Exit interview to często moment prawdy o pracodawcy i własnym szefie. Pytania, które zadasz mogą otworzyć ci oczy na prawdziwe problemy w zespole. W dzisiejszych czasach zmiana pracy wydaje się być czymś całkowicie normalnym, a jednak często słyszę o reakcjach szefów, którzy ostatniego dnia traktowali swojego pracownika jak powietrze i stracili tę wspaniałą szansę na zyskanie cennej wiedzy. Oczywiście okres pomiędzy złożeniem wypowiedzenia, a faktycznym opuszczeniem firmy upływa w dziwnej atmosferze. W zależności od powodów odejścia pracownika relacje z szefem są mniej lub bardziej normalne, jednak na pewno już nie takie same jak wcześniej.

Exit interview: Przecież i tak go nie zatrzymam

Pracownika, który złożył już wypowiedzenie, nie da się uratować, ale jest jeszcze coś co mimo wszystko możesz zyskać, jeśli zdecydujesz się na przeprowadzenie tzw. exit interview, czyli rozmowy pożegnalnej z pracownikiem. Tym czymś są cenne i szczere informacje o warunkach pracy i potencjalnych przyczynach odejścia. Osoba taka nie ma już nic do stracenia i łatwiej może wypowiedzieć szczere słowa niż ktoś, kto wciąż liczy na awans albo chce w spokoju wyrabiać swoją dniówkę. Taka niefiltrowana wiedza może uratować twój zespół przed rozpadem, jeśli odpowiednio szybko z niej skorzystasz.

Kolejny ważny punkt to umiejętność godnego pożegnania pracownika, która jest prawie równie ważna jak stworzenie dobrego pierwszego wrażenia, ponieważ tzw. efekt świeżości bardzo mocno wpłynie na to, jak pracownik będzie wspominał całe swoje doświadczenie w firmie.

Jest jeszcze jedna kwestia, która przynajmniej dla mnie ma kolosalne znaczenie. Chodzi tutaj o honor. Przez kilka lat spotykacie się w biurze codziennie i nagle nie znajdujesz chwili, aby poświęcić swojemu pracownikowi choć chwili uwagi? To nie byłoby w moim stylu.

Exit Interview: Kiedy warto

W większości przyzwoitych firm to dział HR przejmuje prowadzenie wywiadów końcowych. Ma to oczywistą zaletę, a mianowicie pracownik może się łatwiej otworzyć i opowiedzieć o prawdziwych przyczynach odejścia. Szczególnie jeśli to szef był głównym czynnikiem motywującym do rzucenia papierami. W takim przypadku twoja rozmowa z pracownikiem ograniczy się do pożegnania, zapytania o dalsze plany i życzenia powodzenia w realizacji kolejnych projektów.

Niestety takie praktyki nie panują w każdej firmie i może zdarzyć się tak, że kadry nie przeprowadzają standaryzowanych wywiadów z odchodzącymi pracownikami. Czy warto w takim wypadku przejąć obowiązki działu personalnego? Na pewno tak, ale pod kilkoma warunkami.

Po pierwsze twoje relacje z pracownikiem powinny być co najmniej dobre. Odpowiedzi na pytania, które zadasz mają mieć wartość analityczną, dlatego muszą być udzielone szczerze, co wymaga od pracownika kompletnego otwarcia.

Jeśli z osobą, która zrezygnowała z pracy, miałeś problemy lub byliście uwikłani w konflikt, odpuść sobie. Ogranicz się wtedy do krótkiej rozmowy, w której życzysz wszystkiego najlepszego i więcej satysfakcji na przyszłym stanowisku.

Jeśli nic nie stoi na przeszkodzie do przeprowadzenia rozmowy, poinformuj pracownika już na samym początku, że konstelacja, w której się znaleźliście nie jest optymalna, ale szczere odpowiedzi mają dla ciebie ogromną wartość i liczysz, że ta rozmowa przyczyni się do poprawy warunków dla innych. Wyłożenie kawy na ławę pokaże też, że masz szczere intencje i zależy ci na poznaniu prawdy.

Exit Interview: Dlaczego warto

Ludzie bardzo rzadko podejmują decyzję o odejściu pod wpływem emocji i chwilowego nastroju. Zazwyczaj rozwija się ona przez dłuższy czas, aż osiągnie swoją dojrzałość. Oznacza to, że czynniki mające wpływ na odejście z pracy mają charakter długotrwały i nie mogą być banalizowane i sprowadzane do pojedynczych wydarzeń.

