Umiejętność prezentacji jest jedną z cech managera, które nie przeszkadzają, a wręcz bardzo ułatwiają codzienne życie. Nie ważne czy chodzi o prezentację w powerpoint czy w ostatnim czasie prowadzoną online. W pracy managera często przyjdzie ci prezentować przeróżne zagadnienia – czy to podsumowanie osiągnięcia celów rocznych, czy przekonanie gremiów firmowych do nowej inicjatywy, która wiąże się z dodatkowym budżetem und, und, und… 😊
W dzisiejszym artykule zajmiemy się prezentowaniem zagadnień na zasadzie piramidy. Jest to dosyć nieintuitywny, ale doskonały sposób przekazywania ważnych i złożonych problemów w sposób szybki i zrozumiały. Wspaniale sprawdza się on zarówno, jeśli musisz posegregować swoją słowną wypowiedź jak i w tradycyjnych prezentacjach z foliami.
Akademicka prezentacja
Niestety często bywa tak, że instytucje odpowiedzialne za coś robią więcej szkody niż pożytku. Tak też jest ze szkołami i uniwersytetami, które w dużej części skupiają się same na sobie zamiast na przygotowaniu ludzi, za których są odpowiedzialne, na prawdziwe życie. Jednym z doskonałych przykładów takiego zachowania jest sposób prezentacji na uniwersytetach. Część z was być może przypomina sobie wszystkie te wykłady, na których przymykało się oko siedząc za filarem w ostatnim rzędzie. Dla tych, którzy nie mieli przyjemności doświadczyć tych pięknych drzemek krótkie streszczenie, jak to wygląda od podszewki.
Typowa prezentacja wygląda mniej więcej tak: „W swoich badaniach przyjęliśmy tezę X. Wybraliśmy grupę badanych, która miała ją potwierdzić lub nie. W czasie badań sprawdzaliśmy następujące parametry X,Y, Z. Wynik pierwszego z nich wahał się w przedziale takim, drugiego takim, a trzeciego takim. Pozwala nam to dojść do wniosku, że pierwotnie założona teza … teraz krótka przerwa na złapanie oddechu niczym na ceremonii przyznania Oskarów… była nieprawdziwa”.
Przyznasz, że od drugiego zdania czekałeś już tylko na wynik. Niestety to jest sposób prezentacji, jaki najczęściej spotyka się na uniwersytetach, a przez to młodzi pracownicy również prezentują tematy w ten sposób .
Prezentacja piramidalna
Kompletnie innym podejściem cechuje się tzw. prezentacja piramidalna. Opisałbym ją prostymi słowami – najpierw strzelasz, a dopiero później zadajesz pytania. Oczywiście jest to pewne uproszczenie jakże skomplikowanej filozofii, ale dosyć dobrze oddaje jej główne założenia. Nie ukrywasz się z główną wiadomością jaką masz do przekazania na ostatnim slajdzie. Nie opowiadasz tysiąca historii, zanim zdecydujesz się powiedzieć o co chodzi.
Przypomnijmy sobie teraz na chwilę historię firmy Exportex, małego, lecz dzielnego przedsiębiorstwa z Podlasia. Krystian, szef działu sprzedaży miał niedługo wygłosić prezentację przed potencjalnym klientem, jakie korzyści może przynieść wzajemna współpraca. Oto jak wyglądały jego przygotowania.
Prezentacja – kto jest twoim odbiorcą
Pierwsze pytanie, jakie musisz sobie zadać, brzmi: kto jest moją publicznością? Czy są to ludzie nastawieni do mojego pomysłu pozytywnie, negatywnie? Może zaskakujesz kogoś twoim tematem i musisz go dopiero poinformować, że istnieje jakiś problem.
Odbiorca na tak!
Pierwszy przypadek to osoba nastawiona pozytywnie do twojego pomysłu. Hej, nie powiem nic odkrywczego, jeśli zdradzę, że nie powinieneś w takim momencie przynudzać. Fakty zostaw dla szachistów. Tutaj liczą się konkretne kroki, decyzje, cele. Co należy zrobić, aby pomysł stał się rzeczywistością? To są faktyczne pytania, z którymi musisz się zmierzyć. Ważne jest, abyś aktywował swoich zwolenników. Nie daj się zbyć słowami, że to świetny pomysł. Pytaj o konkrety i wymagaj namacalnych działań.
