Priorytet to słowo, które słyszy się nad wyraz często w korporacyjnym świecie. Cele mają swoje priorytety, maile mają swoje priorytety, a kiedy brakuje ci czasu na ogarnięcie twoich wszystkich zadań, to musisz oczywiście… priorytetyzować! Nowe zagadnienia otrzymują swój priorytet i muszą być zgodnie z nim wykonane. I gdyby wszyscy rozumieli pod słowem priorytet to samo, dzisiejszego artykułu mogłoby nie być, ale jest!

Priorytet – etymologia nazwy

Priorytet to słowo powstałe w XIV wieku od łacińskiego słowa prior, czyli pierwszy i oznaczało rzecz najważniejszą. Logicznie rzecz biorąc rzecz najważniejsza może być tylko jedna, tak jak jeden tylko mistrz świata. Ta żelazna logika trwała aż do początków XX wieku, kiedy to ludzie zaczęli używać liczby mnogiej. Do tamtego momentu priorytet był singularia tantum, czyli słowem występującym tylko w liczbie pojedynczej. Zwiększone tempo życia, a wraz z wprowadzeniem komputerów również wielozadaniowość, stworzyły wspaniałe środowisko do rozwoju liczby mnogiej, wypierając pierwotne znaczenie słowa priorytet złagodzoną wersją mnogą, oznaczającą rzeczy ważniejsze od innych, a nie rzecz najważniejszą.

Patrząc na pierwotne znaczenie słowa priorytet, dawało ono dużo więcej pewności co do oczekiwań drugiej strony niż obecna, zmiękczona wersja mówiąca o potencjalnie całej grupie rzeczy ważniejszych niż inne, ale nie mówiąca o relacjach elementów grupy między sobą. Gdy firma czy dział ma ustalone dwa priorytety, które co do natury są ze sobą sprzeczne, to jeden musi być ważniejszy od drugiego, bo inaczej w przypadku konfliktu wartości ewentualne decyzje będą zablokowane lub będą podejmowane losowo.

Posłużmy się przykładem zespołu, którego zadaniem jest redukcja kosztów oraz wzrost satysfakcji klientów. Nie trudno wyobrazić sobie potencjalną sytuację, gdzie trzeba podjąć decyzję, która ma dwa możliwe scenariusze – cięcie kosztów i obniżenie zadowolenia klientów lub podniesienie customer experience, które jednak wiąże się z podniesieniem poziomu obecnych kosztów. Jeden z dwóch priorytetów musi być wyżej niż inny, aby móc podejmować harmonijne decyzje.

Czy szefowie lubią ustalać priorytety?

Chwila zastanowienia przed podaniem oficjalnej odpowiedzi 5… 4… 3… 2… 1… Otóż przełożeni co do zasady nie lubią ustalać priorytetów. Tak, dobrze słyszeliście. Odpowiedzialni przełożeni nie lubią ustalać priorytetów, bo wiedzą, co to oznacza. Jedna rzecz zostanie zrobiona kosztem niezrobienia innej na ich odpowiedzialność. Ustalanie priorytetów to odpowiedzialna sprawa. Słabsze charaktery próbują jednak uciekać od tej odpowiedzialności opowiadając głupoty, że wszystko jest tak samo ważne. Nie jest, a jeśli nie da się wykonać wszystkich zadań, to należy zidentyfikować te ważniejsze, które muszą być wykonane i te mniej ważne, które mogą poczekać.

Priorytet, a codzienne życie

Problem z zadaniami, które mogą poczekać jest jeden – kiedyś i tak muszą być zrobione. I tak może się okazać, że zadanie o małym priorytecie wskoczy przed zadaniem o wysokim priorytecie ze względu na swój wiek. Nie można dalej przesuwać go na później. Oczywiście w idealnym świecie takich sytuacji nie ma, ale kto żyje w idealnym świecie czy pracuje w idealnej firmie, niech pierwszy podniesie rękę.

Priorytet – historia pewnego pracownika

Odbyłem kiedyś rozmowę z jednym pracownikiem, która zachwiała moją logiką w posadach. Osoba ta przyszła do mnie z dosyć powszechnym problemem – „mam więcej pracy niż czasu”. Nie wdając się w szczegóły, moja odpowiedź brzmiała – zrób zadania priorytetowe, a później sprawdź, co jeszcze zostało z drugiego rzędu, a potem nawet trzeciego. Na to stwierdzenie padła riposta, że jest tak dużo pracy, że nie ma czasu na priorytetyzowanie! Jakbym miał(a) więcej czasu, to bym sobie zrobił(a) listę z priorytetami. Otóż nie. Jakbyś miał(a) więcej czasu (w domyśle praca = czas, tak że wszystkie zadania wykonane zgodnie z harmonogramem), to byś nie potrzebował(a) tej listy. Nie byłyby to bowiem priorytety, a jedynie ustalenie kolejności wykonywania obowiązków.

Jednym z najważniejszych zadań przełożonego jest tworzenie czasu na planowanie. Wiele osób myśli, że jak zaczną pracować na gwałt, łapiąc się pierwszego impulsu, który przyjdzie do ich głowy, to zrobią więcej niż ci, którzy najpierw rozglądają się dookoła, a dopiero później wybierają, którą drogą iść. W tym kontekście polecam wam historię dwóch braci, którzy za zadanie mieli zbudować piramidę. Jeden z nich zaczął od razu, a drugi planował i planował. To właśnie w momentach „nawału” pracy trzeba bardzo ostrożnie gospodarować siłami. Posługując się bokserską metaforą Cusa D’Mato „gdy dostaniesz cios, to jest to moment, w którym musisz być spokojny”.

Priorytety, czyli permanentna depriorytetyzacja

Ostatnim punktem, o którym muszę napisać, jest problem „wiecznych zadań on top”. Jest to całkowicie normalne i jednocześnie bardzo złe, że ludzie domyślnie szukają zadań, które mogliby jeszcze zrobić, zamiast skupić się na robieniu tego co ważne w jak najlepszy sposób. I tak zespoły projektowe są odpowiedzialne za wsparcie daily business, księgowi za odbiór reklamacji klientów, a controlling wykonuje zadania asystentek zarządu przygotowując odpowiednie prezentacje. Co chwilę dochodzą nowe zadania, nowe procesy, nowe idee, jak rozwijać biznes. W którymś momencie jednak jest jak z naczyniem, do którego wlewa się za dużo wody – jedna kropla w końcu przeważy i uleje się z niego zdecydowanie więcej wody niż ta ostatnia kropla.

Rzecz, która może bardzo dezorientować pracowników to ciągle nowe priorytety i niedopowiedzenie, jak wpływają one na dotychczasowe cele. Co jest ważniejsze? Jako szef masz bardzo trudne zadanie, które polega na ciągłej depriorytetyzacji, czyli po pierwsze decydowaniu, a po drugie uświadamianiu ludziom, że rzecz X nie jest już ważna. Bez takiego porządkowania priorytetów twój zespół straci kierunek, bo „wszystko jest tak samo ważne” albo „bo nie wiadomo już, co jest ważne, a co nie”.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!