Analiza sytuacji- 4 kluczowe pytania

analiza

W dzisiejszym wpisie chciałbym przedstawić wam tzw. model sytuacyjny autorstwa Friedemanna Schulz von Thun, niemieckiego psychologa i autora książek związanych z komunikacją i zarządzaniem zespołem, który jest używany do szybkiej analizy sytuacji. Aby cały model nabrał trochę życia, zajrzymy do naszej podlaskiej firmy posłuchać, co ostatnio się tam dzieje.

Wielki projekt rebrandingu firmy

W naszej firmie z Podlasia dzieje się ostatnio bardzo dużo. Przed trzema miesiącami rozpoczął się projekt, który ma za zadanie rebranding całej firmy. Prezes firmy stworzył grupę projektową z najlepszych młodych scyzoryków jakie miał pod ręką. Pod koniec cotygodniowego spotkania zespołu doszło do następującej wymiany zdań pomiędzy właścicielem firmy a Grażyną.

Prezes: Podsumowując, są to nasze cele na najbliższe 4 tygodnie. Czy są jeszcze jakieś pytania?

Grażyna: (podniesiony głos, emocjonalny apel) Panie Prezesie, nie mam na nic czasu, jestem totalnie przepracowana. Albo mam działać w projekcie, albo mam moje regularne obowiązki. Dwóch rzeczy na raz nie da się pogodzić! 

W tym momencie zapadła krótka cisza, którą wykorzystamy do omówienia tzw. modelu sytuacyjnego. Pozwoli on nam na analizę zaistniałej sceny.

Model Sytuacyjny wg Schulza von Thun

W literaturze model sytuacyjny jest zazwyczaj pokazany jako brzuch z wejściem, dwiema komorami i wyjściem. Chcąc ponownie okryć koło postanowiłem przedstawić go jako zestaw 4 puzzli. Te cztery puzzle to pytania jakie w takiej sytuacji powinien zadać sobie kierownik zespołu:

  • Co wydarzyło się w tym temacie do tej pory?
  • Czy temat należy do formatu spotkania?
  • Czy w pokoju znajdują się właściwe osoby?
  • Jaki jest mój cel w tej sytuacji?
analiza sytuacji

Co wydarzyło się w tym temacie do tej pory?

To pytanie ma nam pomóc lepiej zrozumieć skąd wzięło się pytanie Pani Grażyny. Czy już wcześniej dawała znać o swoim przepracowaniu? Czy prosiła o rozmowę w cztery oczy, na którą nie mieliśmy ostatnio czasu? Czy punkt został zgłoszony do agendy spotkania czy wypłynął spontanicznie? Ta krótka seria pytań pozwala umiejscowić powstałe pytanie w słynnej czasoprzestrzeni.

Czy temat należy do formatu spotkania?

Zastanówmy się krótko nad zaistniałą sytuacją. Generalnie temat przepracowania jest sprawą bardzo indywidualną, stąd intuicyjnie rozmowa o indywidualnych rozwiązaniach dla pani Grażynki w towarzystwie 6 innych osób niedotkniętych problemem nie brzmi jak idea warta Nobla.

Czy w pokoju znajdują się właściwe osoby?

Biorąc pod uwagę poprzednie pytanie to pierwsza część odpowiedzi już sama ciśnie się na usta. Z drugiej strony zastanówmy się kogo tutaj brakuje? Pani Grażynka- check, pan Prezes- check, kogo więc mogłoby brakować? Zakładając, że dział marketingu, w którym działa nasza bohaterka posiada kierownika, to rozmowa o możliwych rozwiązaniach bez jej bezpośredniego przełożonego jest bez sensu, bo co tak naprawdę możesz konkretnie ustalić?

I ostatnie pytanie, jaki jest cel tej rozmowy?

Załóżmy następujący szereg odpowiedzi na poprzednie pytania: pani Grażyna spontanicznie w przypływie emocji wstała z krzesła i wystrzeliła wszystkim tym, co leżało jej na sercu. Wcześniej dusiła w sobie wszystkie negatywne emocje i nie dawała po sobie poznać, że coś jest nie tak. Problem jest związany z konkretną osobą, a nie ze sprawą. Aktualnie w pokoju siedzi 6 innych osób niezwiązanych ze sprawą i jednocześnie brakuje jednej z osób decyzyjnych. W takiej konstelacji co jest celem, jaki chcesz osiągnąć w tym momencie? Czy celem jest rozwiązanie problemu czy raczej ustalenie kolejnych kroków w celu poprawienia sytuacji?

Podsumowując

Model sytuacyjny to 4 krótkie pytania, które pomagają uzyskać jasność, skąd wziął się problem, czy należy on do charakteru spotkania, czy odpowiednie osoby są na sali oraz co chcemy w danym momencie osiągnąć. Dzięki klarownemu określeniu naszego celu możemy łatwiej podjąć odpowiednie decyzje prowadzące do happy endu.