Jak pisać zrozumiale? To pytanie nabiera na znaczeniu w zależności im dłuższy tekst przyjdzie nam sformułować. Wiele osób preferuje spotkania face to face w postaci różnych konferencji czy meetingów, jednak słowo pisane bynajmniej nie umiera. Po ważnym spotkaniu dobrze jest napisać protokół, co zostało ustalone tak, aby po roku czy dwóch nie ustalać wszystkiego od nowa. Dodatkowo w jednym z poprzednich artykułów (link tutaj) pisałem o 6 sygnałach, gdy warto zamienić spotkanie na email. Tutaj też co do zasady ten email będzie dłuższy niż krótkie dwa, trzy zdania. Dlatego umiejętność pisania ze zrozumieniem jest jednym z kluczowych składników w naszej codziennej pracy.

Dlaczego warto pisać zrozumiale?

Pierwszym argumentem, który przychodzi mi na myśl jest wspomnienie pewnej delegacji, w której wziąłem udział razem z jednym pracownikiem z mojego działu. Dostał on ode mnie zadanie napisania krótkiego podsumowania, co działo się na konferencji. Moją wizją była agenda rozszerzona o kluczowe tematy, nie oczekiwałem nawet pełnych zdań, tylko zwięzłych haseł o czym był dany punkt dnia. Dwa dni później na moim biurku znalazła się „rozprawka” jak za szkolnych czasów. Łzy, rozpacz i niezrozumienie w czym tkwi problem – tak opisałbym to co stało się później, gdy bez czytania odesłałem sprawozdanie do poprawy. Jednak problem istnieje znacznie dłużej niż tylko kilka ostatnich lat.

Tematem pisania zrozumiałych tekstów zajmowali się niemieccy psychologowie już w latach 70-tych ubiegłego wieku. Doszli oni do porażających wniosków, że w zależności od tego, czy tekst był napisany zrozumiale czy bełkotliwie, różnica w poziomie jego zrozumienia była diametralna. Do badań wzięto 2 grupy testowe. Jedna grupa składała się z osób, które miały maturę a druga z osób bez matury. Jeżeli tekst został napisany zrozumiale to obie grupy zrozumiały z niego więcej niż z tekstu napisanego w sposób skomplikowany. Jednak to co szokuje najbardziej to fakt, że ten sam tekst napisany w formie przyjaznej czytelnikowi był zrozumiany przez grupę bez matury tak samo dobrze, jak tekst przed poprawkami przez ludzi z maturą.

W czasie badań psychologowie Tausch, Langer i Schulz von Thun sformułowali 4 kryteria, według których teksty powinny być pisane, aby były maksymalnie zrozumiałe dla każdego odbiorcy. I co was zaskoczy, nie były to te same kryteria, jakich używali pracownicy administracji państwowej pisząc pisma urzędowe 😊 Tak oto powstała Hamburska koncepcja lepszego porozumienia.

Jako cztery najważniejsze kryteria wyodrębniono:

• prostotę wypowiedzi
• podział i porządek
• zwięzłość wypowiedzi
• stymulujące dodatki

Prostota wypowiedzi

W sumie nie jestem nigdy pewny, czym jest powodowana skłonność do komplikowania swoich wypowiedzi. Moim pierwszym podejrzeniem jest zawsze brak pewności siebie (dla chcących nad tym popracować polecam artykuł pod tym linkiem). Być może osoby takie fantazjują, że jeżeli będą mówić prostym językiem to zostaną uznane za mniej mądre lub ich wiedza, którą tak sumiennie zbierali, zostanie uznana za łatwą do zdobycia i stracą podziw i szacunek u innych. Niemniej jednak postulat prostoty wypowiedzi stanął na pierwszym miejscu kryteriów zrozumiałości.

Język pisany powinien być prosty i zbliżony w swojej formie do języka mówionego. Zamiast „wysublimowanych”, czyli rzadko używanych i wyrafinowanych pojęć należy korzystać z ich „normalnych” odpowiedników. Dodatkowo jeżeli jakieś pojęcie jest nieuniknione w użyciu należy wyjaśnić jego znaczenie, aby mieć pewność, że każdy czytelnik wie o co chodzi.

Podział i porządek

Drugim postulatem zrozumiałości tekstów jest podział i porządek. Tutaj ważna jest optyczna struktura tekstu tzn. podział na podtytuły, śródtytuły i paragrafy. Jeżeli wymieniacie wiele krótkich argumentów lub przykładów to warto użyć do tego listy zamiast ciągłego tekstu.

Druga kwestia to porządek, czyli logiczny przebieg zdarzeń w tekście. Warto zadać sobie trud i zastanowić się czy kolejność w jakiej piszemy, ma sens i czy informacje pojawiają się we właściwej kolejności. Jeżeli powołujecie się na argument, który zostanie wyjaśniony dopiero za dwa paragrafy, to coś tutaj nie gra.

Zwięzłość wypowiedzi

Teksty nie powinny być rozwlekłe i pisane tylko po to, aby miały dużo stron. Tutaj świetnym przykładem jest Tony Robbins, który lubi poświęcić 20 stron na opis zjawiska, które nie wymaga więcej niż 10% z tego co napisał. Mimo tego jest jednym z najlepiej sprzedających się autorów książek o psychologii, ale tobie odradzam podążanie tą ścieżką. Każdy śmiałek, który nie skorzystał ze streszczenia książki „Nad Niemnem” może potwierdzić, jak „ekscytujące bywają” opisy wschodnioeuropejskiej przyrody.

Według zaleceń każde zdanie powinno składać się z 9 do 13 słów. Taka długość zdań nadaje odpowiednią dynamikę, dzięki której łatwiej zrozumieć tekst.

Stymulujące dodatki

Pod trochę tajemniczą nazwą „stymulujące dodatki” kryje się dosyć prosta kwestia. Chodzi o wywołanie w czytelniku emocji, dzięki czemu nie będzie on czytał jedynie suchych faktów, tylko użyje także swojej wyobraźni. Jak osiągnąć taki efekt?

Lista możliwości jest spora:

• barwne przykłady
• metafory
• opowieść o własnych doświadczeniach
• cytaty
• obrazki czy infografiki

Matrix oceny tekstu

Matryca oceny zrozumiałości jest prostym narzędziem, które pozwoli ci szybko zidentyfikować możliwe problemy z twoim tekstem lub potencjały do poprawy.

Każdy element oceniasz w skali:

• „- -„ – niezrozumiałe
• „-„ – jeszcze niezrozumiałe
• „0” – strefa szarości
• „+” – już zrozumiałe
• „++” – elegancko

Tutaj dla przykładu jak osobiście oceniłbym mój dzisiejszy artykuł:

Nie każdy element tekstu dasz radę wyciągnąć na „elegancko”, jednak dwie pierwsze oceny to definitywnie miejsca, gdzie musisz jeszcze popracować nad tekstem.

Jestem ciekaw, czy wy otrzymujecie maile, po przeczytaniu których wiecie jeszcze mniej niż przed. Dajcie mi znać w komentarzu, co jest dla was najważniejszym czynnikiem, który wpływa na zrozumienie słowa pisanego.