Nowy rok to już tradycyjnie czas, kiedy wszyscy planują urlop na kolejne 12 miesięcy. Każdy rok ma swoją specyfikę, ponieważ święta i ustawowe dni wolne od pracy przypadają na inne dni tygodnia niż w roku poprzednim. Pewne konstelacje jak np. długi weekend majowy przy wzięciu tylko 2 dni urlopu mogą kusić znacznie większą grupę osób niż liczba potencjalnych miejsc urlopowych w zespole.
Jako manager stoisz przed niełatwym zadaniem sprowadzenia indywidualnych interesów do wspólnego mianownika, a kalendarz na nowy rok może stać się zarzewiem konfliktu w twoim zespole.
Urlop wypoczynkowy w Polsce i na świecie
Urlop wypoczynkowy przysługuje wszystkim zatrudnionym na podstawie umowy o pracę i wynosi w zależności od stażu pracy 20 dni dla pracowników pracujących krócej niż 10 lat oraz 26 dni dla osób powyżej tej bariery. Ustawodawca przewidział jednak pewną zachętę do kontynuowania edukacji po zakończeniu szkoły podstawowej i postanowił, że do stażu pracy wliczany jest także okres nauki. Dla osób, które przykładowo ukończyły liceum są to 4 lata, a dla absolwentów szkół wyższych 8 lat.
Czy 26 dni to dużo czy mało wolnego? Przykładowo w Stanach Zjednoczonych nie ma żadnego dolnego limitu dla urlopu(!) – oznacza to, że jeśli zgodzisz się na podpisanie umowy, w której nie ma paragrafu na ten temat, to nie masz prawa do dni wolnych. Dotyczy to również świąt publicznych! Na szczęście sektor prywatny nie jest tak okrutny i niewidzialna ręka wolnego rynku zapewnia średnio 10 dni wolnego w roku oraz 8 dni wolnego na czas dni świątecznych.
W Niemczech sytuacja wygląda podobnie do Polski – pracownicy mają prawo do minimum 20 dni wolnych, jednak w tradycji przyjęło się zapewnianie dodatkowych 10 dni wolnego przez pracodawcę, co w praktyce oznacza 30 dni wolnego w większości przedsiębiorstw. Światowy rekord dni urlopowych należy do małego acz dzielnego europejskiego kraju. Którego? Na samym szczycie plasuje się Andora z ustawowym minimum na poziomie 31 dni.
Jak widzisz jest o co walczyć biorąc pod uwagę, że lato w naszym kraju jest krótkie, a wybór dni urlopowych np. dla rodziców jest bardzo ograniczony. Za co jesteś odpowiedzialny jako manager przy planowaniu urlopu wypoczynkowego swoich pracowników?
Urlop wypoczynkowy a ciągłość produkcji
Chciałbym móc powiedzieć, że urlopy to łatwy temat i jest to jedno z zadań przełożonego, które sprawia przyjemność tak jak dawanie bonusów czy awansów. Niestety czekające zadanie może, ale nie musi okazać się niezłym wyzwaniem. Szczególnie jeśli będziesz musiał odmówić komuś urlopu. Każdy ma dobre powody – wakacje z dziećmi, przyjazd rodziny na święta czy praca w zeszłym roku o tej samej porze. Jak przekazywać złe wiadomości opisałem przy okazji tego artykułu, który może ci się wtedy bardzo przydać.
Jako manager jesteś przede wszystkim odpowiedzialny za zapewnienie produkcji. Niestety czasem będziesz musiał pokazać swój charakter i odmówić komuś kto ma świetne powody, żeby dostać urlop, ale w niektórych branżach jednak jest tak, że ktoś musi zostać w pracy i być w gotowości w razie nagłego wypadku. Ciągłość produkcji może mieć wiele twarzy – jeśli jesteś lekarzem, ktoś musi mieć dyżur, gdy pracujesz w call center, ktoś musi być na słuchawce, odpowiadasz za bezpieczeństwo klientów online, laptop będzie z tobą.
Gorące okresy – Święta, Wielkanoc, weekend Majowy, wakacje
W każdym roku są szczególne okresy, kiedy to ludzie biją się o urlop – Wielkanoc, Boże Narodzenie, długie weekendy i ferie świąteczne. O dziwo mało kto walczy o urlop w połowie listopada czy lutego. Warto, abyś przed dyskusją z zespołem o urlopach, miał ogląd jak układają się dni świąteczne w danym roku i był przygotowany na ewentualne nadwyżki popytu wniosków urlopowych nad podażą pozwoleń.
