Każdego roku w każdej przynajmniej średnio zorganizowanej firmie przychodzi czas na wyznaczanie celów na kolejne 12 miesięcy. Zazwyczaj czas ten pokrywa się z początkiem kalendarzowego roku, jednak w niektórych przedsiębiorstwach w związku z przesunięciem roku obrachunkowego ten naturalny rytm może się zmienić i cele wyznaczane są w kwietniu albo na jesień.

Po co w ogóle odbywa się ten biurokratyczny taniec? W wielu firmach po nic, bo cele są formułowane i odkładane na półkę, a po roku patrzy się, co z tego udało się zrealizować. Patrzy się bez bólu na pozycje niezrealizowane, ponieważ większość z nich i tak straciła na znaczeniu dwa, trzy miesiące po ich sformułowaniu i inne tematy grały kluczową rolę. Z drugiej strony dobrze sformułowane cele, które są konsekwentnie mierzone w trakcie i rozliczane na koniec roku, to potężna broń. To gwiazda polarna wskazująca każdemu pracownikowi, co jest ważne, a nad czym ma się nie zastanawiać. Właśnie dlatego, mimo małych szans powodzenia, warto próbować!

Cele SMART

Każdy, kto choć trochę otarł się o teorię zarządzania, słyszał o formułowaniu celów za pomocą metody SMART. To ona miała zapewnić powodzenie realizacji celów w kolejnym roku. Na czym dokładnie polega metoda SMART? Jest to akronim od angielskich słów określających pięć kryteriów, jakie musi spełnić dobrze sformułowany cel.

1. Specific, czyli „po naszemu” konkretny. Cel pod tytułem „Chcę mieć więcej pieniędzy” nie spełnia tego kryterium. Gdyby tak było, dałbym ci złotówkę i byłbyś zadowolony 😊
2. Measurable – mierzalny, tutaj zgadzają się nawet pierwsze litery. W teorii wszystko wydaje się być banalne.
   W naszym przykładzie mierzalny cel to konkretna suma np. 100.000 zł. W praktyce jednak występuje wiele celów, których mierzalność może przysporzyć spory ból głowy. Ma to miejsce w przypadku celów jakościowych takich jak np. poprawa User Experience, jakość obsługi klienta, przywiązanie do marki. Tutaj wyzwaniem jest nie tylko wyznaczenie cechy, która pozwoli określić cel, ale także aktualnego jej poziomu. Jeżeli cecha w przeszłości nie była nigdy mierzona, początkowym celem będzie przede wszystkim określenie punktu wyjściowego. W przeciwnym wypadku, strzelając na oślep, można sformułować cel „Osiągnięcie poziomu 90% satysfakcji klientów” startując z poziomu 93%, co oznacza w praktyce, że celem na ten rok jest pogorszenie zadowolenia osób, które kupiły twój produkt. Do takich kuriozów dochodzi jedynie, jeśli ktoś próbuje iść na skróty.
3. Achievable (osiągalny) – to największa bolączka wielu celów. Ludzie chcą zdobywać góry, a nie potrafią zrobić dwudziestu pompek. Bardzo ważne jest, żeby ocenić punkt startowy i realnie osiągalny cel. Tutaj na pewno potrzebujesz doświadczenia, o ile jesteś w stanie poprawić coś w ciągu nadchodzących dwunastu miesięcy. Jeśli jesteś w firmie dłużej niż rok, to rozlicz skrupulatnie cele za ostatni okres! Popularne powiedzenie mówi, że ludzie przeceniają, co mogą osiągnąć w rok, ale nie doceniają, gdzie mogą dojść w dziesięć lat.
   Teraz pytanie, czy zarobienie 100.000 zł jest w tym momencie realistyczne? Jeśli jesteś teraz na poziomie 80.000 zł to pewnie tak, jeśli zaczynasz od 20.000 zł to jest to zadanie bardziej niż ambitne.
4. Relevant (istotny) – cytując klasyka „oczywista oczywistość”. Jeśli zamierzasz coś osiągnąć, to powinno to być ważne, mieć swoją wagę i zastosowanie w przyszłości. W czasach internetu, globalnej konkurencji i sztucznej inteligencji zajmowanie się rzeczami mało istotnymi jest biznesowym samobójstwem. Jeśli nie jesteś pewny, skonsultuj się ze swoim bezpośrednim przełożonym. Jeśli firma nie prowadzi transparentnej polityki odnośnie celów rocznych, to rozmowa z szefem jest absolutnym „must have”.
5. Time-bound (określony w czasie) – jeden z najważniejszych komponentów. Przypomina mi się tutaj matryca Eisenhowera, która pokazuje, że często ważne rzeczy w życiu nie mają terminu ważności, a te najpilniejsze ultra ważne zadania po pięciu dniach nie mają kompletnego znaczenia. Do kiedy chcesz osiągnąć swój cel? Jest to cel na rok, a może nawet dwa? Być może jest to dopiero „podcel”, który umożliwi ci realizację tego konkretnego i dlatego musi być wykonany w stosunkowo krótkim czasie?

