W dzisiejszym artykule zajmiemy się kwestią, która prędzej czy później dopadnie każdego młodego managera, a mianowicie planowaniem budżetu na kolejny rok. Artykuł otagowałem jako pierwsze 100dni nowego managera, chociaż może się zdarzyć, że osoby zatrudnione na początku roku będą musiały poczekać trochę dłużej na przyjemność zaplanowania budżetu rocznego.

Każda firma i dział ma swoją specyfikę, jeśli chodzi o sposób i kompetencje managerów liniowych. Występują również znaczące różnice, jeśli chodzi o koszty, o których decydują poszczególni szefowie. W zależności od organizacji koszty związane z rekrutacją i szkoleniem pracowników mogą być sterowane centralnie lub indywidualnie przez wszystkie działy.

Zakładając szeroki wachlarz kompetencji, przygotowałem listę pytań, z jakimi powinien zmierzyć się każdy manager planujący w sposób odpowiedzialny budżet na kolejny rok.

Planowanie budżetu – twój zespół i obecna struktura wydatków

Punktem wyjścia do planowania budżetu jest aktualna struktura wydatków twojego działu. Dobrą informacją jest to, że bardzo rzadko obejmujesz dział bez historii, który dopiero ma zacząć działać. W przeważającej liczbie przypadków jest już jakiś dokument z lat ubiegłych, na którym możesz bazować. Jeżeli nie masz do niego dostępu, zapytaj dział HR o przysłanie ci odpowiedniego zestawienia.

Planowanie budżetu – Czy szykują się w przyszłym roku zmiany personalne?

Pierwsze pytanie i od razu jest ono całkiem skomplikowane. Potencjalne zmiany personalne mogą mieć wiele twarzy, dlatego napisałem kilka podpunktów, które mogą pomóc ci w upewnieniu się, że o wszystkim pomyślałeś.

Czy masz odpowiedni zespół, aby osiągnąć swoje cele? Jeśli nie, jak chcesz uzupełnić brakujące kompetencje?

Często zdarza się tak, że cele są bardziej niż ambitne, a jednocześnie nie wszystkie potrzebne umiejętności są obecne na pokładzie. Przypomina mi się pewna anegdota Wojtka Cejrowskiego (podróżnicza, polityka to nie moja działka), kiedy opowiadał o wyprawie do Meksyku, ale brakowało tłumacza języka hiszpańskiego, więc wzięli jego, ponieważ również był tłumaczem, ale angielskiego… No cóż czasem można próbować tworzyć „Workaround” i dzięki temu osiągać szybko dobre rezultaty, ale dzięki samej improwizacji nie osiągniesz niesamowitych wyników.

Takie rzeczy zdarzają się tylko w amerykańskich filmach familijnych 😊

Czy w przyszłym roku szykują się urlopy macierzyńskie lub powroty?

Ważnym czynnikiem związanym z planowaniem wydatków są urlopy macierzyńskie lub tacierzyńskie. Być może wiesz już, że w przyszłym roku niektórzy członkowie twojego młodego dynamicznego zespołu będą niedostępni. Możesz mieć również do czynienia z sytuacją odwrotną, czyli powrotami do pracy po dłuższej nieobecności.

Czy w przyszłym roku ktoś przechodzi na emeryturę?

Rzecz nie do pomyślenia w młodym, dynamicznym zespole z owocowymi czwartkami, ale w prawdziwym życiu zdarza się też tak, że ktoś kiedyś przechodzi na emeryturę. Jeżeli w twoim zespole są osoby, które w kolejnym roku planują przejście na emeryturę, należy to również uwzględnić.

Czy obciążenie twoich ludzi pozwala na zachowanie zdrowego balansu?

Ostatnim istotnym aspektem zmian personalnych jest potrzeba dodatkowych rąk do pracy. Być może twoja branża profituje na dynamicznych zmianach na rynku w ostatnim czasie i trend ten utrzyma się w kolejnych latach. Jest to lepszy z dwóch scenariuszy. W drugim wariancie posiadasz nadstan osobowy, który być może chcesz ograniczyć. Tutaj z kolei musisz uwzględnić potencjalne odprawy w swoim budżecie.

Planowanie budżetu – Czy zatrudnienie studentów lub praktykantów jest rozwiązaniem?

Optymalizacja kosztów to temat znany nie od dzisiaj, a wzrost cyfryzacji i automatyzacji pracy umożliwia w niektórych przypadkach zatrudnienie ogarniętych studentów zamiast specjalistów. Warto szczerze zastanowić się nad tą możliwością. Jeśli to nie scenariusz dla ciebie, to OK.

Planowanie budżetu – Jak duży budżet przewidujesz na rekrutację?

Rekrutacja pracowników wiąże się z dodatkowymi kosztami poza wynagrodzeniem brutto nowego pracownika. Ogłoszenie na jednym z wiodących portali internetowych czy korzystanie z usług pośrednika to nie są tanie rzeczy i trzeba je uwzględnić w ramach wydatków.

W konkretnych firmach może być tak, że koszty rekrutacji są księgowane w ramach budżetu HR, z którym nie masz nic wspólnego. Takie rozwiązanie to jeden problem mniej dla ciebie. Czasami jednak wydatki rekrutacyjne są rozliczane konkretnie dla twojego działu i wtedy piłeczka jest jednak po twojej stronie.