Wywiad końcowy z pracownikiem niesie ze sobą olbrzymi potencjał do usłyszenia szczerych słów o sobie, zespole i firmie. Pewne sformułowania będą być może twardsze niż normalnie, ale nie zmienia to faktu, że niosą one ze sobą pewną perspektywę, która może cię zaskoczyć, a o której warto wiedzieć.

Być może już prawie były kolega z pracy miał coś, co go irytowało albo nosił w głowie pewien pomysł, co można by zoptymalizować, a nigdy nie odważył się powiedzieć tego na głos. Jest duża szansa, że w przypływie emocji wewnętrzna bariera zostanie przełamana.

Rezygnacja z pracy nie oznacza, że wszystko było złe. Pożegnanie to również moment na powiedzenie sobie kilku ciepłych słów i uszanowanie tego, co działało w firmie właściwie.

Exit Interview a feedback

Być może budzi się w tobie mały podpowiadacz, który mówi ci, że to ostatnia szansa na wręczenie wspaniałego prezentu w postaci feedbacku. Masz jeszcze danej osobie tyle do powiedzenia, a ona jest ostatni dzień w pracy i czujesz, że eksplodujesz, jeśli teraz nie wystrzelisz z siebie tych wszystkich złotych uwag, co druga strona powinna poprawić i na co w przyszłości bardziej uważać.

Ten wewnętrzny głos jest jednak fałszywym doradcą. Z dawaniem feedbacku powinieneś się kompletnie wstrzymać. To nie jest moment, w którym druga strona aż się pali, żeby usłyszeć krytyczne uwagi z twojej strony.

Jedyny wyjątek, w którym możesz pozwolić sobie na feedback, to wyraźna prośba osoby z drugiej strony stołu. Masz wtedy pewność, że to co chcesz powiedzieć, będzie faktycznie wysłuchane i odpowiednio uszanowane.

Exit Interview: Pytania

Aby nie wymyślać koła od nowa zebrałem kilka pytań, które być może okażą się pomocne również dla ciebie.

Pytania o powody odejścia:

• Czy poleciłbyś firmę komuś, kto teraz się rekrutuje? Dlaczego?
• Czy otrzymywana pensja była odpowiednia na tym stanowisku? (Oczywiście odpowiedź, że za niska jest bardzo prawdopodobna, ale pytanie o ile za niska może dać lepsze wyczucie problemu)
• Czy czułeś, że otrzymujesz odpowiednio duże wyzwania i wsparcie jednocześnie?
• Czy wyposażenie (komputer, software, samochód służbowy etc.) pozwalało ci sprawnie wykonywać twoje obowiązki?
• Czy otrzymałeś nieprawdziwe informacje na temat stanowiska lub twoich obowiązków?
• Jakie oczekiwania masz odnośnie przyszłego pracodawcy?

Pytania o relacje z przełożonym i kolegami z pracy

• Jak układały się twoje relacje z resztą zespołu?
• Czy któryś pracownik był szczególnie pomocny lub trudny we współpracy?
• Czy byłeś zadowolony z mojego stylu kierowania?
• Czego brakowało ci najbardziej?
• Co zapadło ci najbardziej w pamięć?
• Jaka atmosfera panowała w zespole?
• Jak oceniasz sposób wyrażania krytyki, pochwał i porad w zespole i firmie?

Pytania o możliwe poprawki:

• Co musiałoby się zmienić, abyś został w firmie/na danym stanowisku?
• Jakie zmiany wprowadziłbyś w firmie, gdybyś miał na to wpływ?
• Jak opisałbyś firmę w trzech słowach?
• Jakie wskazówki masz, aby poprawić więź pracownik – firma?
• Na co należy zwrócić uwagę twoim zdaniem przy kolejnej rekrutacji na to stanowisko?

Exit Interview: Zakończenie

Na zakończenie podziękuj za czas i otwartość na rozmowę. Rozstanie nie jest łatwym aktem, dlatego rozmowa przeprowadzona w atmosferze szczerości powinna otrzymać odpowiednio dużo uznania. Wydaje się być to oczywiste, ale w ferworze zbierania informacji łatwo o tym zapomnieć.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!