Warto rozmawiać – 20 porad jak robić to lepiej cz. I

Warto rozmawiać

O tym, że warto rozmawiać wielu nie trzeba przekonywać, bo praca rzadko kiedy odbywa się w pojedynkę. O ile nie jesteś samotnym freelancerem schowanym przed światem za swoim monitorem to na co dzień masz całkiem sporo okazji do rozmów z ludźmi. Na stanowisku kierowniczym takie okazje do rozmów wręcz się mnożą. W związku z tym przygotowałem dla was kilka porad, które ułatwią wam rozmowy z pracownikami i kolegami z pracy. Osobiście na różnych szkoleniach przeżywam dwie emocje: albo wszystko wydaje mi się logiczne i jasne (żeby nie powiedzieć banalne), albo nierealistycznie perfekcyjne. Już nie raz przekonałem się jednak, że to co łatwe na papierze, komplikuje się w praktyce. Dlatego jestem ciekaw, które wskazówki będą dla was najtrudniejsze do wprowadzenia w życie!

Warto rozmawiać: przed rozmową

1. Zadbaj o sprzyjające warunki.

Jak łatwo się domyślacie np. oceny roczne nie powinny być robione na korytarzu. O ile podstawy są oczywiste np. rezerwacja pokoju albo wysłanie zaproszenia na rozmowę tym wcześniej , im cięższy jest temat, o tyle małe szczegóły już nie do końca. Zastanów się np. nad terminem. Dobre wiadomości są dobre o każdej porze, ale złe lepiej dawać pod koniec tygodnia, żeby ludzie mieli więcej czasu na ich „przetrawienie”. Zwróć uwagę, żeby mieć kilka minut na ochłonięcie bezpośrednio między dwoma terminami. Inaczej dostanie się Kowalskiemu za grzechy Nowaka sprzed 20 minut.

2. Przygotuj się do rozmowy.

Często łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale dobre przygotowanie jest kluczowe. Im grubszy temat, tym więcej czasu potrzebujesz na spisanie argumentów i możliwych wątków. Mimo wszystko warto, bo w myśl bokserskiej myśli „im więcej potu na treningu, tym mniej krwi w ringu”!

Warto rozmawiać: w czasie rozmowy

3. Skoncentruj się w pełni na swoim rozmówcy.

Pierwsza zasada: żadnych telefonów w czasie rozmowy. Nie ważne czy ekranem do góry, do dołu, wyciszony, wyszumiony itp. Sam fakt, że on tam jest i burczy ci w tej kieszeni, rozprasza. A, i to burczenie mimo wszystko słychać. Po drugie bądź obecny tu i teraz. Nie kombinuj czy pociągnąłeś sumę do końca tabelki w excelu, nie myśl o kolejnym spotkaniu, ani o fajrancie, bo twój rozmówca zaraz to wyczuje.

Druga zasada: jeżeli masz 5 minut do kolejnego terminu, a ktoś pyta czy masz chwilę, powiedz mu o tym otwarcie. Jeżeli to sprawa na 10 sekund to załatwisz ją bez bólu, a jak coś większego to kolega poczeka ze zrozumieniem. Najgorzej jak próbujesz załatwić coś „na szybko” jedną nogą będąc na skórce od banana, a drugą już w powietrzu.

4. Nastaw swoje radary na cztery strony wiadomości.

Ten temat jeszcze kiedyś rozwinę, ale teraz krótko objaśnię o co chodzi. Każda wypowiedź ma swoje cztery aspekty (model kwadratu komunikacyjnego), na które trzeba zwrócić uwagę. Weźmy na przykład sformułowanie rzucone w czeluści open space’u „zimno mi w stopy!”. Hej, czemu nie? Patrząc na to rzeczowo jest to informacja o temperaturze stóp np. Maliniaka, ale… ten nasz Maliniak chce nam być może jeszcze coś przekazać. Może chce nam emocjonalnie dać do zrozumienia „nie troszczysz się o mnie” (płaszczyzna relacji). Być może chce nam powiedzieć coś o sobie (otwarcie komunikuje moje potrzeby) albo zaapelować do nas o zamknięcie okna i podkręcenie kaloryferów. Ważne jest wyrobienie sobie odpowiedniej wrażliwości na wszystkie cztery płaszczyzny, ponieważ każdy z nas ma jedną lub dwie płaszczyzny dominujące.

