Wysoka produktywność jest celem każdego managera, który chce zapewnić dużą wartość dodaną swojej firmie. Komputery, smartphone’y i internet dostępny w każdym rogu miały zapewnić praktycznie z automatu, że staniemy się produktywni niczym króliki znanego producenta baterii. Jednak bez odpowiedniego podejścia nawet najlepsze aplikacje są bezużyteczne.

Są artykuły, w których bardziej dzielę się wiedzą, a ten dzisiejszy będzie takim, gdzie bardziej dzielę się moimi przemyśleniami. Mam prośbę, a mianowicie po jego lekturze daj mi znać, czy taka forma jest dla ciebie interesująca.

Problem – jestem zajęty, ale czy jestem produktywny?

Jednym z bardziej popularnych „suplementów diety”, jeśli chodzi o temat produktywności, jest zjawisko bycia zajętym. Ludzie są cały czas zajęci, ciągle gdzieś biegną, ciągle są spóźnieni i nerwowo patrzą na zegarek czy komórkę, a gdy spytasz ich „Co dzisiaj zrobiłeś?” nie mają pojęcia. Usłyszysz coś w stylu „Tyle tego było, że aż nie wiem”. To jest mocny sygnał, że ktoś jest zajęty, ale raczej nie jest produktywny.

Dlaczego należy to tak interpretować? Przypomnij sobie, jak pierwszy raz prowadziłeś samochód. Byłeś wykończony już po godzinnej jeździe – trzeba pamiętać o kręceniu kółkiem, pstrykaniu migaczami i ruszaniu wajchą między siedzeniami co jakiś czas. Nie zdziwię się, jeśli rozbolała cię od tego głowa. To był proces nowy, w pełni świadomy i bez tzw. autopilota. Miałeś przed oczami całą trasę jaką zrobiłeś. Dzisiaj śmigasz samochodem i nie zwracasz uwagi na wszystko to, co musisz ogarnąć. Tak samo jest z byciem zajętym – ludzie lecą na autopilocie łatwe zadania czy rzeczy, które już znają i na koniec nie wiedzą, co zrobili.

Czy bycie zajętym oznacza od razu wysoką produktywność? Dla zobrazowania problemu posłużę się pewną metaforą (o ich sile zdarzyło mi się pisać już tutaj). Wyobraź sobie, że masz pewne naczynie na wodę, które przecieka. Ludzie zajęci biegną ze szmatką, żeby najpierw osuszyć kałużę, a potem dolać wody do pojemnika, która wyciekła i tak powtarzają ten proces w kółko. W tym czasie ludzie produktywni myślą, jak uszczelnić pojemnik.

Produktywność: Deep vs shallow work

Tutaj dochodzimy do ważnej różnicy, czyli pracy głębokiej (deep work) lub płytkiej (shallow work). Zacznę od pracy płytkiej, czyli czegoś co możesz wykonywać na wspomnianym już autopilocie m. in. przeglądanie i odpowiadanie na maile, sortowanie papierów, wypełnianie ewidencji czasu czy przygotowywanie codziennych raportów, które ograniczają się do kopiowania sum z poszczególnych komórek. Jak rozpoznać płytką pracę w twoim konkretnym przypadku? Zapytaj się ile potrzebowałby praktykant pracujący od niedawna w twojej firmie, aby zrobić to zadanie za ciebie? Jeśli odpowiedź brzmi niewiele więcej albo nawet tyle samo, to chyba masz już jasność, co to oznacza.

Natomiast jeśli powiesz, że aby zrobić zadanie X potrzebowałbym po pierwsze kilku lat doświadczenia, to zaczynasz poruszać się w strefie wartościowej pracy deep work. Praca głęboka polega na nabywaniu nowych umiejętności, na rozwiązywaniu nieszablonowych problemów oraz na tworzeniu kreatywnych rozwiązań.

Jedną rzecz muszę tu podkreślić – płytka praca nie jest zła sama w sobie. Nie da się śmigać na pełnych obrotach umysłowych przez 8-10 godzin dziennie. Przynajmniej nie da się bez używania substancji powszechnie uznawanych za nielegalne. Najlepsi dochodzą do czterech godzin dziennie, a jeśli zaczynasz świadome podejście do produktywnej pracy, to godzina będzie dla ciebie dobrym wynikiem. To oznacza, że pozostały czas wypełni ta wydawałoby się niedobra płytka praca.

Ważne jest, abyś świadomie decydował o strukturze twojego dnia, a nie pozwalał łatwym zadaniom przejąć kontrolę nad twoim dniem.

Produktywność: Macierz Eisenhowera

W artykule o celach SMART wspominałem o macierzy Eisenhowera. Generalnie dzieli ona zadania na cztery grupy w zależności od ich ważności i pilności wykonania.