Urlop wypoczynkowy – Jaki system przyjąć?
Dosyć oczywistym i intuicyjnym systemem wydaje się zastosowanie reguły, że kto brał urlop w zeszłym roku w danym okresie, w tym roku odpuszcza. Rozwiązanie zdaje się być strzałem w dziesiątkę, ale… biorąc pod uwagę rotację pracowników, fakt, że każdy rok ma swoje specyficzne ułożenie świąt itd. okazuje się, że nawet tak prosty system może wzbudzić kontrowersje. Wystarczy, że weekend majowy nie ułoży się korzystnie w kalendarzu i ktoś, kto w zeszłym roku z niego nie skorzystał, może czuć się teraz pokrzywdzony.
Drugie zagrożenie wynikające z takiego sztywnego systemu to opakowanie go w tyle specjalnych reguł, że powstanie z niego regulamin równie długi co Ogólne Warunki Ubezpieczenia samochodu. Osoby samotnie wychowujące dzieci przed rodzinami z dziećmi, a te zaś przed bezdzietnymi, ale planującymi wspólny urlop z małżonkiem/narzeczoną/partnerem, a ci znowu przed singlami. Potem dochodzi reguła, co jeśli według pierwszej skali dalej nie można jednoznacznie wyłonić uprawnionych. Przykład trochę przerysowany, ale jestem w stanie wyobrazić sobie, że gdzieś jest firma lub dział, który faktycznie tak funkcjonuje.
W związku z tym chciałbym zaproponować inny system, który być może uznasz za ciekawe rozwiązanie lub eksperyment wart wypróbowania. Spróbuj określić ramy, jakiego ostatecznego efektu oczekujesz i pozwól zespołowi dojść do niego na własną rękę.
Z jednej strony jako manager będziesz miał mniej pracy związanej z uzgadnianiem kalendarzy, ponieważ dostaniesz już propozycję gotowego rozwiązania. Możesz się na nie zgodzić lub nie, jeśli nie spełnia ono określonych przez ciebie kryteriów takich jak minimalna liczba pracowników w czasie dnia czy reguły zastępstw.
Z drugiej strony zyskujesz coś jeszcze. Jeśli Jolka z Kaśką nie mogą się dogadać, to będzie oczywiste, że to one nie mogą się dogadać, a nie będą przenosiły swojego konfliktu na ciebie. Wyobraź sobie, że obie poprosiły o urlop w tym samym czasie, a ty mogłeś dać wolne tylko jednej z nich. W takiej sytuacji jedna może pocieszać drugą, że to ten głupi szef nie miał serca. W pierwszym scenariuszu dziewczyny musiałyby rozwiązać ten problem między sobą.
A co jeśli mimo wszystko nie dogadają się między sobą? Nie żyjemy przecież w idealnym świecie i zdarzają się również konflikty bez happy endu.
Urlop wypoczynkowy – Ostateczna reguła
To prawda. Często słyszę przy okazji konfliktów przykład dwóch sióstr kłócących się o pomarańczę. Po pytaniu o cele okazuje się, że jedna potrzebuje miąższ do soku, a druga skórkę do placka. Jakież to piękne! Szkoda, że nie prawdziwe. Miałem przyjemność przeżyć kilka konfliktów i zazwyczaj każdy chciał pomarańczę, bo chciał pomarańczę, a jeśli pytałeś o cel, to obie strony chciały zrobić z niej sok. Tyle o teorii współgrającej z praktyką 😊
Wracając jednak do ostatecznej reguły, to można przyjąć, że w przypadku niedogadania się, nikt nie idzie w tym czasie na urlop. Jest to o tyle motywujące dla pracowników, że każdy ma świadomość, że brak porozumienia to pewna strata. Porozumienie zapewnia choć trochę kontroli i potencjał „zysku”. Dodatkowo taka jasna reguła jest wygodna również dla ciebie, ponieważ nie musisz działać jak Salomon, który rozsądza spory.
Wprowadzenie tej prostej reguły będzie się wiązać jednak z twoją silną wolą i konsekwencją. Łatwo mówić o tym teraz w hermetycznych warunkach, ale w prawdziwym życiu to nie lada wyzwanie.
Jeśli ten artykuł okazał się być dla ciebie przydatny, to będę wdzięczny za ocenę lub podzielenie się nim z innymi!