Odbiorca na nie!
Z nieba do piekła, czyli od pozytywnego do negatywnego odbiorcy twoich treści. Po pierwsze to absolutnie normalne, że ludzie nie są zachwyceni twoim pomysłem. Okaż im akceptację, pokaż, że rozumiesz ich punkt widzenia, a jednocześnie twoje doświadczenie pokazuje, że… Po drugie bądź realistą. Mam tutaj na myśli faktycznie realne oczekiwania, czyli jeśli ktoś jest na „nie”, to twoim pierwszym celem jest „być może”, a nie „o boże, to najlepsza decyzja mojego życia!”.
Może zabrzmieć to brutalnie, ale jeśli ktoś jest nastawiony przeciwko twojemu pomysłowi, albo co gorsza, przeciwko tobie, to w niewielki sposób interesuje go twoja opinia. Przypomina mi się tutaj Ferdek Kiepski, który mówi „bardzo Panu dziękuję za tę garść bezcennych informacji…”. Resztę cytatu już chyba znacie. Dlatego sformułowania „uważam, że” zostaw w kieszeni.
Odbiorca na być może!
Nastawienie na „być może” może mieć różne przyczyny. Jeśli niezdecydowanie wynika z niedoinformowania to ważne, abyś zadawał pytania – czyli pokazał, gdzie brakuje wiedzy – i odpowiadał na ewentualne pytania, które się pojawią. Drugą kategorią niezdecydowanych są ludzie, którzy „nie mają problemu, o którym mówisz”. To do nich musisz strzelać konkretnymi przykładami. Nie teoretyzuj, nie powołuj się na abstrakcyjne sytuacje. Ostatni typ publiki to ludzie niezdecydowani, ponieważ potrzebują pewne rzeczy przemyśleć. Dla nich ważne jest kilka mocnych punktów, a nie tysiące przykładów. Nie „przegadaj” swojej prezentacji.
W przypadku Krystiana byli to ludzie chętni do robienia biznesu, dlatego fokus leżał na zmobilizowaniu ich do akcji.
Prezentacja – cel i główne przesłanie
Kolejnym ważnym punktem na twojej liście jest zdefiniowanie celu prezentacji i dopasowanie do niego głównego przesłania. Jeżeli publiczność jest na tak, to twoim celem jest mobilizacja, wywołanie presji czasu na podjęcie pierwszych decyzji oraz rozlokowanie zadań do wykonania. W przypadku niedoinformowanych przekazanie informacji i przekonanie ich, aby przy kolejnym spotkaniu byli na tak. Jeśli ktoś jest na nie, to chcesz mu pokazać obiektywne fakty, które świadczą na korzyść twojego pomysłu i sprawić by zawahał się w swojej obecnej opinii.
Teraz możesz przejść do tworzenia twojego powerpoint’a. Jeśli tak jak ja nie masz drygu do design’u, to polecam ściągnięcie jakichś darmowych szablonów, które dodadzą profesjonalizmu twojemu projektowi. Darmowe szablony można znaleźć przykładowo tutaj. Jeśli ktoś dysponuje budżetem, to płatne szablony oferują olbrzymie możliwości w często niewielkiej cenie.
Prezentacja – złota struktura piramidy
Czas na złotą strukturę piramidy. Jej początek tak naprawdę sprowadza się do 4 punktów. Najlepsze jest to, że z tej struktury możesz korzystać za każdym razem niezależnie od tego, czy tylko mówisz czy prezentujesz coś w na ekranie. Po pierwsze obiektywny opis sytuacji. Nie wartościujesz tutaj niczego, nie wyrażasz opinii, a jedynie opisujesz, co się aktualnie dzieje.
Drugi krok to pokazanie problemu i jego negatywnych skutków – tutaj łapiesz ludzi na taką logiczną strukturę, że skoro opis sytuacji jest obiektywny i prawdziwy, to argument czy wniosek z niego wynikający też jest prawdziwy. To takie podprogowe działanie, które w czasie grupowej dynamiki może skierować dyskusję na właściwe dla ciebie tory.
