Urlop wypoczynkowy to wspaniały czas, gdzie pracownicy cieszą się namiastką wolności i mogą w dowolny sposób wykorzystać wieczory i poranki, nie skupiając się na pracy. Być może odliczasz już ostatnie dni do wakacji, być może już czujesz morską bryzę delikatnie głaszczącą cię po twarzy. W końcu brak laptopa i niekończących się bojowych zadań na wczoraj! Coraz więcej osób deklaruje jednak, że w czasie urlopu sprawdzała służbowe maile. Co zrobić, aby ten czas był faktycznie wolny od pracy i telefonów szefa? Zapraszam do lektury dzisiejszego artykułu!

Urlop wypoczynkowy – miesiąc przed urlopem

W tym momencie powinieneś uprzedzić osobę, która jest ustalona jako twój zastępca o zbliżających się wakacjach. W większych organizacjach istnieje stanowisko zastępcy kierownika, więc nie musisz za każdym razem definiować na nowo osoby, która przejmie twoje obowiązki. W mniejszych firmach, gdzie manager jest również aktywny operacyjnie, zadania rozchodzą się na kilka osób. Z jednej strony oznacza to mniejszy wysiłek dla pojedynczego gracza, z drugiej trochę więcej logistyki dla ciebie.

Dobrą praktyką jest informowanie o urlopie z wyprzedzeniem. Informować warto kolegów z pracy oraz klientów, jeśli masz z nimi bezpośredni kontakt. W takim przypadku dajesz czas osobom, które mogą mieć do ciebie pilną sprawę, aby zgłosiły się odpowiednio wcześnie. Dzięki temu unikniesz pilnych terminów na krótko przed wyjazdem albo telefonów w trakcie wakacji. W wiadomości powinny znaleźć się informacje o datach twojej nieobecności oraz twoim zastępcy na czas urlopu.

Po trzecie warto wykorzystać funkcję kalendarza w Outlooku i zaznaczyć swoją nieobecność. Można to zrobić w momencie otrzymania zgody na urlop lub najpóźniej miesiąc przed. W ten sposób osoby, które szukają z tobą bezpośredniego kontaktu, widzą, że w danym czasie cię nie ma. Pomaga to innym uniknąć zaskoczenia, gdy nie przybędziesz na spotkanie (lub co bardziej aktualne – nie włączysz się do konferencji).

Ostatnia rzecz to zapisywanie potencjalnych tematów, których nie uda ci się zamknąć przed urlopem. W ten sposób o niczym nie zapomnisz, a faktycznie wykonane zadania łatwiej jest skreślić z listy niż wyliczyć otwarte punkty ad-hoc z głowy. W tym momencie zaczynasz prowadzić swoją czarną karteczkę, która towarzyszyć ci będzie przez kilka następnych tygodni.

Urlop wypoczynkowy – tydzień przed urlopem

Tydzień przed urlopem to dobry czas na fizyczne przekazywanie tematów swojemu zastępstwu. Dodatkowe kilka dni zapasu pozwolą na wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości. Dobrą praktyką jest stworzenie małego protokołu, które z tematów zostały przekazane. Generalnie pamięć ludzka jest zawodna i zwyczaj spisywania protokołów to wspaniała sprawa.

Druga rzecz to przypomnienie szefowi i pracownikom, że za tydzień idziesz na urlop. W dzisiejszej straszliwej erze multitaskingu takie informacje bardzo często są zapominane. Jeśli przyjmiesz postawę jak w starym małżeństwie – „25 lat temu powiedziałem, że cię kocham i wystarczy. Jak coś się zmieni, dam ci znać” – możesz być niemiło zaskoczony, że nikt nie pamięta, co mówiłeś kilka tygodni wcześniej.

Urlop wypoczynkowy – ostatni dzień

Ostatni dzień jest trochę magiczny, trochę tajemniczy. Jedyne, co o nim wiadomo, to to, że coś się rypnie, ale nie wiesz co. W związku z tym nie planuj niczego, bo i tak będziesz miał ręce pełne roboty. Albo lepiej zaplanuj sobie czas wolny, który będzie ci potrzebny na zajęcie się niespodziewanymi sprawami.

Kolejne zadanie to ustawienie automatycznej odpowiedzi na mailu. Odpowiedź powinna zawierać informację o dacie twojego powrotu, do kogo można się w tym czasie zwrócić oraz czy wysłane maile przekazywanej są dalej automatycznie.

Fizyczny mail z listą zadań do wykonania pozwoli nie tylko wyjaśnić ewentualne nieporozumienia, ale będzie też świetną pomocą dla twojego zastępcy, dzięki czemu będzie miał spokojną głowę, że niczego nie przeoczy.

Bardzo ważne jest zamknięcie na klucz wrażliwych dokumentów. Ostatnie zadanie to rzecz dosyć przyziemna, ale pracując w biurze, warto poświęcić kilka minut na uprzątnięcie biurka, wymycie kubków i upewnienie się, że w szufladzie nie znajdują się żadne resztki jedzenia, które mogą utworzyć samodzielną cywilizację do czasu twojego powrotu. W przypadku stosowania hot desking’u punkt ten ma szczególnie duże znaczenie. Nikt nie lubi przecież sprzątać nie swojego bałaganu!

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!