Pierwsza rozmowa z pracownikiem to element współpracy, który jest niesłychanie ważny dla każdego szefa. Jest to dla niego możliwość ustalenia reguł panujących w zespole, wymiany wzajemnych oczekiwań i wyjaśnienia otwartych pytań. Jako, że nikt nie dostaje drugiej szansy na zrobienie pierwszego wrażenia, dobrze jest podejść do tego punktu świadomie i przygotować się do takiej rozmowy.

W dzisiejszym artykule dowiesz się, na które elementy zwrócić szczególną uwagę w trakcie twojego przygotowania do pierwszej rozmowy z pracownikiem.

Powody pierwszej rozmowy z pracownikiem

Do pierwszej rozmowy z pracownikiem może dojść z trzech powodów. Po pierwsze przychodzisz z zewnątrz (lub „pół zewnątrz” czyli np. innego działu w dużej firmie) i wszystko jest dla ciebie nowe oraz ty jesteś nowy dla twoich ludzi. Jest to szczególny moment, kiedy każdy w zespole czuje się niepewnie, trochę na cenzurowanym i próbuje cię oszacować jako szefa. Jeśli myślisz teraz o rozmowie z twoim nowym przełożonym i jakie pytania zadać mu na waszym pierwszym spotkaniu, to zapraszam do artykułu 10 pytań do nowego szefa.

Drugą opcją jest sytuacja, w której awansujesz z członka na lidera zespołu i następuje swojego rodzaju transformacja z członka grupy, który plotkował i narzekał na firmę podczas przerwy na kawę, w „przedstawiciela władzy”. Dwa zagrożenia wynikające z tego faktu to zachwianie dotychczasowych relacji z kolegami z pracy, którzy też muszą odnaleźć się w nowej sytuacji oraz potencjalny konflikt z tymi członkami zespołu, którzy liczyli na awans i są obecnie rozczarowani twoim „zwycięstwem”.

Ostatnia opcja to być może ta, z którą będziesz miał najczęściej do czynienia, a mianowicie nowy pracownik zaczyna u ciebie pracę i znajduje się w swojej początkowej fazie. W zależności od firmy być może przeszedł już ogólny onboarding albo właśnie wskakuje do zimnej wody, czyli twojego działu.

W artykule zamieszczę wszystkie kroki i ufam, że twój zdrowy rozsądek pozwoli ci zdecydować, które z nich w twojej sytuacji warto, a których nie warto zastosować.

Ramy pierwszej rozmowy z pracownikiem

Na samym wstępie określ ramy i opowiedz o przebiegu rozmowy. Pomimo, że rynek pracownika w ostatnich latach wpłynął pozytywnie na standardy traktowania kadry, to jednak takie rozmowy mogą zaskakiwać i nie każdy wie, czego się po nich spodziewać. Złap ten punkt już na początku i opowiedz, co jest twoim celem.

Opowiedz o sobie

Pierwszy punkt sprawdzi się świetnie przede wszystkim w przypadkach pierwszym i trzecim. Dla ludzi jesteś nowy i chcą się czegoś o tobie dowiedzieć, by móc cię jakoś oszacować. O czym warto wspomnieć? 90% treści powinno koncentrować się na sprawach zawodowych. Jednocześnie dobrze jest zdradzić kilka szczegółów ze swojego życia prywatnego, dzięki czemu ocieplisz swój wizerunek i stworzysz mini-platformę zaufania.

Jaki jesteś?

Opowiedz szczerze o swoich mocnych i słabych stronach. Dzięki temu ludzie będą mogli lepiej zrozumieć twoje reakcje i zachowanie. Nie próbuj zrobić z siebie człowieka skały, który nie popełnia błędów, bo tracisz wtedy na autentyczności. Przykładowo, jeżeli jesteś mocnym strategiem, który szybko nudzi się szczegółami – śmiało wspomnij o tym.

Czego oczekujesz?

