Pożegnalny e-mail w pracy zyskał w ostatnim czasie na znaczeniu. Przeniesienie pracy do domu i ograniczenie maksymalnej liczby osób w biurze sprawiło, że tradycyjne pożegnania z ciastem i kawą w roli głównej nie mają zastosowania. Osoby, które postanowiły zmienić pracę, stoją więc przed wyzwaniem, jak powiedzieć pozostałym kolegom o tym w odpowiedni sposób.

Pożegnalny e-mail w pracy: Po co warto?

Oczywiście na wstępie należy zaznaczyć, że e-mail to narzędzie do kontaktu z osobami, z którymi nie mieliście okazji porozmawiać o waszej zmianie osobiście. W przypadku bezpośrednich przełożonych czy podwładnych należy oczywiście szukać bezpośredniego kontaktu odpowiednio wcześniej. Są to oczywistości, ale doświadczenie pokazuje, że i oczywistości mogą być zwodnicze.

Dlaczego warto więc pisać pożegnalny e-mail? Po pierwsze przepływ informacji. Nie każdy mógł usłyszeć o twoim odejściu i taka informacja oszczędzi mu wysyłania czy czekania na twoje odpowiedzi, które już nigdy nie nadejdą. Po drugie jest to dla ciebie pewien mentalny koniec. Rytuały pożegnalne są bardzo ważne, ponieważ pozwalają naszej psychice zamknąć jeden rozdział i przygotować się na drugi z poczuciem, że nie ma żadnych niedopowiedzianych kwestii z przeszłości. Po trzecie e-mail pożegnalny piszesz dla swojej opinii, która zostanie po tobie po opuszczeniu firmy. Opuszczając firmę bez pożegnania, możesz sugerować tryb ucieczki. Wysyłając wiadomość, stawiasz się zawsze w pozycji osoby na siedzeniu kierowcy, a nie pasażera.

Pożegnalny e-mail w pracy: Czego unikać

Pożegnania mogą być bardzo emocjonalne. Jednocześnie w trakcie pisania pożegnalnego maila warto unikać zbyt dużych słów i nadmiernego patosu. Osoby, które przepracowały w danej firmie 15 – 20 lat, czują się z nią bardzo związane, przez co e-maile mają skłonność do dużej emocjonalności. Należy sobie zadać pytanie, czy dla odbiorcy twojej wiadomości jest to moment równie emocjonalny jak dla ciebie.

Drugą pokusą jest chęć wygarnięcia wszystkim, co o nich myślisz. To przecież twój ostatni dzień w pracy i nareszcie masz możliwość bez żadnych konsekwencji powiedzieć, co myślisz o tym czy tamtym, czy jak bardzo jesteś rozczarowany polityką firmy. Być może twoje odejście nie zostało zainicjowane przez ciebie i chciałbyś podzielić się swoją historią z resztą załogi. Emocje to bardzo zły doradca, co należy robić.

Czy twoje zachowanie pozostaje naprawdę bez konsekwencji? Po pierwsze wpływa na twoją opinię w byłym miejscu pracy. Po drugie, strony takie jak LinkedIn pozwalają na udzielanie rekomendacji czy potwierdzanie umiejętności innych. W takim przypadku trudno liczyć na byłych kolegów z pracy. No i nigdy nie wiesz, kiedy i w jakim kontekście spotkasz kogoś z byłej pracy. Być może za rok będziecie znowu pracować razem?

W Niemczech istnieją tzw. świadectwa pracy, które być może i w Polsce znajdą swoje zastosowanie. Warto zwrócić uwagę na potencjalną zbieżność pojęć. Polskie świadectwa pracy nie mówią nic o wynikach pracownika i jego zadaniach. W przypadku niemieckich świadectw pracy jest to opis obowiązków pracownika połączony z oceną wykonywanej pracy. Prawdopodobnie takie świadectwa przyjmą się u nas już tylko w formie elektronicznej, a nie papierowej, ale jednak. Podobnie było z czekami płatniczymi. Polska była na początku lat 90. tak zacofana, że od razu przeskoczyła z gotówki do plastikowych kart płatniczych, pomijając etap pośredni papierowych czeków.

