Praca w Niemczech: 5 kluczowych dokumentów w czasie rekrutacji

  • Kariera
Praca w Niemczech rekrutacja

Praca w Niemczech i rekrutacja na wolne stanowisko nie różni się co do zasady znacząco od pracy w Polsce. Jednocześnie jest kilka szczegółów, na które warto zwrócić uwagę w czasie rekrutacji. Od jakości i kompletności dokumentów zależy czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną, a to już połowa sukcesu w poszukiwaniu pracy. Dzisiaj zajmiemy się idealną teczką kandydata. Generalnie nie będziecie zaskoczeni obecnością CV czy listu motywacyjnego, ale diabeł tkwi w szczegółach!

W sumie z wieloma rzeczami między Polską i Niemcami jest tak, że 99% wygląda tak samo, ale ten 1%  potrafi nieźle zaskoczyć.

Praca w Niemczech: idealna teczka kandydata

W niemieckich ogłoszeniach o pracę można spotkać się z krótkim zdaniem „kandydaci proszeni są o przesłanie kompletu dokumentów rekrutacyjnych”. Z czego składa się komplet dokumentów:

  1. List motywacyjny (Anschreiben)
  2. Okładka (Deckblatt)
  3. CV (Lebenslauf)
  4. Trzecia strona (Dritteseite)
  5. Załączniki (Anlagen)

Lista wygląda dosyć logicznie. Na razie dosyć tajemniczy może wydawać się punkt 4, ale dojdziemy do tego.

Praca w Niemczech: list motywacyjny

List motywacyjny jest wymagany dużo częściej niż u nas. Jest on pierwszym dokumentem, na który zwraca się uwagę podczas oceny kandydata. Dlatego ważne jest, żeby się przyłożyć do jego napisania. Ma on dosyć sztywną formę, ale od tego co w nim napiszecie zależy w dużej mierze wasze zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Jeszcze jedna informacja dla nielicznej grupy osób dużo piszących: jedna strona A4. To jest standard i nie spotkałem się do tej pory z listem motywacyjnym, który byłby dłuższy.

Wprowadzenie

W tej części podajecie referencje stanowiska, na które aplikujecie oraz jak je znaleźliście. Dokładna nazwa stanowiska, być może numer rekrutacji jeśli był podany, źródło (strona internetowa firmy, ogłoszenie w gazecie etc.). Dodatkowo ważne jest krótkie uzasadnienie, dlaczego dany wakat jest dla was interesujący. Sformułowania pełne ekscytacji “i od razu wiedziałem, że to stanowisko dla mnie!” są na porządku dziennym.

Główna część

W tym miejscu macie możliwość opisania waszych umiejętności i podparcia ich konkretnymi przykładami. Ważne, aby nie powielać informacji z CV. Wykorzystajcie tą sekcję, żeby pokazać trochę waszej osobowości. Być może braliście udział w ciekawym projekcie? Być może prowadziliście już szkolenia wewnętrzne? Albo mieliście okazję pracować w międzynarodowym zespole (nie tylko z nazwy) i używaliście na co dzień obcego języka. Wszystko to warto napisać, żeby pracodawca otrzymał pozytywny obraz waszej osoby.

Odniesienie do przedsiębiorstwa

Poinformowaliście już potencjalnego pracodawcę, o tym dlaczego stanowisko jest dla was interesujące oraz opowiedzieliście o sobie, czas pokazać waszą wartość dla pracodawcy. Co możecie zrobić dla firmy? Dlaczego to właśnie wy powinniście dostać to stanowisko? Ten paragraf opisałbym niczym wujo Sam “Nie pytaj co firma może zrobić dla ciebie, ale co ty możesz zrobić dla niej!”. W tym miejscu wielu kandydatów korzysta również z możliwości poinformowania potencjalnego pracodawcy o swoich oczekiwaniach finansowych. Wynagrodzenie podawane jest w kwocie brutto/rok. W Polsce wynagrodzenia to kontrowersyjny temat, ale to wątek na inny wpis, a w Niemczech jest to popularna praktyka i nikt nie musi mieć z tego powodu oporów.

