Po objęciu roli managera często będziesz występować w roli moderatora, który jest odpowiedzialny za organizację i prowadzenie spotkań w pracy. Spotkania te mogą odbywać się przykładowo w formie zebrania zespołu, konferencji z kierownikami innych działów lub jeżeli twoja firma wykorzystuje konkretne zwinne metody pracy, to mogą to być „dailies” jak w przypadku scrum.

Pisałem już o tym, jak rozpoznać czy spotkanie twarzą w twarz jest potrzebne w tym artykule. Dziś będzie trochę o tym, co zrobić, gdy spotkanie faktycznie jest potrzebne. Być może zdarzało ci się uczestniczyć w spotkaniach, które były chaotyczne, nieprzygotowane, ich uczestnicy nie mieli pojęcia, dlaczego są na nie zaproszeni, a na koniec nie osiągnięto żadnego wiążącego rezultatu. Jako młody manager masz silne postanowienie, aby twoje spotkania w pracy były efektywne i dobrze zorganizowane, tylko jak to osiągnąć? W dzisiejszym artykule znajdziesz odpowiedź na to pytanie!

Efektywne spotkania: Przygotowanie

Długo myślałem nad dobrym pierwszym punktem, który cię zaskoczy. Biorąc pod uwagę wcześniejsze artykuły np. o rozmowie kwalifikacyjnej lub pewności siebie, na pierwszy plan przebija się, jak ważne jest dobre przygotowanie. To ono odróżnia ludzi, którzy wierzą, że są dobrzy i „na spontanie” coś zaimprowizują od faktycznie dobrych graczy. Nie twierdzę, że od czasu do czasu nie da się czego wymyślić ad hoc, co będzie dobre, ale w 10 sytuacjach statystyka jest nieubłagana na korzyść ludzi przygotowanych.

Mam świadomość, że poniższa lista jest spora i być może myślisz sobie „Nie mam na to czasu, to za dużo!”. Tutaj wchodzi do gry zdrowy rozsądek, czyli jeżeli w twoim kalendarzu znajdują się regularne terminy, to duży wysiłek związany z myśleniem wykonujesz tylko raz, a później tylko w przypadku zmian wpływających na charakter spotkania. Jeżeli jednak musisz przygotować ważny termin, w którym spotkasz się być może z zarządem spółki, to warto, abyś rozważył wszystkie punkty z tej listy!

Cele

• Z jakiego powodu odbywa się spotkanie?
• Jaki jest jego cel?
• Jaki jest sens i forma spotkania: przekazanie informacji, sondaż opinii, dyskusja, decyzja?

Podążając za książką Simona Sinka zaczynaj od „dlaczego” zadaj sobie pytanie „Dlaczego potrzebne jest spotkanie”? Czy nie da się je zamienić na email? Czy jest to efektywniejsza forma od innych możliwych alternatyw? Druga ważna kwestia to pytanie „po co?”. Chcesz przekazać innym ważne informacje? A może chodzi o sondowanie opinii odnośnie jakiegoś projektu? Czy chodzi tylko o brainstorming, czy w czasie spotkania powinna zostać podjęta wiążąca decyzja? Odpowiedzi na te pytania pozwolą ci odpowiednio zaplanować efektywne spotkanie.

Treść

• Tematy spotkania
• Otwarte punkty z poprzednich spotkań
• Zaplanowanie ram czasowych (60% treść, 20% niespodzianki, 20% aktywności socjalne)
• Ściągawka dla uczestników

Drugim obszarem, nad którym musisz się zastanowić jest „content” twojego spotkania. Jakie tematy chcesz omówić z innymi osobami? W przypadku cyklicznych spotkań ważne jest zachować przegląd sytuacji, czy są jakieś punkty z poprzednich terminów, które pozostają jeszcze otwarte? Pamiętaj o zaplanowaniu odpowiednich ram czasowych. Tematy są obszerniejsze niż się wydaje, dlatego zaplanuj jedynie nieco ponad połowę czasu spotkania, zostawiając resztę wolną jako bufor bezpieczeństwa.

Dobrą praktyką jest przygotowanie małej ściągawki dla uczestników spotkania, która będzie trochę obszerniejsza niż agenda, ale w dalszym ciągu powinna mieścić się na jednej stronie A4.

Organizacja

• Ustalenie terminu
• Rezerwacja odpowiedniej sali konferencyjnej
• Zaproszenie uczestników

Kolejny wątek przygotowania, jakim będziesz musiał się zająć, to sprawy organizacyjne. Jako moderator, przejmiesz prawdopodobnie również rolę organizatora i zapraszającego na spotkanie, dlatego ważne jest, abyś zadbał o odpowiednie ramy dla waszych obrad. Ustal termin i poinformuj ludzi z wyprzedzeniem, tak aby mieli odpowiednio dużo czasu na przygotowanie. W niektórych przypadkach wystarczą trzy dni, w innych potrzebne mogą być dwa tygodnie. W zależności od ilości uczestników, wybierz odpowiednie miejsce na spotkanie tak, aby każdy miał odpowiednio dużo przestrzeni osobistej i swoje krzesło.