Kolejny bardzo ważny punkt to uświadomienie twojego rozmówcy, jakie oczekiwania posiadasz. Czy chcesz być informowany często przed wykonaniem akcji, czy wystarczą relacje po fakcie. Jakie zachowanie i nastawienie jest przez ciebie pożądane, a co jest absolutnym „no go”. Odpowiedz sobie na pytanie „po czym poznasz, że jesteś zadowolony z danego pracownika?” i nie chodzi tutaj jedynie o kwestie techniczne, ale także jakość relacji między wami.

Czego można się po tobie spodziewać?

Jeśli czegoś oczekujesz, to minimalna symetryczność relacji wymaga, żebyś dał też coś od siebie. W jakich dziedzinach możesz zapewnić wsparcie, na czym może ono polegać? Są to szczególnie ważne kwestie, jeżeli sam nie znasz się na szczegółach pracy, a twoja pomoc polega na „organizowaniu pomocy”. W czasie pierwszej rozmowy z pracownikiem warto to wyjaśnić, aby twój pracownik nie był rozczarowany takim rodzajem pomocy.

Organizacja zespołu i pracy

Jeżeli wyjaśniłeś już bezpośrednie relacje między wami, to możesz przejść do opowiedzenia o zespole i jego organizacji. Ten punkt ma sens w przypadku nowych pracowników lub jeżeli w firmie dochodzi do restrukturyzacji i łączone są działy, a ty dostajesz kilku spadochroniarzy z zespołów, które zostały rozwiązane. Ważne informacje to:

• role w zespole: kto jest odpowiedzialny za jakie zadanie,
• czy są ścisłe deadline’y, których należy bezwzględnie przestrzegać,
• co należy zrobić w przypadku urlopu lub choroby,
• jak wygląda sytuacja z pracą zdalną,
• czy i jak często odbywają się spotkania zespołu (o efektywnych spotkaniach pisałem w moim ostatnim artykule)

Nieformalne zasady panujące w zespole

Ostatnim ważnym punktem zanim skupisz swoją uwagę na drugiej stronie to kwestia relacji i nieformalnych zasad panujących w zespole. Czy i jak obchodzone są urodziny, czy jest pewien rodzaj wspólnej kasy, z której kupowane są extrasy. Poświęć kilka słów na temat, jak układają się obecne relacje i czy jest ktoś, na kogo trzeba szczególnie uważać.

Dowiedz się o oczekiwaniach drugiej strony

W końcu nastał moment, kiedy to możesz skupić uwagę na twoim rozmówcy i zapytać go o jego oczekiwania, czy jest coś, na czym szczególnie mu zależy, czy są jakieś niepewności, o które chciałby zapytać. Otrzymane informacje mogą ci się przydać w przyszłości i pomogą zrozumieć wyzwania konkretnego pracownika, ale może też całego zespołu.

Potencjalne konflikty po awansie

Ostatnia kwestia to potencjalne konflikty po twoim awansie. Świat jest jaki jest, ludzie rywalizują ze sobą, a „młody dynamiczny zespół” ma to siebie, że nie każdy z jego członków widzi swoją przyszłość przez kolejnych 5 lat na tym samym stanowisku. Jeżeli masz podejrzenie albo nawet wiesz, że inny członek zespołu ubiegał się o stanowisko, na którym się znajdujesz, najlepszym, co możesz zrobić, jest porozmawianie z nim o tym.

Ważne jest zaangażowanie go w nowy proces i przekazanie poczucia, że może być ważnym ogniwem, nawet jeśli nie piastuje oficjalnej roli. Nie zawsze to pomoże, bo każdy ma własną wolę i czasem jest po prostu tak, że aby dalej się rozwijać ktoś musi odejść. Niemniej jednak taka rozmowa podnosi szansę na pozytywne zakończenie i przez ten pryzmat powinieneś ją oceniać.

W moim e-booku poświęciłem jeden rozdział na temat konfliktów, który pomoże ci lepiej sformułować wypowiedź, tak aby nie zamknąć sobie możliwości rzeczowej dyskusji. Miej świadomość, że konflikty mają zdolność do samonakręcania tzn. tylko niewielka liczba wszystkich konfliktów rozwiązuje się poprzez odpowiednio długie „przesiedzenie problemu”. Większość z nich ma tendencję do eskalacji i im później zainterweniujesz, tym ciężej będzie ci go opanować.

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!