Zakończenie

Na koniec warto pokazać trochę optymizmu i podsumować wasz list interesującym zdaniem, które przekaże mniej więcej taki sygnał: cieszę się bardzo na możliwość rozmowy na żywo, w której będę mógł przekonać Państwa o moich atutach dla waszego przedsiębiorstwa. Brzmi wspaniale, więc musi się udać!

Podpis

Podpis wymaga trochę gimnastyki, jeśli aplikujemy przez internet. Dlatego, że Niemcy oczekują ręcznego podpisu nawet na elektronicznym dokumencie. Mimo, że jest z tym trochę zachodu (zrobić zdjęcie podpisu, wgrać je na komputer, wkleić do dokumentu) to warto, bo dodaje to profesjonalizmu naszej aplikacji.

Przykład listu motywacyjnego

W sieci pełno jest ciekawych wzorów dlatego podlinkuję tylko kilka propozycji. Więcej przykładów znajdziecie pod nazwą “Anschreiben” w Google.

Praca w Niemczech: okładka

W dzisiejszych czasach, kiedy aplikacje online stały się standardem, okładka straciła swój pierwotny cel. Dawniej, kiedy firmy otrzymywały aplikacje drogą pocztową okładka stanowiła szybki podgląd aplikacji kandydata. Dzisiaj jest dokumentem opcjonalnym. Jeżeli zdecydujecie się ją załączyć zwróćcie uwagę na kilka spraw.

Design

Jako optyczne podsumowanie okładka powinna być po prostu ładna i przejrzysta. Na pewno nie należy przesadzać z ilością ozdobników, a jej oprawa graficzna powinna być spójna z resztą dokumentów.

Zdjęcie kandydata

Nie oceniaj książki po okładce. Kto z was jednak tak robi, niech podniesie rękę… No właśnie. Dlatego zdjęcie musi być:

  • aktualne,
  • dobrej jakości,
  • pokazujące kandydata w pozytywny sposób.

Jeżeli wasze ostatnie zdjęcie do dokumentów było robione do dowodu na 18. urodziny albo jeszcze przez szkolnego fotografa przy okazji zdjęć klasowych, to najwyższy czas zrobić nowe. Dodatkowo dla męskiej części publiczności jeśli w międzyczasie zdarzyło wam się wyłysieć, a na zdjęciu pozujecie z burzą włosów to w najlepszym wypadku wywołacie konsternację na twarzy rekrutera, kiedy porówna swoje oczekiwania ze stanem faktycznym. W najgorszym razie pomyśli, że jesteście zakompleksieni z tego powodu.

Dobra jakość zdjęcia to podstawa. Zdjęcie nie powinno wyglądać jak robione szczoteczką do zębów albo mopem parowym. Nie wstawiajcie też „zdjęcia zdjęcia”. Najlepiej od razu poproście fotografa o cyfrową kopię.

I ostatni punkt, to nie jest żadne zdjęcie paszportowe! Ważny jest sympatyczny wyraz twarzy i uśmiech. Standardem jest, że kandydat na zdjęciu pokazuje zęby (co kraj to obyczaj…).

Podstawowe dane

Na okładce powinny się znaleźć wasze dane kontaktowe, imię i nazwisko, nazwa stanowiska, na które się rekrutujecie oraz spis przesłanych dokumentów.

Przykładowe wzory znajdziecie tutaj. Na stronie dostępnych jest ponad 100 darmowych wariantów okładki.

Praca w Niemczech: CV

Życiorys czyli prawdziwa perła w koronie dokumentów rekrutacyjnych. Dobrze napisany przyciągnie spojrzenie rekruterów i w ciągu minuty skłoni ich do zaproszenia was na rozmowę kwalifikacyjną. Źle napisany może pogrzebać wasze szanse na lepsze jutro! W tej sekcji nie będę wam opisywać jak napisać dobre CV, bo już nie jedna książka o tym powstała. Aby dać wam wartość dodaną skupię się tylko na różnicach pomiędzy oboma krajami.