Ostatecznie masz do czynienia z rzeczami:

• ważnymi i pilnymi
• ważnymi i niepilnymi
• nieważnymi, ale pilnymi
• nieważnymi i nie pilnymi

Dla twojej produktywności jako managera kluczowe jest odróżnianie rzeczy ważnych od rzeczy nieważnych. Brzmi banalnie, ale na co dzień spotykam się bardzo często z osobami, które przenoszą ziarenka piasku z jednego kąta do drugiego, a skały czy cegły sukcesu leżą nieruszone. Pozbądź się rzeczy nieważnych poprzez ich delegację albo, jeżeli nie są pilne, przez samodyscyplinę w odpuszczaniu „fajnych pomysłów” na rzecz „świetnych pomysłów”.

W przypadku rzeczy ważnych, ale nie pilnych nie wpadaj w pułapkę pt. „Kiedyś” albo „Jak będę miał czas”. Ważne rzeczy trzeba robić POMIMO braku sprzyjających warunków, a nie odkładać je, aż przyjdzie idealna pora.

Produktywność: Zacznij od najgorszego

Być może tworzysz już listy to-do, ale dalej popadasz w pykanie najłatwiejszych zadań i nie zbliżasz się do długoterminowych celów. Jak się to dzieje? Być może mówisz sobie „A, zacznę od tych kilku łatwych zadań, złapię flow i przejdę do głównego zadania dnia”. Z tym typem myślenia są związane dwa problemy.

Po pierwsze nasza silna wola jest całkiem słaba, co oznacza, że zużywasz swoją cenną energię na sprawy małej wagi. Zamiast być „rozgrzanym”, jesteś zmęczony, zanim dojdziesz do twojego głównego punktu dnia. Jak to się kończy? Wydajesz z siebie dźwięk „boah” i przesuwasz ten punkt na kolejny dzień.

Druga kwestia związana jest z prostą zasadą, że zadania zabierają prawie zawsze więcej czasu niż się wydaje. Kto próbował robić „szybki remont” ten wie, co się potem stało. Co to oznacza? Zaczynasz od odhaczania małych punktów i nagle jest godzina 15.30, jesteś zmęczony i masz przed sobą duże zadanie, które zaplanowałeś na trzy, może cztery godziny. Dochodzisz, więc do wniosku, że nie warto nawet zaczynać.

Nie daj się wciągnąć w tą pułapkę. Lepiej zrobić jedno duże zadanie i zostawić 10 małych, niż zrobić 10 małych i odpuścić jedno duże. Brzmi niewiarygodnie? Pomyśl teraz o biznesie. Ludzie na etacie wytykają milionerom, że np. 10 z 12 ich biznesów upadło. Rezultat? 2 biznesy generują potężny pieniądz, a gość skupiający się na tych 10 porażkach niby sam nie odniósł żadnej, ale jednocześnie denerwuje się, że mleko podrożało o 15 gr, bo mu się budżet na ten miesiąc już nie spina.

Jeśli chciałbyś skupić się na zaczynaniu od najtrudniejszego zadania, to polecam książkę „Eat that frog”, która skupia się na tej kwestii.

Produktywność: Pozbądź się rozpraszaczy

Statystycznie każdy z nas potrzebuje ok. 20 minut, aby pogrążyć się w stan głębokiego skupienia. 20 minut spokoju, żeby dopiero zacząć poważnie myśleć! Jeśli jesteś singlem i siedzisz teraz w domu, to może wydawać się to niewiele, ale będąc w biurze sprawdź z zegarkiem w ręku, czy nic cię nie rozproszy przez pół godziny. Praktycznie zawsze poza wyjątkowymi okresami, gdzie kumulują się dni wolne, jest jakiś kolega, który potrzebuje twojej pomocy albo koleżaneczki opowiadają o nowym serialu na Netflixie i pytają, czy też go oglądasz. Nawet jeśli uda ci się odgrodzić od osób znajdujących się bezpośrednio w zasięgu twojego wzroku, to zaatakuje cię jakiś pilny telefon itd.

Nie bez przyczyny w Skype’ie znajduje się status „Nie przeszkadzać”. Używaj go z głową i konsekwentnie. Nie odbieraj w tym czasie telefonów i nie pozwalaj sobie na wybijanie cię z rytmu. Moja rada: dobrze jest poinformować kolegów o twoich nowych, twardych, konsekwentnych zamiarach, żeby nie czuli się urażeni twoim nowym podejściem.

Produktywność: Bądź offline!

Pierwszą część rozpraszaczy stanowił czynnik ludzki w czystej postaci. Teraz możemy przejść do drugiego problemu, czyli bycia wiecznie dostępnym. W Outlooku wyskakują małe okienka, kiedy otrzymujesz nowy e-mail. Pierwsza rzecz, jaką możesz zrobić po weekendzie, to wyłączyć je! (Wyłączanie powiadomień w Outlooku) Nie ma nic gorszego niż te powiadomienia. Wyskakują na pulpicie niezależnie od tego, w jakim programie pracujesz, a dodatkowo mają jedną nadspodziewanie wredną rzecz – zawierają początek wiadomości.

