, która jest wyczulona jedynie na bezpośrednią komunikację.

Autor nieznany

„Ludzie zatrudniani są dla kompetencji twardych, a zwalniani przez kompetencje miękkie”

Sens takich pytań doskonale opisał Grzegorz, dlatego odsyłam was do jego artykułu w serwisie LinkedIn pod tym linkiem.

Sprawdź CV i zrób notatki

Na co zwrócić uwagę podczas przeglądania CV kandydatów mógłbym opublikować osobny artykuł, dlatego skupię się tutaj tylko na najważniejszych sprawach. Po pierwsze kwestie techniczne – sposób w jaki jest napisane CV, użyty design i ewentualne literówki i błędy w formatowaniu, są wskazówką co do staranności i biegłości w posługiwaniu się np. Wordem naszego kandydata. Ta zasada nie sprawdzi się, jeśli korzystasz z pomocy head huntera, ponieważ zazwyczaj to oni sprawdzają życiorys i nanoszą ewentualne poprawki.  Po drugie skontroluj daty zatrudnienia i czy pokrywają się one ze świadectwami pracy kandydata.

Teraz możesz przejść do właściwej części, czyli sprawdzenia co kryje się w życiorysie kandydata. Sprawdź czy „wysokość lotu” jest odpowiednia, czyli nie ma za wiele i nie za mało detali. Jeśli ktoś z 20-letnim doświadczeniem podaje 3 miesięczną praktykę zawodową w 1998 r., to może być to sygnał, że ma problemy z ocenianiem istotności informacji i ustalaniem priorytetów. Na drugim biegunie są osoby, które podają jedynie nazwy stanowisk i wysyłają CV z dopiskiem „domyśl się”. Osobiście cenię sobie 3-5 krótkich punktów, które dają mi wyczucie, co ktoś wcześniej robił, ponieważ stanowisko stanowisku nierówne pomimo, że mają ten sam tytuł.

Jeśli znajdziesz informacje o udziale w projektach, to jest to świetny punkt, o który warto zapytać w czasie rozmowy kwalifikacyjnej.  Jeżeli ktoś miał przerwy w pracy, to zapytaj go o przyczyny i co robił w czasie, kiedy nie był nigdzie zatrudniony. Zwróć także uwagę na sekcję związaną z umiejętnościami i ukończonymi szkoleniami. Tam też możesz znaleźć ciekawe informacje lub znaki zapytania, a w ekstremalnym przypadku ogólniki typu „Obsługa komputera: Tak” 😉.

Wydrukuj potrzebne dokumenty

Dla niektórych porada typu „załóż buty przed wyjściem z domu”, ale mimo wszystko warto o niej tutaj wspomnieć. Po pierwsze ważne jest, żebyś nie zapomniał wziąć ze sobą teczki kandydata. Będziesz mógł dopytać o szczegóły lub zerknąć na dodatkowe informacje, jeśli zajdzie taka potrzeba. Jeśli w czasie rozmowy o pracę fakty z CV zaczną rozjeżdżać się z historią kandydata na żywo, może to być sygnał, że życiorys został podkoloryzowany w niektórych miejscach.

Drugi rodzaj dokumentów, o których musisz pamiętać, to wszelkie zgody i potwierdzenia, jakie musi podpisać kandydat. Szczególnie jeśli przeprowadzasz kilkugodzinne assessment center lub dzień próbny, takie zgody mogą oszczędzić ci kłopotów, jeśli ktoś domagałby się wynagrodzenia za czas spędzony w firmie.

Pogadaj z kolegą z HR-ów

Na koniec rada, od której mógłbym też zacząć. Na rozmowie kwalifikacyjnej nie będziesz sam, dlatego skorzystaj z doświadczenia rekrutera, który będzie Ci towarzyszyć. Przeprowadził on już dziesiątki, jak nie setki rozmów o pracę, dlatego poproś go o kilka rad na co warto szczególnie zwrócić uwagę. Ustalcie również między sobą wasze role i kto będzie głównym aktorem w czasie spotkania z kandydatem. W przypadku twojej pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej ciężar prowadzenia rozmowy raczej spadnie na niego.

Jestem ciekaw, jakie pytania masz lub miałeś przed swoją pierwszą rozmową kwalifikacyjną w roli managera. Daj mi znać w komentarzu, jakie rady przed rozmową przydałyby ci się najbardziej.