Planowanie budżetu – Jak sytuacja prawna wpływa na twój zespół?

Najlepszym przykładem jest tutaj płaca minimalna. Chciałbym wierzyć, że każdy dowodzi zespołem, w którym ludzie zarabiają na tyle dobrze, że płaca minimalna jest jakimś abstrakcyjnym pojęciem stanowiącym ich tygodniowe wynagrodzenie. Jednak spora część społeczeństwa, szczególnie w mniejszych miastach, otrzymuje wynagrodzenie równe lub zbliżone do płacy minimalnej. Jeśli jest ktoś taki w twoim zespole, uwzględnij możliwe wzrosty ustawowych minimów w swoim budżecie.

Planowanie budżetu – Jakie szkolenia i wydarzenia planujesz w przyszłym roku dla twojego zespołu?

Szkolenia to bardzo niedoceniany obszar. Oczywiście naiwnym byłoby twierdzenie, że dzięki jednemu szkoleniu ktoś rozwinął się o lata świetlne. Jednocześnie te efekty kumulują się i tak jak widać różnice pomiędzy ludźmi, którzy 12 lat w szkole przykładali się do swoich obowiązków i osobami, które tego nie robiły regularnie, tak będzie widać różnicę pomiędzy pracownikami, którzy przez ostatnie 10 lat kształcili się dalej, a tymi, którzy opowiadają, że praca i doświadczenie to najlepsza nauka.

Oczywiście, że stosowanie wiedzy w praktyce to ważna kwestia, ale jeśli ktoś myśli, że same zmiany w pracy są wystarczającą ilością nauki aby się rozwijać to może być niemiło zaskoczony. Co innego reagować na zmianę, a co innego inicjować zmianę i być pierwszym, który jest gotowy.

Dobra, aby ten punkt nie brzmiał jak sułtani motywacji, to muszę powiedzieć szczerze, że jeżeli wynik w firmie choć trochę się pogorszy, to budżet na szkolenia zostanie obcięty. W dalszym ciągu zarządzający myślą o rozwoju pracowników jak o takim luksusie i zabawie, na którą można sobie pozwolić jak jest dobrze, ale jeśli sytuacja się pogarsza to trzeba wrócić do robienia poważnych rzeczy.

Planowanie budżetu – Jak wygląda budżet na podwyżki?

Normalną rzeczą jest, że dobrzy pracownicy chcą zarabiać coraz więcej, ponieważ chcą mieć poczucie, że się rozwijają, koszty życia rosną i każdy chce mieć lepiej w życiu, a nie gorzej. W związku z powyższym ten punkt wydaje się być dość oczywistym.

Planowanie budżetu – Premie kontraktowe i uznaniowe

Podobnie wygląda sytuacja tutaj. Niektórzy pracownicy mają zapisane w kontrakcie premie związane z osiągnięciem konkretnych celów. W ich przypadku musisz wręcz zawiązać pewne rezerwy na wypłaty premii.

Drugą kategorią premii są premie uznaniowe. Tutaj również warto zaplanować pewien bufor bezpieczeństwa, ponieważ życie jest bardziej nieprzewidywalne niż myślimy, a premia dana w odpowiednim czasie jest świetnym sposobem motywacji i wyrazem szacunku dla pracownika. Jeżeli dany pracownik ma poczucie, że proces przyznania premii ciągnie się zbyt długo lub dojdzie do wniosku, że nie otrzyma nic za swój dodatkowy wysiłek, to późniejsza wypłata nie przynosi już tak pozytywnego efektu.

Planowanie budżetu – Nadgodziny

Niektóre firmy mają przejrzystą politykę nadgodzin, która zakłada, że lepiej regularnie wypłacać nadgodziny niż tracić moce przerobowe, ponieważ pracownicy biorą wolne. Bazując na danych z poprzednich lat weź pod uwagę ewentualne wypłaty nadgodzin dla swoich pracowników.

Planowanie budżetu – Jubileusze

Niedawno pisałem o prezentach jubileuszowych. Oczywiście bardzo miło jest otrzymać kosz owoców, ale jakaś premia związana z wieloletnią przynależnością do firmy również by nie zaszkodziła. Jednak tutaj wszystko zależy od centralnej polityki firmy. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której połowa działów wypłacałaby premie jubileuszowe, a druga połowa nie.

Planowanie budżetu – Jakie inwestycje w sprzęt przewidujesz?

Przy okazji planowania budżetu warto zastanowić się nad posiadaną infrastrukturą techniczną i wyposażeniem biura. Być może komputery działające jeszcze na Windows XP zasługują na przejście w zasłużony stan spoczynku lub stare sparciałe fotele wołają o zmianę. Tak naprawdę to każdego roku znalazłoby się coś, co można wymienić lub zmodernizować.

Planowanie budżetu – Pozostałe wydatki

Sprzęt biurowy, drukarka, umowy na serwis sprzętu lub specjalne usługi tylko dla twojego działu to różności wpadające do kategorii pozostałe. Są to zazwyczaj punkty bardzo specyficzne, dlatego warto, abyś porozmawiał ze swoim przełożonym, czy czegoś nie brakuje w twoim planie.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!