Jestem zaskoczony za każdym razem, kiedy widzę, że ktoś nie wyłączył sobie tych „wybijaczy z rytmu”, a potem narzeka, że ma tyle do zrobienia, że nie wie na czym się skupić…

To samo dotyczy komórek i powiadomień w górnym pasku. „Plum” i już musisz zobaczyć, co przyszło. Tutaj to samo – albo wyłączasz te powiadomienia w ustawieniach albo całkiem żegnasz się z internetem w komórce na najbliższe 5-6 godzin.

I ostatnia rzecz – nie marnuj swojego poranka na czytanie maili. Zrób dzień wcześniej plan, co masz do wykonania i zacznij od jego realizacji. Tak jak mówiłem, masz ograniczony poziom energii i najgorsze, co możesz zrobić, to marnowanie go z rana na czytanie maili. Daj sobie minimum dwie godziny spokojnej pracy zanim otworzysz swoją pocztę.

Tutaj zasada brzmi tak samo – daj znać swoim współpracownikom, że od np. od 8.00 do 10.00  to twój czas i nie jesteś z mailami na bieżąco.

Produktywność: Daj sobie czas, czyli slow thinking

Kolejny ważny punkt to kwestia myślenia szybko lub wolno. Intuicyjnie pomyślisz, że szybkie myślenie jest pozytywne, a ktoś, kto myśli powoli, jest głupi. Nie jest to takie proste i nie o to w tym chodzi 😊 Myślenie szybkie wiąże się z intuicyjnym postrzeganiem świata i znajdowaniem odpowiedzi w chwilę pomiędzy wzorami jakie już znasz. Gdyby jednak takie myślenie było prawidłowe w każdej sytuacji, to nie dałbyś się nabrać różnym iluzjom optycznym.

Myślenie wolne ma dużo wspólnego z kreatywnością, szukaniem nowych rozwiązań, myśleniem nieszablonowym. To tutaj zbaczasz z utartych ścieżek myślowych pt. nieruchomości nigdy nie tanieją, nikt nie będzie kupować ubrań przez internet czy ludzie nie zapłacą przecież za niezłożone meble. To tutaj dzieją się przełomowe chwile.

Ważne jest jednak, że myślenie wolne wymaga czasu i przestrzeni.  Zarezerwuj sobie duży blok czasowy, być może nie każdego dnia, ale np. 2 razy w tygodniu, w którym będziesz zastanawiał się głębiej nad problemami. To ten sam przykład, który podałem wcześniej z cieknącym naczyniem. Naturalnie problemy w prawdziwym życiu nie są tak oczywiste, bo dawno już byś je rozwiązał, ale właśnie ta zmiana perspektywy z usuwania problemów do usuwania źródeł problemów jest kluczowa.

Ostatnia rada – nawet jeżeli masz duże bloki czasowe, to pamiętaj, że warto dzielić duże tematy na małe sekcje. Jeżeli jakieś zadanie wiąże się z 30 godzinami pracy, to dużo lepsze efekty otrzymasz pracując nad nim przez dwa tygodnie po trzy godziny niż jeśli będziesz walczyć przez 3 dni po 10 godzin. Dlaczego tak się dzieje? Nasza podświadomość pracuje niezależnie od tego czy chcesz czy nie. Dzięki temu im więcej czasu jej dajesz, tym lepsze pomysły ci podsunie. Patrząc na coś następnego dnia zauważysz rzeczy, na które nie zwróciłeś uwagi jeszcze dzień wcześniej.

Produktywność: Umiej odpoczywać

Ludzie pytają mnie jak to jest, że wynoszę tyle ze szkolenia, z którego inni wracają bez znaczących zmian. Mój „wielki głęboko skrywany sekret” polega na tym, że jak jestem na szkoleniu, to jestem na szkoleniu, a nie sprawdzam jeszcze maile, co tam doszło w biurze. Ma to związek z jednym z pierwszych punktów mianowicie byciem zajętym. Serce mi pęka kiedy widzę, jak ludzie na szkoleniu za kilka tysięcy opłaconym przez pracodawcę siedzą jak na szpilkach, ciągle zerkają na komórkę i zajmują się na odległość tzw. „daily business”. Być może chcą pokazać jacy są ważni i zajęci, a prawda jest taka, że nie potrafią odróżniać rzeczy ważnych w danym momencie od nieważnych.

Mógłbym tutaj napisać więcej cierpkich słów, ale przejdźmy lepiej do następnego punktu. Druga sprawa to odpoczynek. Jak pracujesz, to pracuj, ale jak jesteś po pracy to jesteś po pracy. Jeśli nie odpoczniesz wieczorem, to na drugi dzień nie będziesz miał odpowiedniej świeżości i ucierpi na tym twoja produktywność. Weź przykład ze sportowców – oni wiedzą, że przerwy w treningach to nie marnowanie czasu, a część treningu. To jak przerwa na wodę i banana w czasie maratonu. Możesz ją odpuścić i poprawić swój rekord na 10 km, ale chłopie, ty biegniesz maraton, więc twoim celem nie jest przebiec szybko 10 km i stanąć po 25 km. Ty chcesz przebiec długi dystans w najlepszym czasie, a to już całkiem inna strategia!

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!