Analiza SWOT to popularne narzędzie do zbierania i segregowania myśli w czterech obszarach, a sama nazwa SWOT powstała jako akronim angielskich wyrazów:

• Mocne strony (Strength)
• Słabe strony (Weakness)
• Szanse (Opportunity)
• Zagrożenia (Threat)

Analiza SWOT jest wykorzystywana na wiele sposobów – od analizy całego przedsiębiorstwa po analizę indywidualną jednej osoby. Dziś zajmiemy się sytuacją „pomiędzy”, czyli przeprowadzeniem analizy dla zespołu lub działu, w którym pracujesz. Jeżeli aktualnie jesteś na etapie poszukiwania lub zastanawiania się nad zmianą pracy (polecam zajrzeć tutaj Jak znaleźć pracę marzeń) to świetnym pomysłem będzie przeprowadzenie indywidualnej analizy SWOT. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, to polecam artykuł Katarzyny (link), w którym znajdziesz odpowiednie pytania na start. Odpowiedź na nie będzie ważnym punktem przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej z przyszłym pracodawcą.

Ważne, abyś jako początkujący manager znał i wykorzystywał to sprytne narzędzie jakim jest analiza SWOT. Dzisiejszy artykuł należy do serii 100dni, czyli artykułów, które są szczególnie ważne dla osób rozpoczynających swoją przygodę z zarządzaniem ludźmi. Dotychczasowe artykuły to Awans zawodowy na trzy sposoby, Jak uniknąć 10 błędów początkującego managera? oraz 5 rzeczy do zrobienia przed zostaniem szefem.

Dzisiaj przeniesiemy się do dobrze znanej nam firmy Exportex z Podlasia. Szef działu sprzedaży, Krystian, który pracuje w firmie od trzech miesięcy postanowił wykonać analizę SWOT, aby lepiej poznać swój zespół. Jego celem było sprawdzenie, jak dobrze przygotowani są jego ludzie na zapowiadaną w drugiej połowie roku ekspansję do krajów afrykańskich.

Kiedy jest właściwy moment na analizę SWOT?

W zależności od tego czy awansowałeś wewnętrznie czy przychodzisz z zewnątrz twoja wiedza na temat zespołu jest kompletnie inna. W przypadku awansu wewnętrznego już w pierwszych dniach twojej pracy jako manager jesteś w stanie dokonać dokładnej analizy we wszystkich wymienionych obszarach. Jeżeli przychodzisz do działu z zewnątrz to przed opracowaniem takiej analizy powinieneś dać sobie co najmniej kilka tygodni na obserwację twoich ludzi. Dzięki temu już po około 3 miesiącach będziesz w stanie całkiem dobrze ocenić co najmniej mocne i słabe strony swojego zespołu oraz poszczególnych pracowników. W obu przypadkach daj sobie odpowiednio dużo czasu na opracowanie analizy. Wiele punktów nie przyjdzie ci od razu do głowy, tylko będzie wpadać w oko w codziennych sytuacjach.

Krystian pracował wcześniej w konkurencyjnej firmie na Lubelszczyźnie. Przyszedł do Exportexu bez znajomości firmy, ale za to z bardzo dobrą znajomością biznesu i sprzedaży. Przez to mógł wyczuć nosem dobrego sprzedawcę już po trzech sekundach. Dzięki doświadczeniu w branży i znajomości swojego fachu już po kilku miesiącach mógł dokonać trafnej analizy SWOT.

Mocne strony (Strength)

Mocne strony zespołu to cechy lub czynniki, które sprawiają, że twój team jest lepszy od pozostałych działów w przedsiębiorstwie. Jeśli masz doświadczenie w pracy z podobnymi zespołami w innych firmach możesz je wykorzystać i analizować mocne strony również na tle „konkurencji”, czyli porównywalnych zespołów w innych zakładach. Przykładem mocnych stron mogą być lepiej wykształceni pracownicy, efektywniejsze narzędzia lub metody pracy, czy niska fluktuacja w zespole i sporo doświadczonych ludzi.

Pomocne pytania:

• Co dobrze działało w przeszłości?
• Jakie przyczyny stały za dotychczasowymi sukcesami?
• Z czego zespół może być dumny?
• Co potrafi twój team lepiej niż inne?

Jako mocne strony swojego zespołu sprzedażowego Krystian zapisał wysoką skuteczność zamykania transakcji oraz świetną znajomość rynku północnoafrykańskiego ze szczególnym uwzględnieniem Maroka oraz Tunezji.

Słabe strony (Weakness)

Tutaj wielkiego zaskoczenia nie będzie tzn. słabe strony są odwrotnością mocnych stron. Wystarczy zanegować poprzedni paragraf, aby otrzymać idealny opis. W jakich obszarach twój zespół jest poniżej znanej ci średniej lub twoich oczekiwań. Przykładowe słabe strony zespołu to brak równowagi między nowymi i doświadczonymi pracownikami, mało efektywne narzędzia i metody pracy lub brak budżetu na szkolenia i wynikający z tego niski poziom wiedzy specjalistycznej wśród pracowników.

