W dzisiejszym artykule zajmiemy się pytaniem, czy kontrola pracownika to błąd, brak zaufania, a może wyraz szacunku do jego pracy? Wiele publikacji o pokoleniach Y i Z mówi o zaufaniu, swobodzie w działaniu i braku hierarchicznych zależności jako o czynnikach kluczowych dla motywacji młodych ludzi. Nie można oczywiście zapomnieć o owocowych czwartkach i braku plastikowych kubeczków w automatach do kawy 😊 No dobra, a teraz wracając do poważnego tonu – czy faktycznie kontrola pracy pracownika powinna być naganna i skutkuje demotywacją, poczuciem ograniczenia i ostatecznie wypowiedzeniem stosunku pracy?

Czy kontrola pracownika to nie brak zaufania?

Pierwszą wątpliwością z jaką spotykają się młodzi managerowie, to kwestia ewentualnego braku zaufania do swoich ludzi. Kontrola może być przez nich widziana, jako ograniczenie swobody swoich ludzi i ewentualny archaizm. W założeniach nowych, zwinnych metod pracy każdy jest świetnie zmotywowany sam z siebie i dokonuje samokontroli przed oddaniem projektu.

Oczywiście w większości przypadków tak faktycznie jest. Ludzie chcą wykonywać swoją pracę dobrze i mieć czyste sumienie. Bumelanci stanowią jedynie mały margines w społeczeństwie, dlatego kontrola związana jest z pracą, a nie samym pracownikiem. Uściślając ostatnie zdanie – kontrolujesz efekty pracy, a nie sposób w jaki zostały osiągnięte. Jeżeli pracownik wyrobił się ze wszystkim na czas i miał jeszcze spory zapas, który przeznaczył na kawę i inne aktywności socjalne przy drukarce, to wszystko jest OK, ponieważ efekty pracy się zgadzają. Dla ciebie może być to ewentualna wskazówka, że możesz pomyśleć o rozszerzeniu jego zadań.

Kontrola jako motywator do pracy?

Może zabrzmieć to dosyć zaskakująco, ale kontrola pracy pracownika jest dla niego motywatorem. Szok? Niekoniecznie. Pomyśl o pewnym przykładzie. Andrzej jest odpowiedzialny za sporządzenie miesięcznego raportu, który zapisuje na wspólnym dysku sieciowym czy bardziej nowocześnie w chmurze. Ufasz w jego sumienność i zdolności analityczne, więc nie kontrolujesz, czy raport faktycznie się tam znalazł oraz czy liczby w nim zawarte się spinają albo na ślepo przesyłasz raport dalej. Z twojej perspektywy wszystko jest w porządku, ale Andrzej pod wpływem jakiegoś impulsu zaczął się zastanawiać, czy raport, który przygotowuje w ogóle ma sens i czy inni analizują jego treść. W związku z tym, że za każdym razem, gdy go przesyła, cisza jaka po tym następuje, wzbudza jego wątpliwości.

Wyobraź sobie sytuację, gdzie Andrzej nie wysłał na czas raportu, a ty już pół godziny później lub bezpośrednio na drugi dzień pytasz go o raport. Dla Andrzeja jest to jasny sygnał, że jego praca jest ważna i czekasz na jego raport.

Efekt Hawthorne

Aby jednak nie pozostawać w strefie opinii niepodpartych naukowymi faktami przytoczę eksperyment, który przeszedł do historii pod nazwą efektu Hawthorne.

W latach 1925 – 1932 grupa naukowców pod przewodnictwem Eltona Mayo przeprowadzała szereg eksperymentów w fabryce Hawthorne Works, należącej do Western Electric Company. Chodziło o badanie wpływu warunków pracy na efektywność pracowników.

Zaczęto od zmian dotyczących oświetlenia, później wprowadzono przerwy regeneracyjne. Naukowców zastanowił jednak jeden fakt. Niezależnie czy zwiększano, czy zmniejszano ilość badanego czynnika, efektywność pracowników rosła. Okazało się, że to nie warunki pracy miały wpływ na wydajność pracy, ale poczucie bycia obserwowanym i zaangażowanym w eksperyment.

Wykorzystaj kontrolę do pochwały

Spróbujmy teraz przeramować nasze myślenie. Kontrola zazwyczaj kojarzy się z czymś negatywnym, a niezaliczona kontrola z jakąś karą. Przykładem mogą być głowy państw na wschód od naszej granicy, które w swoisty sposób urządziły z takich kontroli miecz propagandowy zapewniający im poparcie ludu.

Ale co wtedy, gdy kontrola będzie zaliczona pomyślnie? Wykorzystaj ją do pochwalenia twojego pracownika. Być może Andrzej z przykładu powyżej zdecydował się zmienić design raportu przez co stał się on dużo bardziej czytelny. Jest to doskonała okazja by go zagadać i powiedzieć, że podoba ci się nowy wygląd raportu.

Gdy praca się nie spina, nie pozostaje nic innego

Do tej pory mówiłem o pozytywnych przykładach i tak bardzo jak chciałbym tylko przy nich pozostać, muszę jednak wspomnieć o sytuacjach negatywnych. Jest ich zdecydowana mniejszość, ale oczekiwanie, że spędzisz całą swoją karierę managera bez konieczności ingerencji czy krytyki pracownika, jest po prostu naiwne. W artykule o 7 najważniejszych umiejętnościach managera na 5. miejscu znalazło się właśnie nadzorowanie czy inaczej kontrolowanie pracy.

Jako manager musisz podpisać swoim imieniem pracę innych i zapewnić, że jest wykonana prawidłowo. W związku z tym, jeżeli masz przypuszczenie, że coś nie działa prawidłowo, nie powinieneś mieć żadnych zahamowań przed przeprowadzeniem kontroli, czy wszystkie procedury są zachowane i wykonywane z  należytą starannością.

Jak uzasadnić kontrolę pracy?

Jeśli do tej pory nie wykonywałeś kontroli pracy, twoi pracownicy mogą poczuć się zagrożeni. Jest to zmiana, z którą będą musieli się zmierzyć i jako przełożony musisz im to ułatwić. W jaki sposób możesz to zrobić? Po pierwsze powiedz otwarcie o twoim zamiarze i motywacji – pełna transparentność jest tutaj kluczem do sukcesu. Zwróć uwagę, że chodzi o kontrolę wyników, a nie sposobu pracy. Trzeci punkt to autentyczność. Powiedz, że np. do tej pory nie miałeś świadomości, że jest taka czy inna potrzeba, a teraz kiedy o tym wiesz, nie możesz tego zlekceważyć.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!