Zapraszając uczestników nie musisz mieć jeszcze gotowej agendy, ale powinieneś ją jak najszybciej uzupełnić o kamienie milowe, czyli główne tematy. Warto wspomnieć o tym już w treści zaproszenia wysyłanego do uczestników.

Uczestnicy spotkania:

• Kto i z jakiego powodu powinien zostać zaproszony?
• Kto potrzebuje jakich informacji z wyprzedzeniem?
• Kto powinien dostarczyć jakie dokumenty przed terminem?
• Kto odpowiada za protokół?

W przypadku dużych projektów potencjalne grono uczestników może bardzo szybko „napuchnąć” do rozmiarów konferencji, a nie spotkania, dlatego ważne jest, aby nie było w nim przypadkowych osób. Jeśli nie jesteś pewien kto dokładnie zajmuje się danym tematem, zrób research i sprawdź swoje przypuszczenia. To rozwiązanie jest bardziej czasochłonne przed spotkaniem, ale pozwoli osiągnąć lepsze efekty podczas meetingu. Unikaj strategii „shotgun”, czyli zaproszenia ludzi z X działów mogących mieć coś wspólnego z problemem, bo może ktoś się trafi, kto faktycznie jest odpowiedzialny za daną kwestię.

Im większy kaliber spotkania, tym więcej materiałów muszą przygotować sami uczestnicy i tym więcej pracy odbywa się jeszcze przed spotkaniem. Bardzo ważne jest ustalenie kto odpowiada za jakie materiały i na ile dni przed terminem spotkania ma je dostarczyć. To warunek konieczny, aby uczestnicy mogli przeprowadzić efektywne spotkanie i każdy był odpowiednio przygotowany.

Role i nastawienie

• Mam swoje interesy, które reprezentuję w czasie spotkania?
• Czy powoduje to konieczność zaangażowania drugiego moderatora? Jeśli tak, to kogo?
• Na co muszę się wewnętrznie nastawić?

Kolejnym punktem jest sprawdzenie swojej mentalnej pozycji przed spotkaniem. Czy występujesz tutaj w roli bezstronnego moderatora, który ucieszy się z każdego rozwiązania? A może w niektóre punkty jesteś emocjonalnie zaangażowany i zależy ci na konkretnym wyniku rozmów? Jeżeli masz poczucie, że twoja moderacja może zostać uznana za stronniczą, powinieneś zastanowić się, czy warto poszukać drugiego moderatora, który przejmie prowadzenie tego odcinka spotkania. Ostatnia kwestia to ogólny nastrój społeczny. Czy chodzi o termin, w którym chcesz przeforsować drogi projekt, do którego ludzie nastawieni są negatywnie? Być może przyjdzie ci moderować dyskusję, której uczestnicy znajdują się ze sobą w konflikcie i poza warstwą rzeczową, musisz liczyć się z dużym napięciem emocjonalnym?

Efektywne spotkania: Fazy spotkania

Efektywne spotkanie składa się z 5 faz. Jeżeli czytałeś już artykuł o wewnętrznym zespole to świetnie, bo wiedza w nim zawarta będzie miała przełożenie na twoje wewnętrzne nastawienie. Jeżeli jeszcze nie miałeś okazji się z nim zapoznać, to zapraszam do lektury.

Efektywne spotkania – Faza I Wyjaśnienie sytuacji

Wstęp czy też wyjaśnienie sytuacji pozwoli na otwarcie spotkania w taki sposób, że jego uczestnicy będą mogli optymalnie wykorzystać czas przeznaczony na rozmowę. Pierwsza informacja, jaką jesteś winien zebranym, to wyjaśnienie, dlaczego w ogóle doszło do spotkania i jaki jest jego cel, czyli z jakim rezultatem powinno zakończyć się dzisiejsze spotkanie.

W drugim kroku może być istotne wyjaśnienie konstelacji przy stole, szczególnie wtedy, gdy uczestnicy pochodzą z odległych od siebie działów i nie wszyscy się znają. Określenie kto uczestniczy w jakim charakterze zdecydowanie ułatwi dalsze rozmowy.

Im więcej dzieje się w firmie, tym ważniejsze jest sprawdzenie, w jakim stanie znajdują się osoby siedzące przy stole. Czy są jakieś tematy, które zajmują ich głowę, jakie mają nastawienie do dzisiejszego spotkania. Dobrym sposobem może być tutaj pytanie skalujące, które w szybki sposób określi, gdzie kto się znajduje. O sztuce zadawania pytań pisałem w artykule „Pytanie na śniadanie”. Tam też znajdziesz wyjaśnienie pytań skalujących.