Pomocne pytania:

• Gdzie zespół ma braki?
• Co w ostatnich latach było przyczyną braku znaczących sukcesów?
• Jakie procesy muszą zostać zmienione w pierwszej kolejności?
• W porównaniu z resztą firmy, w jakich obszarach twój zespół odstaje na minus?

Wśród słabych stron na liście znalazła się współpraca z afrykańskimi przedstawicielstwami, które formalnie podlegały Krystianowi, jednak ze względu na odległość i różnice kulturowe rządziły się swoimi własnymi prawami. Drugim ważnym punktem na liście była niechęć do przejęcia odpowiedzialności przez pracowników. Poprzedni szef preferował autorytarny styl zarządzania ludźmi, przez co członkowie zespołu odzwyczaili się od brania odpowiedzialności na swoje barki i podejmowania odważnych decyzji. Dodatkowo jeden ze sprzedawców odpowiadał za 40% sprzedaży. Jego niekontrolowane odejście mogłoby zagrozić istnieniu nie tylko zespołu, ale także całej firmy.

Szanse (Opportunity)

Jakie czynniki i zmiany w najbliższym otoczeniu mogą mieć pozytywny wpływ na sytuację w zespole? Przy analizie szans musisz zachować odpowiednią perspektywę tzn. nie analizować szeroko rozumianego rynku, tylko bezpośrednie otoczenie twojego zespołu. Oczywiście zmiany na rynku doprowadzą do zmian w przedsiębiorstwie, a te uderzą w twój zespół jednak wychodząc za daleko, twoja analiza rozmydli się do czynników, na które nie masz wpływu i nie pomoże ci ona w opracowaniu strategii rozwoju dla twojego zespołu. Przykładem pozytywnych zmian w firmie może być wprowadzenie programu dla stażystów w celu uzupełnienia sezonowych braków kadrowych lub wprowadzenie zarządzania talentami, aby zmniejszyć rotację pracowników. Pozytywne zmiany mogą również dotyczyć nowej infrastruktury IT lub przeniesienia siedziby firmy.

Największą szansą jaka stoi przed zespołem jest bardzo intensywny rozwój centralnej części kontynentu, który wymaga m. in. dużej ilości produktów jakimi handluje nasza firma z Podlasia. W zeszłym roku nawiązano kontakt z pierwszymi potencjalnymi klientami, a konkretne rozmowy o współpracy będą miały miejsce w pierwszym kwartale nowego roku.

Zagrożenia (Threat)

Tutaj podobnie jak w przypadku słabych stron możesz znaleźć wiele analogii do szans. W pewnym stopniu można uznać, że każda zmiana niesie ze sobą ryzyko i szansę jednocześnie. To co ostatecznie uznajemy jako szansę lub ryzyko, to elementy, które przeważają, czyli zmiana, która niesie ze sobą więcej szans niż ryzyka, będzie oceniana jako szansa, a zmiana, w której to ryzyko jest większe niż szanse będzie uznana za zagrożenie. Przykładowym zagrożeniem może być oczekiwana restrukturyzacja w firmie, fuzja z innym przedsiębiorstwem lub zmiana profilu zespołu, któremu brakuje kompetencji do realizacji nowych zadań. Aby otrzymać kilka dodatkowych przykładów, wystarczy, że spojrzysz na przykładowe szanse oczami pesymisty: nowe systemy IT mogą być nieszczelne i pełne błędów, a nowa siedziba sprawi, że wielu pracowników uzna dojazd do pracy za nieopłacalny i złoży wypowiedzenie.

Jako zagrożenie Krystian zidentyfikował niestabilność całego rynku w Afryce. Ostatni rok przyniósł nie tylko dynamiczny rozwój poszczególnych krajów, ale również wzrost napięć w regionie. Zagrożenie konfliktem zbrojnym jest najwyższe od lat, co może bardzo szybko zamienić w pył wszystkie plany o ekspansji, jakie przygotował.

Matrix SWOT – przestawienie wyników analizy

Klasyczne przedstawienie wyników analizy SWOT wygląda następująco:

Powyższy sposób przedstawienia wyników jest poprawny. Aby jednak mieć dobrą pozycję wyjściową do pracy nad strategiami polecam lekką reorganizację tabeli do następującej formy:

Dla przećwiczenia budowania strategii zastanów się jak wykorzystałbyś powyższe informacje, gdybyś był na miejscu Krystiana.

Strategia: Rozbuduj!

Masz tutaj do czynienia z następującym pytaniem: „Jak możesz wykorzystać mocne strony swoich ludzi, aby wykorzystać nadarzające się szanse?”. Przykład: twój zespół jest odpowiedzialny za rozwój produktu, który świetnie się sprzedaje. Masz do dyspozycji świetną wiedzę ekspercką oraz szansę na wprowadzenie nowego produktu na pozytywnie nastawiony rynek.

Ważne pytania:

• Które z mocnych stron mogą być pomocne, aby wykorzystać nadarzające się szanse?
• Jak mocne punkty mogą wpłynąć na zwiększenie prawdopodobieństwa sukcesu?
• Którzy pracownicy i w jaki sposób są kluczowi do wykorzystania nadchodzących możliwości?