CV: dane osobowe

W danych osobowych podaje się datę i miejsce urodzenia oraz swoją narodowość. W Polsce nie spotkałem się z podawaniem informacji, że jestem z Polski. W Niemczech taka informacja jest standardem.

CV: zdjęcie kandydata

W Polsce nie lubimy się uśmiechać. W Niemczech trzeba zaprząc mięśnie twarzy do pracy i podnieść kąciki ust. Ba, nawet to nie wystarczy! Normą jest, że kandydat uśmiecha się pokazując zęby.

CV: odwrócona chronologia

Na początku naszego CV skupiamy się na naszym ostatnim stanowisku. Im niżej zjeżdżamy wzrokiem, tym bardziej cofamy się w czasie, aż w końcu dochodzimy do edukacji. W tej sekcji podajemy ostatni etap edukacji zawodowej (studia lub przyuczenie do zawodu) oraz ostatnią szkołę publiczną, do której chodziliśmy.

CV: podpis

Ta kwestia zaskoczyła mnie, kiedy pierwszy raz aplikowałem o pracę. W Niemczech na samym końcu CV znajduje się odręczny podpis kandydata.

CV: referencje

Rzecz opcjonalna, ale nie spotkałem się z nią w Polsce. Mianowicie w CV można wymienić osoby wraz z danymi kontaktowymi, które mogą potwierdzić nasze kompetencje. W związku z tym pamiętajcie, żeby uprzedzić wszystkie osoby, zanim wyślecie swoją pierwszą aplikację!

Przykładowe CV znajdziecie tutaj i tutaj. Pierwsza strona pochodzi od Xing, a na drugiej znajdziecie ponad 100 wzorów przykładowego CV.

Praca w Niemczech: trzecia strona

Trzecia strona jest drugim dokumentem opcjonalnym w tym zestawieniu. O dziwo nie ma ona sztywno zdefiniowanego formatu, ani treści. W praktyce funkcjonują dwa podejścia.

Trzecia strona: skrócony profil kandydata

Skrócony profil kandydata to szybkie podsumowanie naszej osoby. Od klasycznego CV odróżnia go zakres informacji, jakie się w nim pojawiają.

Strona dzieli się na następujące sekcje:

  1. Nagłówek:
    1. dane osobowe,
    2. dane kontaktowe,
    3. aktualne stanowisko,
    4. zdjęcie.
  2. Umiejętności twarde:
    1. wykształcenie,
    2. kluczowe umiejętności,
    3. orientacja zawodowa,
    4. branże w jakich pracowaliśmy do tej pory.
  3. Umiejętności miękkie:
    1. zarządzanie zespołem,
    2. dotychczasowe sukcesy,
    3. budżet i obszary, za które byliśmy odpowiedzialni,
    4. zainteresowania (uwaga! tylko te związane ze stanowiskiem, a nie hobby w czasie wolnym!).

Osobiście uważam, że taki skrócony profil mówi znacznie więcej o kandydacie niż CV. Można tutaj bardzo trafnie podsumować swoje mocne strony albo tematy zawodowe, jakimi się interesujecie. Dla mnie to dziki joker aplikacji!

Trzecia strona: list motywacyjny (Motivationsschreiben)

Druga z popularnych form to list motywacyjny. Zaraz powiecie, że coś cyganię, bo już w pierwszym punkcie pisałem o liście motywacyjnym. Dlatego ważne jest w tym momencie właściwe rozróżnienie pomiędzy Anschreiben, a Motivationsschreiben. Anschreiben jest standardem i jedynie w nielicznych przypadkach nie jest wymagany. Motivationsschreiben z kolei jest ekstra sygnałem dla pracodawcy, że wasza aplikacja ma szczególną misję. Jeżeli chcecie napisać, że od małego marzyliście o pracy dla Ferrari to opiszcie wasze najlepsze młodzieńcze wspomnienia związane z motosportem i tą marką. Być może wasz ojciec pracował w Siemens przez 20 lat i chcecie pójść w jego ślady. Generalna zasada brzmi, że Motivationsschreiben jest dobry na początku kariery. Kiedy rekrutujecie się np. do pierwszej poważnej pracy lub na praktykę studencką. Jeżeli macie już kilka lat doświadczenia i po prostu szukacie pracy to nie potrzebujecie listu motywacyjnego. W szczególności kiedy rekrutujecie się do mało znanego lokalnego przedsiębiorstwa Onkel Johann GmbH. Wtedy taki list motywacyjny nie brzmi wiarygodnie. Sorry!