Trzeci punkt to prostu pytanie, co można z tym zrobić i o dziwo, masz już przygotowaną odpowiedź, czyli twój główny „message” sformułowałeś wcześniej.
Krystian przygotował następujący wstęp do swojej prezentacji sprzedażowej:
„Na rynku obecnie panuje niepewność związana z aktualną sytuacją. W związku z tym ludzie nie wychodzą tak często z domu jak dotychczas. Powoduje to spadek frekwencji w lokalach handlowych, a to negatywnie wpływa na sprzedaż. W Państwa przypadku ma to szczególne znaczenie, ponieważ większość filii Państwa firmy znajduje się w centrach handlowych. Jeśli sytuacja utrzyma się do końca roku, to wygenerują Państwo stratę w wysokości kilku milionów złotych. W związku z tym powstaje pytanie, jak mogą Państwo w krótkim czasie zdywersyfikować kanały dystrybucji tak, aby klienci kupowali Państwa produkty bez wychodzenia z domu. I tutaj pojawia się rozwiązanie X, które oferuje nasza firma.”
Tak mniej więcej to wyglądało, bez zdradzania tajemnicy handlowej 😉
Prezentacja – liczą się argumenty
Kiedy wypowiedziałeś już swoje przesłanie to czas na argumenty, które potwierdzą jego sensowność. Tutaj jest kilka kryteriów, które muszą być spełnione, aby twój odbiorca mógł komfortowo słuchać wszystkiego, co masz mu do powiedzenia.
Argumenty muszą być tego samego rodzaju tzn. podobna treść, budowa i forma. Każdy argument powinien być od siebie niezależny tzn. wystąpienie jednego nie wyklucza drugiego. Inaczej powstanie logiczny zgrzyt. Nie obejdzie się też bez celności. To muszą być tzw. ciosy w punkt, pozostając przy bokserskiej nomenklaturze (na tekst o sile metafor zapraszam tutaj). Argumenty powinny też wyczerpywać temat i nie zostawiać poczucia, że ujawniono tylko pół prawdy.
Dla optymalnego odbioru twojej prezentacji ważna jest też kolejność podawanych argumentów. Zaczynasz od twojej najmocniejszej karty i to ona ląduje jako pierwsza na stole. Jako drugi argument leci najsłabsze, co masz w garści. Tutaj może nastąpić pewne zdziwienie, bo może oczekiwałeś liniowej kolejności malejącej.
Dlaczego jako drugi argument leci twój najsłabszy kaliber? Słuchacze będą emocjonalnie zajęci pierwszą bombą, którą na nich puściłeś i w tym czasie pomimo, że słuchają, to nie słyszą kolejnego argumentu. W związku z tym dajesz im coś, co możesz spalić i czego nie będzie ci szkoda. I dopiero teraz przyszła pora na kolejny mocny cios.
Do każdego argumentu podajesz kilka „dowodów” na jego prawdziwość. Podsumowując to, co padło do tej pory, to właściwa kolejność wygląda następująco: wstęp, argument nr 1, dowody do argumentu nr 1, argument nr 2, dowody do argumentu 2, argument nr 3, dowody do wypowiedzianego argumentu i tak w nieskończoność lub maksymalnie 5 argumentów. Twoja prezentacja musi być jednak zwarta i treściwa, a nie trwać 7 godzin.
Zakończenie prezentacji
Sposób w jaki kończysz prezentację zależy od celu, jaki obrałeś sobie na początku. W każdym scenariuszu powtarzasz swoje główne przesłanie, tak aby wręcz zostawiło niezmywalny grawer w pamięci twoich słuchaczy. W przypadku osób „na tak” przechodzisz do omówienia nadchodzących „to-dos”. Jeśli prezentacja miała na celu poinformowanie twoich słuchaczy o danej sytuacji, to jest to idealny moment na rundę pytań i odpowiedzi. Dla sceptyków podkreślenie drzemiącego potencjału może być momentem, w którym zaczną się zastanawiać i przejdą z „nie” w „być może”.
Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!