Strategia: Nadrób zaległości!

W tym kwadracie pozytywne zmiany nie mogą być w pełni wykorzystane ze względu na słabości zespołu. Przykładem może być dział marketingu, który otrzymał nowe narzędzie do analiz kampanii reklamowych, ale nie posiada wiedzy, która umożliwia maksymalizację wartości dodanej.

• Które ze słabych stron niosą ze sobą szanse?
• Jak możesz zmienić słabości w silne punkty?
• Które ze słabych stron muszą zostać wzmocnione jako pierwsze?

Strategia: Zabezpiecz!

W tym przypadku posiadasz zasoby pozwalające na „atak wyprzedzający”. Mam na myśli mocne strony, które pozwolą ci zabezpieczyć twój team przed ryzykiem. Jeden z czołowych członków zespołu poinformował cię, że chciałby rozwijać się poza strukturami obecnej firmy. Pomimo ogromnej straty personalnej zespół przez lata wypracował świetny system dokumentacji procesów, który zabezpiecza dział przez utratą know-how.

• Jakie ryzyko może zostać zabezpieczone przez mocne strony?
• Jak zalety mogą nie dopuścić do zmaterializowania się potencjalnego zagrożenia?
• Jakie obszary lub zadania muszą zostać zabezpieczone?

Strategia: Unikaj!

Tutaj faktycznie sytuacja nie wygląda optymistycznie. Nie dość, że nie masz w ręku mocnych kart, jeszcze potencjalne ryzyko czai się tuż za rogiem. Za przykład weźmy dział finansowy w firmie zajmującej się eksportem. Osoby pracujące w dziale nie posiadają szczegółowej wiedzy na temat zabezpieczania ryzyka walutowego, a sprowadzenie ekspertów z zewnątrz z różnych względów nie jest możliwe. Dotychczas wszystkie kontrakty były rozliczane w brytyjskim funcie. W związku z niepewnością jak potoczą się losy Wielkiej Brytanii po opuszczeniu Unii Europejskiej kurs GBP/PLN pozostaje jedną wielką niewiadomą z tendencją negatywną. Tutaj odpowiednią strategią byłoby unikanie ryzyka kursowego poprzez kwotowanie umów w PLN, co prowadziłoby do renegocjacji już podpisanych umów. Nowo zawierane umowy przewidywałyby płatność w złotych.

• Gdzie zagrożenie i słabości tworzą wybuchową mieszankę?
• Jak możesz zminimalizować potencjalne straty?
• Jakich zadań lub projektów powinieneś unikać?

Wyzwania przy opracowywaniu analizy SWOT

Czas na dokładne przeanalizowanie sytuacji

Pierwszym wyzwaniem jest znalezienie odpowiedniej ilości czasu. Powołując się na matrycę Eisenhowera z dwiema osiami: pilności i ważności danego zadania mogę stwierdzić, że analiza SWOT znajduję się w obszarze „ważne, ale nie pilne”. Prowadzi to do tego, że zadanie wisi gdzieś w powietrzu, ale nigdy nie masz czasu na zabranie się za nie. Tutaj musisz się wykazać dużą samodyscypliną, ponieważ zebranie odpowiednich materiałów do twojej analizy będzie wymagało od ciebie sporej ilości czasu rozłożonej na kilka mniejszych jednostek.

Pomieszanie pojęć

Teoretycznie teoria powinna dobrze oddawać praktykę. W praktyce jednak różnie z tym bywa i przekonasz się o tym robiąc własną analizę. Może dojść do tego, że rozgraniczenie co jest siłą, a co szansą lub odwrotnie co jest słabością, a co ryzykiem wcale nie będzie jednoznaczne. W takim wypadku ciężko będzie opracować odpowiednie strategie. Jeżeli właściwe odpowiedzi nie wynikają „bezpośrednio” z analizy to może być to sygnał, że musisz jeszcze raz zastanowić się czy wszystkie elementy znajdują się we właściwych kategoriach.

Analiza SWOT ze z góry ustalonym wynikiem

Ostatnie niebezpieczeństwo jakie na ciebie czeka to szczerość twoich odpowiedzi. Przeprowadzając taką analizę możesz czuć presję na pokazanie „oczekiwanych rezultatów”, które potwierdzają z góry założoną tezę, a nie przedstawiają obiektywnie sytuację. Jest to częste zjawisko również w środowisku akademickim, gdzie duży nacisk kładzie się na obiektywność badań, aby wykluczyć, że interpretacja wyników została nagięta do z góry narzuconej tezy. W twoim przypadku analiza SWOT nie zostanie opublikowana w żadnym branżowym piśmie, więc i pokusa, żeby być może usprawiedliwić już podjęte decyzje będzie większa.

A czy ty przeprowadzałeś analizę swojego zespołu? Z jakiej metody skorzystałeś i który z wyników zaskoczył cię najbardziej? Daj mi znać w komentarzu!