5. Pozwól swojemu rozmówcy dokończyć.

Przyznaje się bez bicia, że sam potrzebowałem dużo czasu, żeby nauczyć się nie wchodzić w słowo i w połowie zdania nie taranować przedmówcy moim punktem widzenia. Jaki jest największy plus tej porady? Na pewno spokojniejsze rozmowy, bo takie ciągłe wchodzenie w słowo jest co najmniej irytujące i uwalnia spiralę złości.

6. Słuchaj aktywnie.

Temat na niejeden wpis, dlatego streszczę się do absolutnego minimum:

  • Potakuj i używaj sygnałów dźwiękowych jak w rozmowie telefonicznej (mhm, ehe, o)
  • Zadawaj pytania precyzujące wypowiedź rozmówcy
  • Powtórz ostatnie zdanie swoimi słowami.

Dla niecierpliwych niezłe wypracowanie na ten temat pod tym linkiem.

7. Unikaj ciętych ripost.

Wyzwanie przede wszystkim dla muszkieterów słowa. O ile na memach cięte riposty oznaczają szach mat, o tyle w prawdziwym życiu cięta riposta jest dopiero początkiem żonglerki słownej. Jeśli nie jesteście zaprzyjaźnieni z waszym rozmówcą to odpuście. Osobiście miałem kiedyś w zespole takiego Maliniaka, który nie rozumiał ironii, więc cięte riposty działały zupełnie inaczej niż powinny i traciły swój urok! Ba, potem byłem jeszcze bardziej poirytowany tym, że mój rozmówca nie zrozumiał mojej ukrytej wiadomości.

8. Utrzymuj kontakt wzrokowy.

No dobra, miejsce pracy to nie randka, więc nie powinniście „świdrować” swojego rozmówcy wzrokiem na wylot. Ważne jest, abyście patrzyli alternatywnie na usta lub czoło jako „odpoczynek” od kontaktu wzrokowego. Wtedy wszystko wydaje się dużo bardziej naturalne i przyjemne dla obu stron.

9. Bądź czujny na sygnały niewerbalne.

Przedłużająca się cisza, drganie głosu, wypieki na twarzy, świeczki w oczach lub stukanie palcami o biurko to ważne sygnały wysyłane po części nieświadomie, a po części mimowolnie przez naszego partnera. Generalnie ludzie, wbrew powszechnej opinii świata mediów, potrafią całkiem dobrze i intuicyjnie odczytywać sygnały niewerbalne. Wyobraźcie sobie, że natura właśnie po to je stworzyła- aby były jasno zrozumiałe dla każdego, dlatego wystarczy, że będziecie na nie zwracać uwagę w czasie waszej własnej tyrady.

10. Sprawdź swoje nastawienie do rozmówcy.

Niektórzy budzą w nas sympatię chociaż przynoszą nam dodatkowe zadania, inni biorą na swoje barki rzeczy przez nas nielubiane, a mimo to mamy o nich negatywną opinię. Czasem zasłyszymy od dobrego kolegi jakiś mit, że ktoś tam coś tam i bierzemy to za fakt (co najgorsze „autentyczny”). Warto samemu przekonać się jaka dana osoba jest i od czasu do czasu sprawdzić, czy pierwsze wrażenie zgadza się z rzeczywistością.

Uff… po tylu punktach wszyscy jesteśmy trochę zmęczeni dlatego proponuję zakończyć w tym miejscu obietnicą części drugiej za tydzień! A kto z was jeszcze nie czytał wpisu o zadawaniu pytań, powinien jak najszybciej nadrobić zaległości!