Onboarding nowego pracownika to słodko-gorzki czas dla każdego managera. Z jednej strony to znak udanej rekrutacji, która doprowadziła do zatrudnienia potencjalnego wzmocnienia zespołu, z drugiej strony czas, jaki upłynie do momentu pełnego wdrożenia new comer’a, może wydawać się wiecznością. Rekrutacja pracownika to temat niesamowicie obszerny, o czym świadczy choćby ilość artykułów, jakie jej poświęciłem na tej stronie. W momencie, kiedy HRy otwierają korki od szampana, ponieważ nowa umowa została podpisana, ty jako linia zakasujesz rękawy i przygotowujesz się do dalszej pracy. Na co zwrócić uwagę w czasie wprowadzania pracownika do firmy, aby onboarding przebiegł szybko, z małym nakładem sił i zakończył się sukcesem? Wszystkiego dowiesz się w dzisiejszym artykule!

Onboarding nowego pracownika: Zarządzanie oczekiwaniami: już podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Muszę cię przygotować na to, że spora część onboardingu nowego pracownika polega na przygotowaniu się do niego zanim on nastąpi. Jeden z takich momentów to rozmowa kwalifikacyjna. Bardzo ważne jest, abyś odpowiednio przygotował potencjalnego kandydata na to, co go czeka. Przede wszystkim jeśli zadania na początku nie będą ambitne, to powiedz jasno, że praca w pierwszych tygodniach będzie skoncentrowana na ilości, a nie jakości, a dopiero później zaczną wpadać konkretniejsze projekty.

Druga sprawa to opowiedzenie o kulturze firmy, zwyczajach i problemach. Oczywiście nie chodzi o idealizowanie, ani nadmierne narzekanie na przedsiębiorstwo. Jednocześnie jeśli np. firma dużo rzeczy robi manualnie, a wszystkie problemy rozwiązuje dodatkowymi pracownikami zamiast rozwiązaniami systemowymi, to podziel się tą informacją, a nie mydl komuś oczu, że jesteście o dwa kroki przed używaniem sztucznej inteligencji w waszej firmie. Dwa kroki z czego krok pierwszy – nadrobić 30 lat technologicznego zacofania, krok drugi – użycie sztucznej inteligencji 😉

Onboarding nowego pracownika: Myśl o dokumentacji zawczasu

Druga kwestia to w zależności od tego czy ktoś jest bardziej perfekcjonistą czy improwizatorem, to cel sam w sobie lub kula u nogi, która ciąży w kluczowych momentach. Osobiście zaliczam się do tej drugiej grupy, dlatego szczególnie w czasie onboarding’u odczuwam braki w dokumentacji. Co by nie mówić, opis pracy pozwalający bez przyuczenia wykonać dany proces to wspaniała rzecz. Nie chodzi tylko i wyłącznie o wdrożenie nowego pracownika, ale również o zastępstwa w czasie urlopu lub choroby. W związku z tym ucz się z moich słabości i poświęcaj więcej uwagi dokumentowaniu pracy!

Onboarding nowego pracownika: Przygotuj plan oraz zaangażuj innych pracowników

Kolejnym punktem, jaki na pewno warto zrobić, zanim nowy pracownik pojawi się w firmie, jest ułożenie planu działania. Jakie obszary powinien przejąć, za co powinien być odpowiedzialny, co powinien poznać oraz kto będzie prowadzić przyuczenie. To także doskonała okazja, aby wyróżnić co poniektórych pracowników dając im możliwość szkolenia innych. Jest to w pewien sposób uznanie dla ich wiedzy merytorycznej, co odpowiednio przedstawione pozytywnie wpłynie na ich samopoczucie.

Onboarding nowego pracownika: Przygotuj go na współpracę z tobą

W końcu punkt, który ma związek z fizycznym spotkaniem z pracownikiem. Zacznij od opowiedzenia o sobie, o tym jak pracujesz i czego może się po tobie spodziewać. Bądź szczery i opowiedz o swoich słabościach oraz jak odczytywać twoje maile czy wypowiedzi. Takie zarządzanie oczekiwaniami znakomicie ułatwi mu wejście do zespołu oraz współpracę z tobą. Napisałem kiedyś artykuł na temat one page manager, czyli jak zmieścić wszystkie informacje o sobie na jednej stronie. Doskonała sprawa w czasie onboardingu, polecam.

Onboarding nowego pracownika: Pokaż najprostsze rzeczy

Ślepota zakładowa to straszliwa choroba. Sprawia, że znajdujesz się w świecie, w którym nie widzisz problemów tylko wszystko jest „normą”. Jednak dla kogoś, kto przychodzi z zewnątrz, nawet najprostsze rzeczy mogą okazać się nowością. W związku z tym pokaż nieopierzonemu kadetowi wszystko, co dla ciebie wydaje się oczywiste – gdzie znajdzie toalety, czy jest kuchnia, skąd może sobie wziąć zeszyt, długopis czy kawę. Kwestia niedoceniana przez wielu, a jak pokazuje doświadczenie nader problematyczna – jak działa drukarka i fax. Po prostu wszystko, co jest niezbędne do samodzielnego przemieszczania i funkcjonowania w budynku.

Onboarding nowego pracownika: Lepiej wolniej, ale lepiej

Testowałem różne podejścia od rzucania na głęboką wodę do prowadzenia za rękę i muszę powiedzieć, że umiarkowane prowadzenie za rękę sprawdza się lepiej niż rzucanie na głęboką wodę. Na początku mało kto połapie się w ilości szczegółów, na które trzeba zwrócić uwagę. Jeśli tak jak ja masz tendencję do spieszenia się, to miej w głowie zaplanowanie odpowiedniego buforu czasowego dla twojego nowego wsparcia. Być może tempo wyda ci się zbyt wolne, ale pomyśl wtedy o dodatkowej pracy związanej z korektą błędów, jeśli zaczniesz zbyt wiele tematów naraz. Być może zajmie to wszystko tyle samo czasu, a jednocześnie będzie kosztować cię masę nerwów. Ostatecznie gra nie jest warta świeczki.

Onboarding nowego pracownika: Zautomatyzuj wszystko, co da się zautomatyzować

Biorąc pod uwagę onboarding w czasie ostatnich dwunastu miesięcy to w moim zespole przestawiliśmy się bardzo płynnie na wirtualne konferencje, które dają możliwość nagrywania szkoleń. Po pierwszej rundzie terminów praktycznie najważniejsze tematy mieliśmy już w formie video, co sprawia, że onboarding może funkcjonować bez udziału kogokolwiek z zespołu. Oczywiście ważne jest wsparcie i osoba kontaktowa w razie pytań, ale masa trudu może zostać wykonana raz, a wykorzystywana w przyszłości już bez żadnego wysiłku.

Onboarding nowego pracownika: Przyznaj buddy’go

System buddych jest tak prosty, a jednocześnie tak skuteczny, że grzechem byłoby o nim nie wspomnieć. Każda firma ma pracowników, którzy poświęcili jej budowaniu całe lata i tworzą jej kulturę w najlepszym tego słowa znaczeniu. Tacy ludzie świetnie nadają się na buddych, którzy dadzą pozytywny przykład nowym pracownikom, a także będą służyć pomocą w razie pytań czy trudności. Dla ciebie jest to dodatkowe odciążenie, ponieważ spora część pytań może zostać przechwycona przez buddy’iego, co oszczędzi ci sporo czasu.

Jak wygląda onboarding w twojej firmie? Jak dużo wsparcia oferuje w tym czasie dział HR? Daj znać w komentarzu!

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!