Ostatecznie dobrze sformułowany cel brzmi „Podniosę swoje zarobki z 80.000 zł do 100.000 zł rocznie w ciągu następnych 12 miesięcy (do 30.05.2021).” Po czym poznam, że osiągnąłem ten cel? Przykładowo: Za 12 miesięcy będę mieć umowę o pracę, która gwarantuje mi taki poziom wynagrodzenia w kolejnym roku. Albo: Suma zleceń jakie wykonam w ciągu 12 miesięcy od dzisiaj wyniesie min. 100.000 zł.

Zarobki lub zrzucanie wagi to świetne przykłady, ale też najłatwiejsze. W prawdziwym życiu cele są często dużo trudniejsze do określenia, dlatego to normalne, że czasem jakieś kryterium nie może być spełnione.

Patrząc na te kryteria ciężko się z którymś nie zgodzić. Wszystko zdaje się być logiczne, jednak diabeł tkwi w szczegółach (kolejny już raz 🙂 ). Mówimy teraz o formułowaniu jednego konkretnego celu. Problem polega na tym, że jest on zupełnie nie powiązany z innymi celami. Jeśli sformułujesz 20 realistycznych celów zgodnie z zasadą SMART, to czy jako pakiet w dalszym ciągu są realistyczne i osiągalne? Czy jeden cel nie wyklucza drugiego, albo jego wykonanie nie zużywa zasobów przeznaczonych na inny?

Siatka celów: Cele krytyczne i cele opcjonalne

Mając już pakiet celów na dany rok, bardzo ważne jest zdefiniowanie celów krytycznych i opcjonalnych. Dodatkowo każdy cel powinien być oznaczony odpowiednim priorytetem. Dzięki temu będziesz miał jasność, co jest dla ciebie najważniejsze. Zadaj sobie pytanie: „Gdybyś w tym roku mógł osiągnąć tylko jeden cel z całej twojej listy, co by to było?”. To twój cel „Prio 1”. Powtarzaj pytanie: „A gdybym mógł osiągnąć jeszcze jeden cel, co by to było?” aż w końcu posegregujesz wszystkie cele ze swojej listy. Kolejnym superważnym punktem jest rozpoczęcie od celu numer 1. Intuicyjnie będziesz chciał albo zacząć wszystko na raz, albo zacząć od mniejszych celów, żeby je już odhaczyć i móc skoncentrować się na głównym wyzwaniu. Obie taktyki skazane są z góry na porażkę.

Siatka celów: Realizacja wszystkich celów naraz

Taktyka szarańczy, czyli rozpoczęcia każdego celu po trochę skończy się ugrzęźnięciem w błocie wszystkich z nich i zablokowaniem mocy przerobowych zespołu. W takim stanie szybko skończy się motywacja pracowników do osiągnięcia celów, a ty na koniec oznaczysz wszystkie wyzwania jako „Work in progres” albo po prostu „niezrealizowane”. Zawsze, gdy pomyślisz o takim manewrze, przypomnij sobie o wojnach polskich w XVII wieku. Korona również miała doskonały plan pokonania Szwecji, Rosji i Imperium Osmańskiego, a skończyło się tym, że sto lat później kraju nie było już na mapie! Chyba nie chcesz zniknąć z listy płac niczym Rzeczpospolita Obojga Narodów z krajobrazu XVIII wiecznej Europy 😊

Siatka celów: Realizacja mało istotnych celów

Druga pokusa, jaka może na ciebie czekać, to rozpoczęcie od małych celów „na rozgrzewkę”. Tutaj zasada brzmi: „Rzeczy trwają zawsze dłużej niż początkowo planowano”, dlatego musisz zacząć od razu od rzeczy ważnych, nawet jeśli wiąże się z tym, że inne sprawy będą czekać. Nie jest problemem być zajętym, gdy pracuje się nad czymś ważnym, problemem jest być zajętym pracując nad drobnostkami.