Praca w Niemczech: załączniki

Ostatni punkt na dziś, ale nie mniej ważny niż pozostałe. Załączniki nie mają określonej formy, co oznacza, że co do zasady może tam wejść wszystko. Co najlepiej załączyć?

  • dyplom ukończenia najwyższego etapu edukacji
  • dyplomy ukończenia kursów specjalistycznych/dodatkowe uprawnienia,
  • świadectwa pracy,
  • potwierdzenie znajomości języków obcych.

Dyplom ukończenia ostatniej szkoły

Tutaj nie ma zaskoczenia. Załączamy dyplom z ostatniego ukończonego etapu edukacji. Jeśli macie wersję angielskojęzyczną to jest ona wystarczająca. W przypadku dyplomów w języku polskim będzie potrzebne niemieckie tłumaczenie.

Dyplomy ukończenia kursów specjalistycznych/dodatkowe uprawnienia

Jeżeli ukończyliście poważne kursy lub zdobyliście poważne certyfikaty to warto dać znać o tym pracodawcy. Jak wypada kandydat z ukończonym certyfikatem ACCA/CFA/Six Sigma/Prince2? Lepiej niż kandydat bez niego! W praktyce załączamy uprawnienia na koparkę i wózek widłowy 😊

Świadectwo pracy

Tutaj małe zaskoczenie. W Polsce świadectwo pracy ma raczej charakter techniczny, czyli opisuje czas trwania stosunku pracy i liczbę dni urlopowych, nieskładkowych, powód rozwiązania stosunku o pracę. W Niemczech świadectwo pracy pełni inną funkcję. Jest ono podsumowaniem i oceną pracy pracownika. W świadectwie pracy znajdują się informacje o tym jakie zadania wykonywał pracownik oraz jak został oceniony przez swojego szefa. Dla niewprawnego gracza wszystkie świadectwa pracy mogą wydawać się takie same, ponieważ są napisane dosyć specyficznym językiem. Cała zabawa polega na znajdowaniu subtelnych różnic.

Przykładowo:

  1. Panu Maliniakowi życzymy dalszych sukcesów na drodze zawodowej.
  2. Panu Maliniakowi życzymy sukcesów na drodze zawodowej.

Oba zdania różnią się jednym słowem. Sformułowanie „dalszych” oznacza, że kandydat odnosił sukcesy w poprzedniej pracy. Co oznacza to dla naszego drugiego Maliniaka? W bardzo subtelny sposób otrzymujemy informację, że do tej pory nie odnosił on sukcesów!

Potwierdzenie znajomości języków obcych

Nie ma co ukrywać, że głównie chodzi tu o znajomość niemieckiego. Oficjalnie uznane certyfikaty jak DSH, DaF lub Goethe Zertifikat są gwarancją dla pracodawcy, że kandydat zna język na tyle dobrze, by móc swobodnie porozumiewać się nim w pracy. Jest to bardzo ważny dokument, ponieważ wbrew pozorom język angielski w Niemczech wcale nie jest wystarczający i o ile nie jesteście światowej sławy neurochirurgiem albo nanoinżynierem to bez znajomości niemieckiego zostaniecie odrzuceni już we wstępnej selekcji.

A jakie są wasze doświadczenia z poszukiwaniem pracy w Niemczech? Kto z was pracował za granicą i jakie dokumenty wymagane są w innych krajach?