Pożegnalny e-mail w pracy: Kiedy wysłać?

Kiedy jest dobry czas na napisanie pożegnalnego maila? Istnieją dwie szkoły. Jedna z nich mówi, że warto zrobić to już kilka tygodni wcześniej, wskazując na ostatni dzień pracy i informując o następcy. Metoda ta ma również zaletę, że daje odbiorcom twojej wiadomości szanse na ustosunkowanie się do niej, a ty odczytasz przychodzące jeszcze maile. Małą wadą tego podejścia jest dziwny czas pomiędzy tym, kiedy już wiadomo, że odchodzisz, a przychodzisz dalej do pracy. Druga szkoła mówi o tym, żeby wysłać mail ostatniego dnia w pracy, zostawiając do siebie namiary. Zaletą tego podejścia jest bezpośredniość maila i jego skutków. Kto go przeczyta, ten wie, że od jutra nie może na ciebie liczyć.

Pożegnalny e-mail w pracy: Temat

W przypadku tematu pożegnalnego maila sprawdzi się kilka sprawdzonych opcji, które pozwolą drugiej stronie od razu rozszyfrować, że chodzi o twoje odejście z pracy.

• Nadszedł czas pożegnania
• Czas na kolejny krok
• Time to say goodbye
• Wszystkiego dobrego i do zobaczenia
• Trzymajcie się i do zobaczenia!

Pożegnalny e-mail w pracy: Właściwa treść

Co należy zawrzeć w swojej ostatniej wiadomości do kolegów z pracy? Po pierwsze podziękowanie za współpracę i wspólne lata w dziale/firmie. Po drugie warto dać na siebie namiary, gdyby ktoś chciał pozostać z tobą w kontakcie. W dzisiejszych czasach wystarczą linki do oficjalnych profili w zawodowych mediach społecznościowych. Ważną informacją, jaka powinna znaleźć się w wiadomości, jest kwestia waszego następcy. Jeżeli twój sukcesor jest już znany, podaj namiary na niego. Jeżeli osoba ta jeszcze nie została wybrana, poproś o kontakt z twoim bezpośrednim przełożonym. Jeżeli wysyłasz e-mail z wyprzedzeniem, podaj dokładną datę twojego ostatniego dnia w pracy.

Ostatnim punktem, który może się pojawić, chociaż ja nie jestem fanem tego typu ozdobników, jest jakiś ciekawy cytat.

Pożegnalny e-mail w pracy: Jak wybrać właściwych kolegów

Skoro mamy już treść, warto poświęcić jeszcze chwilę na adresatów, do których pożegnalny mail ma trafić. Należy wziąć pod uwagę na tyle szeroką grupę osób, aby wszystkie istotne dla nas działy zostały uwzględnione, a jednocześnie powinniśmy być na tyle oszczędni, żeby osoby, do których trafi twoja wiadomość, poczuły się osobiście wyróżnione. Unikaj ogólnych list mailingowych typu „Biuro-Kraków”. W takim przypadku twoja wiadomość trafi również do osób, dla których jesteś kompletnie anonimowy, a naprawdę ważni adresaci nie poczują się wyróżnieni.

Pożegnalny e-mail w pracy: Wzór do kolegów z pracy

Drodzy koleżanki i koledzy,

Każde nowe wyzwanie jest bramą do nowych doświadczeń. Krótko mówiąc, dzisiejszy dzień jest moim ostatnim dniem pracy.

Nie jest mi łatwo się pożegnać. Patrzę wstecz na wspólne godziny, dni, lata i projekty, które dały mi wiele wspaniałych doświadczeń i mnóstwo energii. Ten czas pozostawił po sobie wiele pozytywnych śladów i za to chciałbym Wam dziś podziękować.

Będzie mi bardzo miło, jeśli pozostaniemy w kontakcie. W związku z tym poniżej przesyłam link do mojego profilu na LinkedIn.

Od jutra moje obowiązki przejmie XXX, który/-a w ostatnich tygodniach został/-a przeze mnie wprowadzony/-a w moje obowiązki.

Z najlepszymi życzeniami na przyszłość
XY

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!