Realistyczne cele kluczem do sukcesu

Kolejnym punktem na mojej liście jest realistyczność celów. Największą pułapką, jaką obserwuję do tej pory jest wyzwanie, że każdy cel z osobna jest realistyczny, ale cały pakiet już nie. Jest to trudna sztuka balansu pomiędzy ambitnymi celami, które faktycznie pchną cię dalej, a pragmatycznym podejściem. Jeśli myślisz już na etapie planowania, że: „Może się udać, jeśli nikt nie będzie chory”, to możesz już zacząć wykreślać niektóre cele. Dodatkowo jeżeli cele są zbyt ambitne już na samym początku, to twoi ludzie będą sparaliżowani samymi tylko oczekiwaniami. Dużo lepsze efekty osiągniesz osiągając jeden – dwa istotne cele niż przeszacowując się i ustalając, że wszystko trzeba wprowadzić na kompletnie nowy poziom w rok. W zależności od momentu, w którym znajdujesz się ze swoim zespołem, może być dużo ważniejsze wypracowanie podstaw, które dopiero pozwolą wam na osiągnięcie spektakularnych rezultatów w przyszłych latach.

Nie planuj zbyt drobiazgowo!

Ten punkt nie dotyczy mnie bezpośrednio, ponieważ mam tendencję do bycia generalistą, jednak są osoby, które lubują się w szczegółach i to one są tutaj szczególnie zagrożone. Istnieje pokusa, aby wpleść w definicje celów sposób ich realizacji tzn. zdefiniować tyle „podcelów”, że oczywistym staje się, w jaki sposób mają one zostać osiągnięte. W pierwszej chwili wydaje się być to świetna opcja, ponieważ każdy etap jest udokumentowany i możesz pokusić się o stwierdzenie w ciągu roku, że realizacja celu jest wykonana w 70%. O ile takie planowanie doskonale sprawdza się na budowie, gdzie wiadomo jest, co trzeba zrobić i nie ma opcji pominięcia jakichś kroków w procesie stawiania budynku, o tyle w korporacyjnej rzeczywistości „wiele dróg prowadzi do celu”. Może się okazać, że początkowy abstrakcyjny plan całkowicie rozmija się z rzeczywistością, ale jest inna możliwość osiągnięcia celu. W tym momencie wszystkie twoje „podcele” świecą się na czerwono jako niewykonane.

Przypominają mi się słowa Wojtka Kowalczyka, który w swojej biografii napisał mniej więcej coś takiego, że nie wierzy, że inni piłkarze celują w jakiś konkretny róg by pokonać bramkarza. Każdy wie, gdzie jest mniej więcej bramka i wali na oślep w kierunku tego prostokąta. Nie mnie oceniać jak dzieje się to w futbolu, ale może to być świetna metafora do tego, co napisałem powyżej. Cel przedstawia jakąś ideę i bardziej chodzi o ściganie tej abstrakcyjnej idei bycia lepszym, niż osiągnięcie poziomu X tego jednego konkretnego wskaźnika.

Definiowanie celów nie tylko góra dół!

Ostatni punkt, jaki przygotowałem na dzisiaj to zwrócenie uwagi, że twoi pracownicy mogą mieć świetne pomysły, co należy usprawnić, aby ułatwić im pracę. Wystarczy, że ich posłuchasz! To przecież oni są na co dzień zajęci działalnością operacyjną, czyli „realną pracą”. Zaangażuj ich w definiowanie celów, słuchaj ich zdania i znajduj kompromisy, co jest faktycznie osiągalne, a co jedynie utopijnym myśleniem. Jeśli ich nie przekonasz do podążania za zdefiniowanymi celami, to na pewno ich nie osiągniesz. To twoi ludzie mogą świętować sukces i ważne jest, aby jego osiągnięcie było dla nich atrakcyjną wizją przyszłości. Możesz także podzielić cele na osobiste i zespołowe. Te zespołowe są narzucane z góry i podporządkowane celom przedsiębiorstwa. Osobiste cele dają więcej swobody i mogą być zorientowane na indywidualne potrzeby pracownika.

Definiowanie celów za pomocą metody SMART jest tylko mikrokrokiem w całym procesie wyznaczania celów rocznych. Najważniejsze jest zachować zdrowy rozsądek i patrzyć na cele jak na cały pakiet, a nie analizować je pojedynczo. Ostatecznie to rozliczenie celów za zeszły rok może być doskonałą lekcją na kolejny. Jeśli masz jasność, co w danym momencie jest ważne, zawsze podejmiesz właściwą decyzję!

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!