„A gdyby tak rzucić to wszystko i pojechać w Bieszczady…” ta myśl pojawia się zapewne u niejednego z was, strudzonych wielkomiejskim życiem i wieczną gonitwą za uciekającym króliczkiem. Ta chwila refleksji jest wspaniałym momentem zadumy nad tym dokąd zmierzamy. Bardzo podobną rolę w życiu firmowym pełni retrospekcja – pojęcie trochę ukradzione przez agile i metodologię Scrum, a możliwe do zastosowania bez całego zaplecza związanego ze zwinnymi metodami pracy.

Dzisiaj chciałbym opisać tzw. starfish retrospective, czyli w wolnym tłumaczeniu retrospekcję „na rozgwiazdę”.

Retrospekcja – czy warto?

Pierwszym pytaniem lub reakcją, która może się nasuwać po usłyszeniu słowa „retrospekcja”, jest myśl „Panie, mi się pali grunt pod nogami, a mam rozmyślać o migdałach”. Oczywiście każdy z nas jest zapracowany, dlatego jeśli ktoś z was czeka na moment, w którym skończą mu się nowe zadania, siądzie przed komputerem i wszystkie maile będą zrobione i będzie mógł powiedzieć „nie mam nic do roboty, to zrobię sobie retrospekcję”, to już teraz powiem, że ten moment nie nadejdzie. Czas trzeba sobie brać. Trzeba go wyrwać z gardła codziennych obowiązków, priorytetyzować i stawiać siebie na pierwszym miejscu. Bez tej świadomości odpowiedni czas na retrospekcję, ale też na pracę nad ważnymi przyszłościowymi projektami nigdy nie nadejdzie.

Mógłbym to porównać do chomika biegnącego w kółku. Tylko kiedy się zatrzyma i zorientuje co robi, ma szansę na wyjście ze swojej pułapki. Biec szybciej to rozwiązanie, które daje tylko fałszywą nadzieję na ratunek.

Starfish retrospective

Co urzekło mnie w tej metodzie, to jej prostota, łatwość zastosowania i umiejętność „wybicia” z mentalnego autopilota, w którym się znajdujemy przez większość czasu. Cały sposób polega na zadaniu sobie 5 pytań i zwizualizowaniu odpowiedzi za pomocą 5 ramion rozgwiazdy.

Jak wygląda to w praktyce? Oto kilka wyników z google. Tradycjonaliści stosują karteczki post-it, na których spisują swoje przemyślenia, jednak home office wymusza w naturalny sposób inne sposoby, przykładowo w postaci whiteboard’u w jednym z popularnych programów do telekonferencji.

Lecz nie o formę, a o treść tu chodzi, jak rzekłby Robert Makłowicz, gdyby zajmował się tematem retrospekcji. W związku z tym przechodzimy już do konkretnych pytań, które możesz omówić ze swoim zespołem. Bo przecież doświadczenie to nie to co ci się przydarza, ale co z tym robisz.

Retrospektywa: Co chcesz przestać robić?

Zacznę od końca, ponieważ wiele organizacji jest wręcz zaprogramowane na stałe dokładanie sobie obowiązków. Co w analizowanej sytuacji zrobiłeś i nie przyniosło to żadnej wartości? Jakie decyzje czy zwyczaje panujące obecnie w organizacji spowalniają lub wręcz paraliżują dalszy rozwój?

Umiejętność konsekwentnej deprioryzacji jest absolutnie kluczowa w czasach, kiedy z każdej strony wpadają na nas nowe okazje i same ciekawe pomysły.

Retrospektywa: Co chcesz robić mniej/rzadziej?

Drugie pytanie dotyczy czynności czy obowiązków, które należy robić, ale rzadziej. Być może team ma tendencję do spotykania się i omawiania informacji, które można przekazać jednym szybkim mailem. Które aktywności w ostatnim czasie wymknęły się ze strefy złotego balansu i należałoby je skorygować zmniejszając ich częstotliwość?

Retrospektywa: Co należy zostawić?

To pytanie, które często traktowane jest po macoszemu, a nie powinno. Intuicyjnie zwraca się większą uwagę na to co należy zmienić, a nie to co należy zostawić. Umiejętność docenienia tego, co już dobrze funkcjonuje jest wspaniałą formą wyrażenia szacunku do zespołu i pracowników. Poza tym w ciągłym biegu za poprawą wyników bardzo łatwo zgubić z pola widzenia wszystko to, co już się osiągnęło.

Retrospektywa: Co chcesz robić częściej/więcej?

Tutaj nie ma zaskoczenia, czyli podobnie jak w przypadku pytania, co należy robić rzadziej, chodzi o aktywności, dla których powinien zostać znaleziony odpowiedni balans. Tutaj mogą się pojawić przykładowo częstsze udzielanie informacji zwrotnej, więcej czasu na transfer wiedzy pomiędzy członkami zespołu czy częstsze wizualizowanie procesu zamiast pisania ciągłego tekstu.

Retrospektywa: Co chcesz zacząć robić?

Pytanie, które kończy dzisiejszy artykuł, to pytanie, od którego wielu zaczyna. Biorąc pod uwagę to co napisałem wcześniej, podczas refleksji nad tym punktem trzeba być bardzo ostrożnym. Być może pojawią się pomysły na „piątkę”, „czwórkę+” itd. Zanim zbyt pochopnie zdecydujecie się zacząć robić wszystko, co znajdzie się na tablicy, zastosujcie bardzo prosty filtr – gdybyś mógł wprowadzić w życie tylko jedną rzecz, która z wymienionych pozycji byłaby pierwsza na liście? Nie zapominaj o innych pozycjach, ale wprowadź w życie najpierw tę jedną zanim przejdziesz do następnych.

Częsty błąd to stworzenie zbioru pomysłów z czego 10 jest na „trójkę+”, może 3 dobre i jeden bardzo dobry, ale czasochłonny. Co się dzieje najczęściej? Połowa z trójek jest wprowadzana w życie, a lepsze pomysły są uznawane za zbyt czasochłonne i rozwlekają się w czasie tak, że tracą kompletnie na pierwotnej atrakcyjności.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!