Na wstępie warto wyjaśnić bardzo przyziemne kwestie organizacyjne – kto odpowiada za protokół, jak wyglądają przerwy, czy jest jeszcze jakieś pytanie, które nie daje spokoju, któremuś z rozmówców oraz ogólne zasady panujące w czasie spotkania.

Ostatnia istotna kwestia to wewnętrzy zespół, który powinien towarzyszyć ci w czasie pierwszej fazy. Główni członkowie, którzy należą do pierwszego planu, to przyjazny gospodarz i skrupulatny objaśniacz sytuacji.

Efektywne spotkania – Faza II Prezentacja tematów

Po optycznie długim wstępie nadeszła pora na przejście do faktycznej treści spotkania. Tutaj przypominam o odpowiednim dostosowaniu objętości tematu do ram czasowych. Zazwyczaj w czasie spotkania można efektywnie omówić tylko jeden ważny temat. Jest to związane z wielowątkowością otwartych punktów. Zbierz do każdego tematu odpowiednie podpunkty oraz uzgodnij, jaki rezultat w jakim czasie powinien zostać osiągnięty po omówieniu każdego z nich. Uzgodnij jeszcze z uczestnikami kolejność omawianych tematów i możecie w końcu przejść do rzeczy.

W czasie tego etapu przyjmij pozycję strukturyzującego planisty oraz motywatora grupy, który zachęca do dalszej pracy.

Efektywne spotkania – Faza III i IV Dyskusja i Rozwiązania

Kolejne dwa etapy tworzą ze sobą przeplatankę, która powtarza się aż do końca agendy. Wprowadzając temat należy zwrócić uwagę na przypomnienie ram czasowych oraz pożądanego rezultatu. Kolejną ważną rzeczą jest sprowadzenie wszystkich uczestników spotkania do wspólnego mianownika, czyli opowiedz historię, która stała za spotkaniem w taki sposób, aby skłonić słuchaczy do zastanowienia się nad odpowiedzią na zadane na końcu pytanie. Pamiętaj o utrzymaniu odpowiedniej struktury rozmowy. Jeżeli chodzi o czas, to należy zacząć od przeszłości i skończyć na przyszłości. W przypadku procesów ważne są najpierw ogólniki i wymagania wstępne, a dopiero później konkrety. Szczególnie ważna jest tutaj spokojna atmosfera i moderacja dyskusji, tak aby najważniejsi gracze otrzymali szansę na wyrażenie swojego zdania.

Po wysłuchaniu istotnych argumentów przychodzi czas na podjęcie decyzji. Tutaj zazwyczaj kultura firmy daje o sobie znać i np. o wszystkim decyduje osoba znajdująca się najwyżej w hierarchii firmy lub odbywa się to przez głosowanie wszystkich zebranych. Po ustaleniu rozwiązania, grupa wraca do fazy dyskusji zabierając się za kolejny temat.

Dla ciebie jako prowadzącego spotkanie będzie to najbardziej wymagająca faza spotkania, w czasie której jesteś jednocześnie strażnikiem dyscypliny, integratorem, czasem będziesz musiał konfrontować ze sobą różne opinie, ale zawsze w sposób pełen szacunku. Podczas podejmowania decyzji musisz zintegrować czasem sprzeczne perspektywy i podsumować dyskusję.

Efektywne spotkania – Faza IV Zakończenie

Zakończenie spotkania ma w sobie jeszcze kilka pułapek, na które warto abyś zwrócił uwagę. Po pierwsze chodzi o podsumowanie, co zostało osiągnięte w czasie odbytych rozmów, ale także nakreślenie nadchodzącej przyszłości. Czy i kiedy odbędzie się kolejne spotkanie? Kto musi wykonać jakie zadania do tego czasu?

Faza zakończenia ma też drugą stronę, która zazwyczaj wydaje się być sztuczna a mianowicie chodzi o podsumowanie sposobu, w jaki przebiegła dyskusja. W jaki sposób uczestnicy ze sobą rozmawiali i czy wzajemna komunikacja była na odpowiednim poziomie. Z jednej strony wiem, o co chodzi i sam czuję, że jest to dosyć sztuczne. Dlaczego jednak tak dużo osób narzeka po terminie? Ponieważ w jego trakcie nie mieli na to szans. Szczególnie jeśli masz do czynienia z krytykami, będzie to ważna część zakończenia.

Jaka postawa powinna cię tutaj cechować? Bądź skrupulatnym kontrolerem, który podsumowuje wiążące rezultaty.

Po tym odcinku nie pozostaje już nic więcej niż podziękowanie uczestnikom za miłą współpracę i zaangażowanie w uczestnictwo w spotkaniu. Nadszedł czas pożegnania!

Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!

Nie bój się podać dalej!